Curso SMETA 7 – Requisito 1.A: Reclutamiento Responsable y Derecho al Trabajo

En un minuto

• El Requisito 1A cubre el momento más vulnerable de la relación laboral: el reclutamiento. Ahí nacen muchas situaciones de trabajo forzoso.
• Exige verificar y documentar que cada trabajador, propio o de terceros, tiene derecho legal a trabajar (1A.A y 1A.B).
• Lo prometido al reclutar debe coincidir con la realidad: puesto, salario, horario, alojamiento, costos y empleador (1A.C).
• Aplica el principio «el empleador paga»: ningún trabajador debe pagar por conseguir el empleo, y si pagó, debe recibir reembolso completo (1A.F a 1A.I).
• En el Anexo 4, los subrequisitos 1A.H y 1A.I están identificados como hallazgos de Acción Colaborativa Requerida (CAR), que se resuelven con un plan entre el sitio, sus proveedores de mano de obra y, a veces, sus clientes.

Introducción

Un proceso de reclutamiento mal controlado puede dejar a una persona endeudada antes de su primer día, con un contrato distinto al prometido o trabajando sin permiso legal. Por eso SMETA 7.0 dedica un requisito completo al reclutamiento responsable y al derecho al trabajo, separado del Requisito 1. Sus diez subrequisitos (1A.A a 1A.J) aplican tanto a la contratación directa como a la que se hace por medio de agencias, contratistas e intermediarios.

La referencia internacional son los Principios generales y directrices operativas de la OIT para la contratación equitativa y su definición de «comisiones de contratación y gastos conexos». Esa definición es amplia: además de la comisión de una agencia, incluye gastos como viajes, visados, exámenes médicos, documentos, capacitación previa o equipo exigido para el puesto. Si el trabajador pagó cualquiera de ellos para obtener el empleo, SMETA espera que se le reembolse.

SMETA 7.0 revisó los títulos de hallazgo para detectar mejor el cobro de comisiones de reclutamiento, y en 2026 Sedex consultó a sus usuarios sobre cómo mejorar los hallazgos CAR. Mientras eso se define, la expectativa es clara: el costo de reclutar lo asume el empleador.

Mapa del requisito

1A.A – Verificar el derecho legal al trabajo de todos los trabajadores

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio verifica que todos los trabajadores, incluidos los que no contrata directamente, tienen derecho a trabajar, y supervisa las verificaciones que hacen las agencias.

Qué pide

Antes de que una persona empiece a trabajar, la empresa debe verificar con documentos oficiales con fotografía (DPI, pasaporte, permiso de trabajo) que tiene derecho legal a trabajar en el país y en ese puesto. Aplica a trabajadores directos y a los de agencias o contratistas en sitio; en ese caso, la empresa debe exigir que el proveedor haga la verificación y tener un sistema de debida diligencia para comprobar que la hace.

Cómo interpretarlo

Verificar el derecho al trabajo no es solo pedir una copia del documento de identidad: es comprobar que la persona tiene la edad mínima, que el documento es auténtico y que, si es extranjera, cuenta con el permiso que exige la ley del país. La verificación debe hacerse antes del primer día de trabajo y aplicarse igual a personal propio, de agencia y de contratistas.

Qué verifica el auditor

• Procedimiento de verificación de documentos en la contratación.
• Una muestra de expedientes de trabajadores directos y de terceros.
• Controles de vencimiento de permisos de trabajo y documentos migratorios.

Hallazgos típicos

• No hay proceso para verificar el derecho al trabajo.
• El proceso existe, pero es inadecuado o no se monitorea su aplicación en los proveedores.
• Trabajadores activos sin derecho legal a trabajar, en casos aislados o de forma sistémica.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una bodega usa personal de agencia para los picos de temporada y nunca pide evidencia de que la agencia revisa documentos. El auditor encuentra a dos trabajadores extranjeros sin permiso de trabajo.

Cumplimiento. RR. HH. revisa documentos originales, verifica su autenticidad y vigencia, registra las fechas de vencimiento con alertas de renovación y revisa cada trimestre una muestra de expedientes de la agencia.

Errores comunes

• Asumir que los trabajadores nacionales «no necesitan revisión».
• Aceptar copias simples o documentos vencidos.
• Verificar solo al ingreso y no controlar renovaciones.
• Confiar a ciegas en la agencia.

Buenas prácticas

• Procedimiento escrito de verificación con documentos originales.
• Registro central de documentos y vencimientos.
• Obligación contractual de la agencia y revisión aleatoria de sus expedientes.
• Capacitación de RR. HH. en identificación de documentos alterados.

Zona gris

Si la agencia verifica el derecho al trabajo, el sitio no queda exento: debe revisar una muestra de esas verificaciones. Para personas extranjeras, el auditor revisa que el permiso exista antes del primer día, no que esté “en trámite” durante meses.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El sitio no verifica el derecho al trabajo del personal de la agencia; en una muestra de diez expedientes, tres no tenían copia del documento de identidad.»

