La gestión laboral es un aspecto crítico para cualquier organización que desee mantener estándares éticos y cumplir con las expectativas legales y de los clientes. SMETA, como parte de Sedex, ha sido un marco fundamental para ayudar a las empresas a evaluar y mejorar sus prácticas laborales. En este artículo, exploraremos en profundidad el contenido del documento «Sedex_1.1_Labour_Management_Systems» de SMETA 7.
Introducción: ¿Qué es un Sistema de Gestión Laboral?
Un sistema de gestión laboral se refiere a la forma en que una empresa organiza sus operaciones diarias para garantizar que sus trabajadores reciban condiciones laborales justas, seguras y humanas. Esto incluye tanto a los empleados directos como a aquellos contratados a través de agencias o que trabajan de manera remota, en vehículos, o en sus hogares.
La gestión laboral no solo se trata de cumplir con las leyes locales, sino también de adherirse a estándares internacionales como los Principios Rectores sobre las Empresas y los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, las convenciones de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI). Además, estos sistemas deben alinearse con los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU, que buscan erradicar la pobreza, reducir la desigualdad y proteger el planeta.
Beneficios de Implementar un Sistema de Gestión Laboral
Implementar un sistema de gestión laboral robusto no solo es un requisito para el cumplimiento normativo, sino que también ofrece múltiples beneficios empresariales, incluyendo:
- Cumplimiento Legal Sostenido: Un sistema bien estructurado asegura que la empresa cumpla continuamente con las leyes laborales y los estándares de sus clientes.
- Menos Auditorías: Un sistema sólido reduce la necesidad de auditorías frecuentes al demostrar un cumplimiento continuo.
- Mayor Productividad: Al mejorar las condiciones laborales, se incrementa la motivación y el compromiso de los trabajadores, lo que conduce a una mayor productividad.
- Atracción y Retención de Talento: Las empresas que cuidan a sus empleados son más atractivas para nuevos talentos y tienen una menor rotación de personal.
- Reconocimiento del Cliente: Cumplir con altos estándares laborales mejora la reputación de la empresa y fortalece las relaciones con los clientes.
Sistema de Gestión Laboral
Un sistema de gestión laboral es la estructura a través de la cual una empresa administra y supervisa sus operaciones diarias, toma decisiones y evita problemas recurrentes. Este sistema puede variar en complejidad, desde uno informal donde las directrices se comunican verbalmente, hasta uno formal con políticas escritas, procedimientos y procesos de verificación.
Para una pequeña empresa, un sistema informal puede ser suficiente. Sin embargo, a medida que la empresa crece y se vuelve más compleja, es necesario implementar controles más formales para garantizar la efectividad de los procesos. Un sistema formal incluye políticas y procedimientos documentados, capacitación para los empleados y procesos para verificar que estas políticas se estén siguiendo.
Elementos Clave de un Sistema de Gestión
Un sistema de gestión laboral efectivo se basa en varios elementos clave que aseguran el cumplimiento y la mejora continua:
1. Políticas y Procedimientos
Las políticas establecen los compromisos y objetivos de la empresa, como evitar el trabajo infantil o cumplir con los requisitos legales. Los procedimientos son las instrucciones paso a paso que guían cómo alcanzar estos objetivos. Por ejemplo, un procedimiento podría incluir la verificación de la edad de los candidatos durante el proceso de contratación para evitar la contratación de menores.
2. Procesos y Procedimientos
Los procesos y procedimientos detallan quién hace qué, cómo y cuándo dentro de la organización para cumplir tanto con los objetivos comerciales como con las políticas laborales. Algunos procedimientos funcionan como controles de riesgo diseñados para abordar riesgos específicos, como la discriminación en la contratación.
3. Recursos
Este elemento se refiere a la asignación de personal y responsabilidades necesarias para llevar a cabo los procedimientos de manera efectiva. Es crucial que se asignen roles claros a los gerentes y empleados, y que estos tengan el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con sus responsabilidades.
4. Comunicación y Capacitación
La capacitación es fundamental para asegurar que todos los empleados, desde la alta dirección hasta los trabajadores, entiendan las políticas y procedimientos. Además, la comunicación efectiva es clave para asegurar que todos estén al tanto de las expectativas y cambios relevantes.
5. Registros y Monitoreo
El monitoreo constante es esencial para verificar que los procedimientos se sigan y sean efectivos. Esto incluye la documentación de todos los procesos relevantes, desde los registros de nómina hasta las auditorías internas y externas.
6. Mejora Continua
La mejora continua implica abordar las no conformidades identificadas, ya sea a través del monitoreo interno o durante una auditoría externa. Es crucial identificar y eliminar las causas raíz de los problemas para evitar su recurrencia.