1A.B – Conservar los registros que demuestran el derecho al trabajo

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio conserva registros que demuestran el derecho al trabajo de cada persona.

Qué pide

No basta con verificar: la empresa debe conservar la evidencia de que cada trabajador tiene derecho legal a trabajar (copias de identificación y permisos, resultados de consultas), de forma ordenada, segura y disponible para el auditor.

Qué verifica el auditor

• Expedientes completos y actualizados para una muestra de trabajadores.
• Registros del personal de terceros en sitio o listados certificados por el proveedor.
• Protección de datos personales en el archivo.

Hallazgos típicos

• No hay registros que demuestren el derecho al trabajo, de forma sistémica o en casos aislados.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una empresa agrícola contrata trabajadores migrantes con permiso, pero no guarda copia de sus documentos. Cuando llega la auditoría no puede demostrar que estaban habilitados.

Cumplimiento. Cada expediente tiene copia del documento de identidad, del permiso de trabajo si aplica y la fecha de verificación. El archivo digital tiene acceso restringido y respaldo.

Errores comunes

• Verificar sin guardar evidencia.
• Delegar todo el archivo a la agencia.
• No actualizar el expediente cuando se renueva un permiso.
• Dejar los expedientes accesibles a cualquiera.

Buenas prácticas

• Expediente físico o digital por trabajador.
• Auditorías internas periódicas de expedientes.
• Tiempos de retención definidos según la ley.
• Listado actualizado del personal de terceros con su estatus legal.

Zona gris

Basta una copia del documento y el registro de quién verificó y cuándo; no es necesario guardar datos que la persona no está obligada a entregar. Los registros de personal que ya salió deben conservarse según el plazo legal.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«No existen registros de verificación del derecho al trabajo para los 35 trabajadores temporales de la última cosecha.»

1A.C – Lo prometido al reclutar coincide con la realidad del empleo

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): las condiciones de trabajo y de vida coinciden con lo que se comunicó en el reclutamiento.

Qué pide

La naturaleza del trabajo, las condiciones de trabajo y de vida, los términos del contrato, los costos, el salario y los beneficios deben coincidir con lo que se comunicó al trabajador durante el reclutamiento. No se permite información falsa, engañosa o incompleta, ni cambiar el contrato por otro menos favorable sin conocimiento y consentimiento del trabajador («sustitución de contrato»).

Cómo interpretarlo

Lo que se ofrece en el anuncio, en la entrevista y en el contrato debe coincidir con lo que el trabajador recibe: salario, horario, tipo de contrato, lugar de trabajo y prestaciones. Un engaño en el reclutamiento es uno de los indicadores de trabajo forzoso de la OIT.

Qué verifica el auditor

• Anuncios de empleo, ofertas y contratos firmados.
• Entrevistas: si el trabajo es como se lo describieron.
• Comprensión del contrato por trabajadores con otro idioma o baja escolaridad.

Hallazgos típicos

• Información falsa, engañosa o incompleta sobre salario, horas, tipo de trabajo, vivienda, estatus migratorio, lugar de trabajo o identidad del empleador.
• Sustitución de contrato sin conocimiento o consentimiento.
• Anuncios de empleo engañosos, en especial si implican migración.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una empresa recluta operarios en otro país prometiendo alojamiento gratuito y horas extra pagadas al doble. Al llegar, les cobran el alojamiento y les pagan las horas extra con el recargo mínimo.

Cumplimiento. Cada candidato recibe por escrito, en su idioma, una oferta con puesto, salario, horario, beneficios y deducciones. Tiene tiempo para revisarla y RR. HH. confirma que la entendió antes de firmar.

Errores comunes

• «Maquillar» la oferta para atraer candidatos.
• Mensajes distintos entre reclutador y contrato.
• Contratos en un idioma que el trabajador no entiende.
• Presionar para firmar de inmediato.

Buenas prácticas

• Perfiles de puesto con condiciones reales y aprobadas.
• Oferta escrita antes de la aceptación.
• Copia del contrato al trabajador.
• Cambios de condiciones solo con consentimiento por escrito.
• Entrevistas a personal nuevo para detectar diferencias.

Qué debe quedar claro antes de aceptar. Una buena oferta escrita incluye, como mínimo: nombre del empleador real (no solo de la agencia), puesto y tareas, lugar de trabajo, jornada y turnos, salario base y forma de cálculo de horas extra, frecuencia y forma de pago, deducciones (alojamiento, comida, transporte), beneficios, duración del contrato y periodo de prueba, condiciones de alojamiento si las hay y a quién acudir si algo no se cumple.

Zona gris

Un cambio posterior no es en sí un engaño si se acordó con el trabajador por escrito y no lo perjudica. Lo es cuando el salario, el horario, el tipo de contrato o el alojamiento ofrecidos no se cumplen desde el inicio.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El anuncio ofrecía Q4,500 mensuales más transporte; los trabajadores contratados reciben el salario mínimo y pagan su transporte.»

1A.D – Protección de niños y jóvenes en los acuerdos con agencias

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): los acuerdos con las agencias de empleo incluyen protecciones para niños y trabajadores jóvenes.

Qué pide

Los acuerdos de servicio con agencias de empleo y socios de reclutamiento deben incluir cláusulas que protejan a niños y jóvenes trabajadores: prohibición de contratar por debajo de la edad mínima, verificación de edad y condiciones especiales para los menores de 18 años permitidos por la ley (tareas no peligrosas, horario restringido).

Qué verifica el auditor

• Contratos con agencias e intermediarios.
• Evidencia de que la agencia verifica la edad.
• Ubicación real de trabajadores jóvenes de agencia.

Hallazgos típicos

• Los acuerdos con agencias no incluyen protecciones suficientes para niños y jóvenes trabajadores.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una planta recibe aprendices de 17 años por medio de una agencia. El contrato no menciona restricciones y uno de ellos termina operando un montacargas.

Cumplimiento. El contrato con la agencia fija la edad mínima, exige verificar el documento de identidad, prohíbe asignar a menores de 18 años a tareas peligrosas o nocturnas y establece la terminación del servicio ante cualquier incumplimiento.

Errores comunes

• Suponer que la agencia «ya sabe».
• Contratos que solo cubren tarifas y plazos.
• No trasladar la política interna de edad a los proveedores.

Buenas prácticas

• Cláusulas de edad mínima y protección de jóvenes en todos los acuerdos.
• Reporte periódico de edades del personal suministrado.
• Revisión de la política de protección infantil de la agencia.

Zona gris

No basta con que la agencia “cumpla la ley”: el contrato debe exigir verificación de edad, prohibición de menores de la edad mínima y restricciones de tareas para menores de 18 años.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El contrato con la agencia no incluye requisitos sobre la edad mínima ni sobre la verificación de edad del personal asignado.»

1A.E – Sistemas para un reclutamiento legal y justo, incluidos los terceros

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio verifica que el reclutamiento es legal y justo y aplica debida diligencia a los reclutadores.

Qué pide

La empresa debe tener sistemas para verificar que todos los trabajadores se reclutan de forma legal y justa, y hacer debida diligencia sobre las agencias e intermediarios que usa. Incluye la contratación directa (sin cobros, sin discriminación, sin coerción) y la tercerizada, así como las licencias que exija la ley para usar trabajadores de agencia.

Cómo interpretarlo

Un sistema de reclutamiento responsable define quién recluta, por qué canales, con qué agencias autorizadas y con qué controles. Debe cubrir todo el ciclo: anuncio, selección, contratación, inducción y, cuando aplica, transporte y alojamiento.

Qué verifica el auditor

• Política y procedimiento de reclutamiento ético.
• Evaluación, contratos y monitoreo de agencias.
• Mapa de la cadena de reclutamiento: agencias y subagentes.
• Documentos de los trabajadores de agencia disponibles en la auditoría: contratos, planillas, horarios.
• Licencias de la empresa y de las agencias, si la ley las exige.

Hallazgos típicos

• No hay sistemas de verificación sobre los proveedores de mano de obra.
• Los sistemas existen pero son inadecuados.
• No hay sistemas para la contratación directa.
• No hay documentación de los trabajadores de agencia durante la auditoría.
• Falta de licencias exigidas por la ley.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una empresa usa tres agencias para los picos de producción y nunca les ha preguntado de dónde reclutan, si cobran algo o si tienen licencia. No conoce la existencia de subagentes.

Cumplimiento. La empresa homologa a sus agencias con un cuestionario de debida diligencia, mantiene un mapa de su cadena de reclutamiento, audita a cada agencia una vez al año y entrevista a trabajadores de agencia en cada visita.

Errores comunes

• Confiar solo en el contrato comercial.
• No identificar a los subagentes.
• Revisiones informales sin registros.
• No capacitar a los reclutadores, propios y externos.

Buenas prácticas

• Política de reclutamiento ético para contratación directa y tercerizada.
• Homologación de agencias con criterios laborales.
• Derecho de auditoría y prohibición de subcontratar sin autorización.
• Mapa de intermediarios actualizado al menos una vez al año.

Cómo se ve un sistema de reclutamiento responsable. Tiene cinco piezas: (1) una política escrita que cubre contratación directa y tercerizada; (2) un proceso de homologación de agencias con cuestionario y verificación de licencias; (3) contratos con cláusulas laborales, derecho de auditoría y prohibición de subcontratar sin autorización; (4) monitoreo periódico, que incluye entrevistas a trabajadores de agencia; y (5) registros de todo lo anterior. Sin registros, el auditor puede concluir que el sistema no existe.