Requisitos para un Sistema de Gestión Laboral Efectivo
Para que un sistema de gestión laboral sea efectivo, debe cumplir con ciertos requisitos esenciales:
1. Compromiso de la Alta Dirección
El éxito de un sistema de gestión depende en gran medida del compromiso de la alta dirección. Sin su apoyo, es difícil integrar políticas de cumplimiento social en las operaciones diarias de la empresa.
2. Integración en los Procesos Diarios
Los sistemas de gestión deben estar integrados en los procesos diarios de la empresa, evitando la duplicación de esfuerzos y asegurando que todos los empleados estén alineados con las políticas establecidas.
3. Asignación Clara de Responsabilidades
Cada empleado debe saber exactamente cuáles son sus responsabilidades. Esto no solo facilita la rendición de cuentas, sino que también asegura que los procesos se lleven a cabo de manera consistente.
4. Capacitación y Comunicación Efectivas
La capacitación debe ser continua y adaptada a las necesidades de cada grupo de empleados. Es esencial que todos los trabajadores, incluidos los proveedores de servicios externos, comprendan y sigan las políticas y procedimientos de la empresa.
5. Documentación y Monitoreo Consistentes
La documentación es crucial para garantizar la coherencia en la implementación de políticas. Además, el monitoreo regular permite a la empresa identificar problemas y áreas de mejora antes de que se conviertan en riesgos significativos.
6. Programas de Mejora Continua
Los programas de mejora continua ayudan a asegurar que el cumplimiento de las normas laborales sea sostenible a largo plazo. Esto incluye la identificación de la causa raíz de los problemas y la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Implementación de un Sistema de Gestión Laboral: Casos Prácticos
Implementar un sistema de gestión laboral efectivo no es una tarea sencilla, pero los beneficios son significativos. A continuación, presentamos un caso práctico basado en las mejores prácticas implementadas por una empresa global.
Caso de Estudio: G’s Fresh
G’s Fresh es un productor y proveedor de productos frescos que opera en varias regiones, incluyendo el Reino Unido, España, Europa del Este, EE.UU. y Sudáfrica. Con el objetivo de proteger los derechos de los trabajadores y mitigar el riesgo de explotación laboral, G’s Fresh implementó un sistema de gestión laboral centrado en cuatro pilares:
- Mitigación: Desarrollo de estructuras de gestión laboral resilientes que protejan tanto los derechos de los trabajadores como la reputación de la empresa.
- Detección: Implementación de un enfoque colaborativo para identificar cualquier incumplimiento de los estándares en las primeras etapas.
- Gestión: Promoción de las mejores prácticas en la gestión de cuestiones éticas o laborales.
- Propiedad: Proporcionar la conciencia, el conocimiento y las habilidades necesarias en toda la empresa para mantener los estándares éticos y los valores de la compañía.
El enfoque estratégico de G’s Fresh incluye un programa específico para abordar la esclavitud moderna, con áreas como la capacitación, la detección, el reporte y la gestión de casos. Este programa ha fortalecido la reputación de la empresa, mejorado la retención y atracción de personal, y aumentado la conciencia sobre la esclavitud moderna en toda su fuerza laboral.
Preguntas Frecuentes sobre Sistemas de Gestión Laboral
¿Necesito un sistema de gestión separado para la responsabilidad social?
No, la forma más eficiente de aplicar un enfoque de sistema de gestión para cumplir con los estándares laborales es usar su sistema de gestión empresarial actual. Por ejemplo, para evitar el trabajo infantil, la discriminación y otras cuestiones, se debe evaluar y ajustar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
¿Un sistema de gestión requiere mucha documentación y complejidad?
No necesariamente. Un sistema de gestión laboral no necesita ser más formal o complejo que el sistema que utiliza para gestionar su negocio. La documentación puede ser tan simple como un diagrama de flujo o una lista corta de lo que se debe hacer, por quién y con qué frecuencia.
¿Qué es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)?
El ciclo PDCA es una forma de describir un sistema de gestión que muestra cómo se controlan los riesgos y cómo se mejoran continuamente los procesos y el rendimiento. Es el marco en el que se basan todos los estándares de sistemas de gestión ISO, incluyendo ISO 9000, ISO 14001 e ISO 45001.
Conclusión: La Importancia de un Sistema de Gestión Laboral en SMETA 7
La implementación de un sistema de gestión laboral efectivo es crucial para garantizar el cumplimiento de las normas laborales, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer la reputación empresarial. SMETA 7 ha introducido un enfoque más riguroso para la evaluación de estos sistemas, subrayando la importancia de una gestión proactiva y la mejora continua.
Ya sea que estés familiarizado con SMETA 6 o que estés explorando por primera vez la implementación de un sistema de gestión laboral, este enfoque integral te ayudará a construir un entorno laboral que no solo cumpla con los requisitos legales, sino que también promueva el bienestar de los trabajadores y el éxito a largo plazo de tu empresa.
DENIS TOLEDO 