Zona gris

Revisar la licencia de la agencia es el mínimo; la debida diligencia incluye conocer sus subagentes, sus tarifas y su historial, y entrevistar a personas reclutadas.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El sitio trabaja con una agencia sin licencia vigente y desconoce si utiliza subagentes en las comunidades de origen.»

1A.F – Pagar a las agencias lo suficiente para cubrir el reclutamiento

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio paga a las agencias lo suficiente para cubrir sus costos de reclutamiento.

Qué pide

La empresa debe pagar a sus proveedores de mano de obra lo suficiente para cubrir los costos de reclutamiento, de modo que no tengan necesidad de cobrarlos a los trabajadores. Es el principio «el empleador paga» (Employer Pays Principle). También debe tener un proceso para comprobar que el monto pagado es suficiente.

Qué verifica el auditor

• Contratos y facturas con las agencias.
• Cómo se fijó la tarifa y si cubre salarios, prestaciones, costos de reclutamiento y administración.
• Evidencia de pago puntual a la agencia.

Hallazgos típicos

• La empresa no paga al proveedor por el servicio de reclutamiento o colocación.
• No hay un proceso para asegurar que el pago cubre todos los costos.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Un centro de llamadas paga a su empresa de outsourcing solo el salario mínimo de cada trabajador más un 5 % de administración. Con ese margen, el proveedor cobra una «inscripción» a cada candidato.

Cumplimiento. Antes de renovar el contrato, la empresa revisa con la agencia los rubros que debe cubrir la tarifa (salario, prestaciones, cuotas patronales, reclutamiento, uniformes, margen) y ajusta el pago cuando cambia el salario mínimo.

Errores comunes

• Elegir la tarifa más baja sin analizarla.
• No actualizar la tarifa con los aumentos legales.
• No guardar evidencia de los pagos a la agencia.

Buenas prácticas

• Análisis documentado de la suficiencia de la tarifa.
• Revisión de tarifas con cada cambio legal.
• Pagos puntuales y trazables a la agencia.

Qué debería cubrir la tarifa. Al negociar con una agencia, revisa que el pago alcance para: salario y prestaciones de ley, cuotas patronales de seguridad social, anuncios y entrevistas, exámenes y documentos de ingreso, uniformes y equipo de protección, transporte inicial si aplica, administración y un margen razonable. No necesitas ver la contabilidad de la agencia, pero sí entender cómo se compone el precio y dejar constancia de ese análisis.

Zona gris

Si la tarifa por trabajador que paga el sitio no cubre ni el salario legal y las cargas sociales, la diferencia la terminan pagando los trabajadores. El auditor puede pedir el desglose de la tarifa.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«La tarifa pagada a la agencia equivale al salario mínimo sin cargas sociales; no cubre los costos de reclutamiento ni las prestaciones.»

1A.G – Debida diligencia sobre lo que pagaron los trabajadores para ser contratados

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio conoce el tipo y el monto de los cobros de reclutamiento que pagaron los trabajadores, incluso mediante encuestas a trabajadores.

Qué pide

La empresa debe investigar qué tipo de comisiones y gastos de contratación pagaron sus trabajadores, legales o ilegales, según la definición de la OIT, incluidos viajes y visados. En el reclutamiento internacional, la indagación cubre el país de origen y el de destino.

Cómo interpretarlo

La vía más eficaz para saber si un trabajador pagó por su empleo es preguntándole, en privado y sin la presencia de la agencia, y contrastar lo que dice con recibos, contratos, deducciones, comunicaciones y quejas. La debida diligencia incluye entrevistas de verificación después de la contratación, especialmente con personal de agencias y migrantes.

Qué verifica el auditor

• Encuestas o entrevistas a una muestra de trabajadores nuevos, propios y de terceros.
• Registro y análisis de los resultados.
• Si se pregunta por todos los tipos de costo, no solo por comisiones.

Hallazgos típicos

• No se realiza debida diligencia sobre comisiones y gastos de contratación.
• La debida diligencia es insuficiente.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una constructora trae trabajadores de otra región por medio de un intermediario y nunca les pregunta si pagaron algo. Cada uno pagó una comisión al reclutador local.

Cumplimiento. En la inducción, cada persona responde una encuesta confidencial: «¿Pagó algo para obtener este empleo? ¿A quién, por qué concepto y cuánto?». Los resultados se analizan por agencia y por zona de origen.

Errores comunes

• Suponer que si la empresa no cobra, nadie pagó.
• Preguntar solo por la comisión de la agencia.
• Preguntar sin garantizar confidencialidad.
• No documentar los resultados.

Buenas prácticas

• Encuesta confidencial en la inducción o en las primeras semanas.
• Preguntas específicas para migrantes: país de origen y destino.
• Canal de denuncia para cobros indebidos.
• Repetir el ejercicio en cada ciclo de contratación grande.

Preguntas modelo para la encuesta de ingreso.

• ¿Pagó dinero a alguna persona o empresa para conseguir este trabajo? ¿A quién?
• ¿Pagó por exámenes médicos, antecedentes, constancias o fotografías?
• ¿Pagó transporte para llegar a la entrevista o al lugar de trabajo?
• ¿Compró uniforme, botas o herramientas exigidas para el puesto?
• Si viene de otro país: ¿pagó visa, pasaporte, traducciones o algún agente en su país?
• ¿Tiene alguna deuda relacionada con la obtención de este empleo?

Aclara siempre que las respuestas son confidenciales y que su propósito es reembolsar y corregir, no sancionar al trabajador.

Zona gris

Los cobros rara vez aparecen en documentos; se descubren preguntando. Una encuesta anónima breve después de la contratación es la herramienta que el propio Anexo 4 menciona.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El sitio no ha consultado a los trabajadores sobre pagos realizados durante su reclutamiento; en entrevistas, cinco de diez indicaron haber pagado entre Q200 y Q500.»

1A.H – Cláusula de «cero costos para el trabajador» en los contratos con proveedores

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): los proveedores de mano de obra son contractualmente responsables de no cobrar a los trabajadores y de reembolsar cualquier cobro. Está marcado como Acción Colaborativa Requerida (CAR).

Qué pide

Los contratos con proveedores de mano de obra (agencias, contratistas en sitio) deben hacerlos responsables de que no se cobren comisiones ni gastos de contratación a los trabajadores, y deben especificar quién reembolsará al trabajador si llegara a pagarlos. Las definiciones deben estar alineadas con la OIT.

Un hallazgo en este subrequisito se clasifica como Acción Colaborativa Requerida (CAR): su solución requiere un plan acordado entre el sitio, sus proveedores y, cuando aplica, sus clientes, y no tiene una fecha de cierre fija.

Qué verifica el auditor

• Contratos y adendas con cada proveedor de mano de obra.
• Redacción de la cláusula: si cubre todos los gastos conexos y define el reembolso.

Hallazgos típicos

• Los acuerdos no hacen responsable al proveedor de evitar cobros ni definen quién reembolsa.
• La cláusula existe, pero no está alineada con la definición de la OIT.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. El contrato con la agencia prohíbe cobrar «comisiones», pero permite trasladar al trabajador los exámenes médicos y el transporte, y no dice nada sobre reembolsos.

Cumplimiento. Todos los contratos incluyen una cláusula que prohíbe cualquier cobro, directo o por subagentes, conforme a la definición de la OIT; obliga al proveedor a reembolsar en 30 días y permite a la empresa descontar ese monto de sus facturas si no lo hace.

Errores comunes

• No tener ninguna cláusula.
• Cláusulas ambiguas que solo prohíben cobros «ilegales».
• No definir el reembolso.
• Actualizar los contratos nuevos y olvidar los antiguos.

Buenas prácticas

• Inventario de contratos y adendas donde falte la cláusula.
• Redacción alineada con la definición de la OIT.
• Plazos de reembolso y obligación de notificar casos.
• Reunión con proveedores para explicar la política.

Zona gris

La cláusula debe ser concreta: qué costos están prohibidos, plazo de reembolso, derecho de auditoría y consecuencias. Una referencia genérica a “cumplir la ley” no basta.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«El contrato con la agencia no prohíbe cobros a los trabajadores ni establece la obligación de reembolsarlos.»

1A.I – Reembolso completo a quien pagó por ser contratado

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio verifica que quienes pagaron cobros de reclutamiento reciben un reembolso completo y rápido. Está marcado como Acción Colaborativa Requerida (CAR).

Qué pide

La empresa debe verificar que cualquier trabajador que haya pagado comisiones o gastos de contratación, legales o ilegales, reciba un reembolso completo y oportuno. También es un subrequisito con hallazgo CAR: puede requerir un plan conjunto con agencias y clientes, pero el objetivo final siempre es el reembolso total.

Cómo interpretarlo

Si se descubre que alguien pagó por su empleo, la corrección es devolver el monto completo, con evidencia firmada y sin represalias. Muchas empresas lo pagan primero y luego lo descuentan a la agencia responsable según el contrato.

Qué verifica el auditor

• Casos identificados en la debida diligencia (1A.G).
• Plan de reembolso con montos, responsables y fechas.
• Comprobantes de pago a los trabajadores.

Hallazgos típicos

• Se pagaron comisiones contrarias a la ley y no hay plan de reembolso.
• Se pagaron comisiones permitidas por la ley y no hay plan de reembolso.
• Hay plan de reembolso, pero aún no se completa.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una empresa descubre que un supervisor cobraba a los candidatos por «recomendarlos». Lo despide, pero no devuelve el dinero a los diez trabajadores afectados.

Cumplimiento. Al detectar que 30 trabajadores pagaron su examen médico de ingreso, la empresa les reembolsa el costo en la siguiente planilla, con un recibo firmado, y desde entonces asume ese examen.

Errores comunes

• No actuar porque el cobro ocurrió «fuera de la empresa».
• Retrasar el reembolso mientras se discute quién paga.
• Reembolsos parciales o condicionados a la permanencia.
• No documentar el plan.

Buenas prácticas

• Protocolo de remediación definido de antemano.
• Reembolso rápido y trazable, explicado al trabajador.
• Plan escalonado por escrito solo si el monto es muy alto.
• Medidas para evitar que se repita.

Protocolo de reembolso en cinco pasos

1. Confirmar el caso con el trabajador y documentar monto, concepto y receptor del pago.
2. Notificar al proveedor responsable y exigir su parte según el contrato.
3. Reembolsar al trabajador sin esperar el cierre de la discusión con el proveedor, si es posible.
4. Entregar comprobante y explicar el motivo del pago.
5. Corregir la causa: cambiar de proveedor, sancionar al responsable interno o ajustar la tarifa.

Zona gris

Reembolsar solo a las personas entrevistadas por el auditor no basta: hay que extenderlo a todos los afectados por el mismo canal. La evidencia es el recibo firmado por cada trabajador.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«Se reembolsaron los cobros a los seis trabajadores identificados en la auditoría, pero no al resto del personal reclutado por la misma agencia en el mismo periodo.»

1A.J – Cumplir las demás leyes aplicables sobre reclutamiento

Qué dice el requisito (SMETA 7.0, Anexo 4): el sitio cumple con las demás leyes aplicables al reclutamiento.

Qué pide

El sitio debe cumplir todas las leyes locales relacionadas con el reclutamiento y el derecho al trabajo que no estén cubiertas en los subrequisitos anteriores: registro de trabajadores, permisos para contratar extranjeros, igualdad de trato entre personal de agencia y directo cuando la ley lo exige, formalidades de documentos y reportes a la autoridad.

Qué verifica el auditor

• Matriz legal de reclutamiento y contratación.
• Permisos, registros y reportes exigidos.
• Condiciones del personal de agencia frente a lo que exige la ley.

Hallazgos típicos

• Infracciones deliberadas o graves de la ley de reclutamiento.
• Infracciones sistémicas.
• Infracciones aisladas de menor riesgo.

Ejemplo de cumplimiento e incumplimiento

Incumplimiento. Una planta mantiene a trabajadores extranjeros sin el permiso de trabajo que exige la ley y no lleva control de la proporción de personal nacional que exige el Código de Trabajo.

Cumplimiento. El área legal mantiene una matriz de obligaciones de contratación, con responsables y fechas, y la revisa cada año o cuando cambia la ley.

Errores comunes

• Enfocarse en estándares internacionales y olvidar la ley local.
• Dejar vencer licencias o registros.
• No ajustar políticas cuando cambia la ley.

Buenas prácticas

• Mapeo legal actualizado al menos una vez al año.
• Responsables y calendario para cada obligación.
• Revisión legal externa periódica.

Zona gris

Incluye la regulación de agencias de empleo, las normas migratorias para personal extranjero y, cuando el sitio recluta en otro país, las leyes de ese país.

Cómo se vería el hallazgo en el informe

«La matriz legal del sitio no incluye la normativa sobre agencias de empleo ni sobre permisos de trabajo para extranjeros.»

Contexto Guatemala y región

Trabajadores migrantes en la región

Centroamérica es una región de origen, tránsito y destino de trabajadores migrantes: personas de Nicaragua en Costa Rica, de Guatemala en el sur de México, de Honduras y El Salvador en Guatemala, y de Venezuela en varios países. Para ellas, los riesgos del reclutamiento se multiplican: cobros por intermediarios en el país de origen, contratos en un idioma o con términos que no entienden, documentos migratorios en manos del empleador y miedo a denunciar por su situación migratoria.

Si tu sitio emplea trabajadores migrantes, aplica controles adicionales: entrevistas en su idioma, verificación de quién gestionó el viaje y el permiso, explicación por escrito de su salario y derechos, y un canal de denuncia que no dependa de la agencia que los reclutó.

El principio del empleador pagador

El principio del empleador pagador (Employer Pays Principle) establece que ningún trabajador debe pagar por conseguir un empleo; los costos de reclutamiento los asume el empleador. Es la base de los subrequisitos 1A.F a 1A.I y está alineado con los Principios Generales y Directrices para la Contratación Equitativa de la OIT.

Costo	¿Quién lo paga?	Comentario
Comisión o tarifa de la agencia	Empleador	Nunca puede trasladarse al trabajador, ni directa ni indirectamente.
Anuncios y publicidad de vacantes	Empleador
Exámenes médicos de ingreso	Empleador	Incluye pruebas exigidas por el puesto.
Antecedentes penales y policiacos, constancias	Empleador	Cuando los pide la empresa como requisito.
Transporte al lugar de trabajo para la contratación	Empleador	Especialmente para trabajadores que vienen de otra región o país.
Uniformes, equipo de protección y herramientas	Empleador	No se descuentan del salario.
Capacitación inicial e inducción	Empleador	Es tiempo de trabajo y se paga.
Permisos de trabajo y visas (trabajadores migrantes)	Empleador	Incluye renovaciones.

Ciclo de reclutamiento responsable paso a paso

Etapa	Qué controlar	Evidencia
1. Planificación	Necesidad de personal, perfil y canales autorizados.	Requisición aprobada.
2. Selección de agencias	Licencia vigente, historial, prohibición de cobros.	Evaluación y contrato con cláusula de cero costos.
3. Anuncio	Información veraz de salario, horario y condiciones.	Copia del anuncio.
4. Selección y oferta	Oferta por escrito en el idioma del candidato.	Carta de oferta firmada.
5. Verificación de derecho al trabajo	Edad, identidad y permisos.	Copia del documento y registro de verificación.
6. Contratación e inducción	Contrato que coincide con la oferta; explicación de derechos.	Contrato y registro de inducción.
7. Verificación posterior	Entrevistas sobre cobros y condiciones a los 30-60 días.	Registro de entrevistas y acciones.

Caso práctico 1 (ilustrativo): el cobro que nadie veía

Una fábrica de confección contrató a 60 operarias por medio de dos agencias para un pedido grande. El contrato con las agencias decía que no se podía cobrar a las trabajadoras. En la auditoría SMETA, seis de diez entrevistadas dijeron que pagaron entre Q200 y Q400 por “el examen médico y la papelería”, y que se los descontaban en tres quincenas.

Cómo se clasificó. Hallazgo en 1A.G (no hubo debida diligencia para detectar cobros), 1A.E (la cláusula de cero costos existía, pero no se verificaba su cumplimiento) y 1A.I (no se había reembolsado). El auditor también revisó si los descuentos aparecían en la nómina de la agencia.

Qué hizo la empresa. Reembolsó a todas las trabajadoras de las dos agencias, no solo a las entrevistadas, y descontó el monto a las agencias. Empezó a pagar directamente los exámenes médicos en una clínica contratada. Incluyó en la inducción la frase “Aquí nadie paga por trabajar” y un número para reportar cobros. A los 45 días de cada contratación, RR. HH. entrevista a una muestra de personal de agencia.

Lección. Una cláusula contractual sin verificación no protege a nadie. El cobro suele disfrazarse de “trámites” y solo aparece si se pregunta directamente a los trabajadores.

Caso práctico 2 (ilustrativo): el subagente en la comunidad de origen

Una procesadora de mariscos contrató por medio de una agencia formal a 50 trabajadores de otra región del país para la temporada. La agencia tenía licencia y contrato con cláusula de cero costos. En la encuesta posterior a la contratación, 18 personas indicaron que pagaron a un “contacto” de su comunidad para entrar en la lista de la agencia.

La empresa no había preguntado a la agencia si usaba subagentes. El auditor registró no conformidades en 1A.E y 1A.G. La empresa reembolsó los montos a todas las personas que declararon el pago, pidió a la agencia la lista de sus subagentes, la obligó a contratarlos formalmente o a dejar de usarlos, y abrió un número de denuncia para cobros en las comunidades de origen.

Lección: la licencia de la agencia no cubre lo que pasa antes, en el primer eslabón del reclutamiento. Preguntar a los trabajadores, y contrastarlo con documentos, es la mejor forma de verlo.

Indicadores para darle seguimiento

• Porcentaje de nuevos ingresos con verificación de derecho al trabajo antes del primer día (meta: 100 %).
• Porcentaje de agencias con contrato que incluye la cláusula de cero costos (meta: 100 %).
• Porcentaje de nuevos ingresos entrevistados o encuestados sobre cobros a los 30–60 días (meta: la cobertura que fije una metodología de muestreo documentada, que incluya a todas las agencias y a los grupos de mayor riesgo).
• Monto reembolsado por cobros detectados y tiempo de reembolso.

Glosario

• Principio del empleador pagador: ningún trabajador paga por conseguir empleo; los costos los asume el empleador.
• Comisiones de reclutamiento: cobros al trabajador por obtener o mantener un empleo.
• Subagente: intermediario informal que trabaja para una agencia en las comunidades.
• Derecho al trabajo: condición legal (edad, identidad, permiso) para trabajar en el país.
• Reembolso: devolución completa de los cobros pagados, documentada por cada trabajador.

Lista de verificación

• ☐ ¿Verificamos con documentos originales el derecho al trabajo de cada persona, propia o de terceros?
• ☐ ¿Cada expediente tiene la evidencia y controlamos los vencimientos?
• ☐ ¿Las ofertas escritas coinciden con el contrato y con la realidad del puesto?
• ☐ ¿Los contratos con agencias protegen a niños y jóvenes trabajadores?
• ☐ ¿Tenemos política de reclutamiento ético y evaluamos a nuestras agencias y subagentes?
• ☐ ¿La tarifa que pagamos a cada agencia cubre todos los costos sin trasladarlos al trabajador?
• ☐ ¿Verificamos de forma confidencial, con entrevistas o encuestas a una muestra representativa, si los trabajadores nuevos pagaron algo para conseguir el empleo?
• ☐ ¿Todos los contratos con proveedores de mano de obra tienen la cláusula de «cero costos» y de reembolso?
• ☐ ¿Reembolsamos por completo a quien haya pagado?
• ☐ ¿Cumplimos los permisos, registros y proporciones que exige la ley local?

Preguntas frecuentes

¿Qué es un hallazgo CAR y qué pasa si lo recibo?

Es una «Acción Colaborativa Requerida». SMETA la usa en temas que el sitio difícilmente puede resolver solo, como las comisiones de reclutamiento cobradas en otro país. No tiene una fecha de cierre fija, pero sí requiere un plan con acciones, responsables y avances, construido con proveedores y, si hace falta, con clientes.

¿Debo reembolsar aunque la ley permita el cobro?

Sí. SMETA exige el reembolso de comisiones y gastos de contratación tanto ilegales como permitidos por la ley local. La referencia es la definición de la OIT, no solo la ley nacional.

¿El examen médico de ingreso es un gasto de contratación?

Si lo exige el empleador o la agencia para dar el empleo, sí. Lo mismo ocurre con antecedentes penales, constancias, transporte al sitio o equipo obligatorio. Lo correcto es que la empresa los asuma desde el inicio.

¿Puedo pedir al candidato que pague su examen médico si luego se lo reembolso?

Es mejor evitarlo. Aunque se reembolse, el trabajador tuvo que adelantar dinero para conseguir el empleo, lo que puede excluir a personas sin recursos y genera riesgo de que el reembolso no llegue. Lo recomendable es que la empresa pague directamente a la clínica o al proveedor del servicio.

¿Qué pasa con los cobros que hacen personas fuera de la empresa, como un “enganchador” en la comunidad?

SMETA espera que la empresa haga lo razonable para detectarlos y corregirlos, aunque no los haya cobrado ella. Por eso las entrevistas posteriores a la contratación son clave. Si se detecta un cobro, la empresa debe reembolsar y revisar sus canales de reclutamiento para cerrar esa vía.

¿Cómo verifico el derecho al trabajo de una persona extranjera?

Revisa que tenga el permiso de trabajo o la autorización migratoria que exige la ley del país, que esté vigente y que corresponda a la persona. Guarda una copia, registra la fecha de vencimiento y programa una alerta para la renovación, cuyo costo asume el empleador.

Conclusión

El reclutamiento es la puerta de entrada de la relación laboral, y lo que ocurre ahí condiciona todo lo demás. Un sitio que verifica el derecho al trabajo, ofrece información honesta, paga lo justo a sus agencias, pregunta a sus trabajadores si pagaron algo y reembolsa cuando corresponde está cortando de raíz una de las vías más comunes hacia el trabajo forzoso.

Para la auditoría, la clave es la evidencia: expedientes completos, contratos con las cláusulas correctas, encuestas de ingreso documentadas y, si hubo cobros, un plan de reembolso en marcha.

← Lección anterior: Requisito 1 – El empleo es elegido libremente · Índice del curso · Lección siguiente: Requisito 2 – Libertad de asociación →

Referencias

• OIT. Principios generales y directrices operativas para la contratación equitativa y definición de las comisiones de contratación y gastos conexos (2019). ilo.org.
• OIT. Convenio 181 sobre las agencias de empleo privadas (1997).
• Ethical Trading Initiative. Código Base de la ETI. ethicaltrade.org.
• Sedex. Consulta sobre Acción Colaborativa Requerida (CAR) e issue titles (abril 2026). sedex.com (consultado el 26/10/2026).
• Código de Trabajo de Guatemala (Decreto 1441), art. 13.
• Sedex. SMETA 7.0 Member Manual, Anexo 4: The Workplace Requirements, versión 1.1 (agosto de 2025).
• Sedex. Supplier Member Manual, versión 1.1 (agosto de 2025) (clasificación de hallazgos, plazos, verificación y programación de la auditoría).

Contenido educativo independiente, basado en mi análisis y experiencia. No está afiliado ni avalado por Sedex; la información oficial de SMETA está en los documentos publicados por Sedex.

---

¿Te sirvió esta lección?
El curso es gratuito y lo escribo en mi tiempo libre. La mejor forma de apoyarlo es compartirlo con alguien que esté preparando una auditoría o contarme cómo te ayudó. Y si quieres tener un gesto conmigo, también puedes invitarme un café.