La correcta remuneración de los trabajadores es uno de los pilares fundamentales de la justicia laboral y un componente esencial de cualquier sistema de comercio ético. En el contexto de las auditorías SMETA 7.0 (Sedex Members Ethical Trade Audit), el Requisito 5: Se pagan salarios legales se convierte en un criterio crítico para evaluar la responsabilidad social de las empresas.

Este requisito exige que las organizaciones aseguren que todos sus trabajadores —incluidos empleados directos, subcontratados, jornaleros o temporales— reciban como mínimo el salario legal vigente o el estipulado en convenios colectivos autorizados, además de todos los beneficios y prestaciones a los que tienen derecho. SMETA no sólo observa la legalidad formal, sino también la adecuación ética del salario: busca proteger la dignidad humana, asegurar condiciones de vida decentes, y prevenir la explotación laboral bajo formas encubiertas.

A nivel internacional, el requisito se basa en instrumentos normativos claves como:

Declaración Universal de Derechos Humanos (artículo 23.3)
Convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), especialmente el Convenio 95 sobre protección del salario y el Convenio 131 sobre la fijación de salarios mínimos.
Código Base de la Ethical Trading Initiative (ETI), que subraya el derecho a un salario suficiente para cubrir necesidades básicas.

El incumplimiento del Requisito 5 puede derivar no sólo en la pérdida de auditorías éticas, sino también en daño reputacional, sanciones legales y afectaciones en la moral interna de los trabajadores.

Por ello, comprender y aplicar correctamente cada subrequisito de este apartado es esencial para las empresas que buscan operar de manera ética, sostenible y competitiva en los mercados globales..

Visión General del Requisito 5 en SMETA 7.0

El Requisito 5 se divide en ocho subrequisitos específicos:

Subrequisito	Tema Principal
5.A	Pago de salario legal o superior (según convenio colectivo)
5.B	Concesión de beneficios y seguros legales
5.C	Límites a los pagos en especie
5.D	Prohibición de deducciones ilegales o disciplinarias
5.E	Pago por todo el tiempo trabajado (incluidas reuniones y formación)
5.F	Provisión de información salarial clara y por escrito
5.G	Emisión de recibos de pago completos y precisos
5.H	Cumplimiento de todas las demás leyes laborales salariales

Disclaimer

Este artículo es una interpretación personal y no tiene ninguna relación oficial con SEDEX ni con el esquema SMETA. Ha sido desarrollado de manera independiente con el propósito de orientar y formar a profesionales, empresas y lectores interesados en las auditorías éticas, basándome en mi análisis y experiencia. SEDEX es el propietario exclusivo de SMETA, y la información oficial, completa y veraz sobre SMETA 7 solo se encuentra en los documentos y recursos publicados directamente por SEDEX (www.sedex.com). Recomiendo encarecidamente consultar siempre las guías oficiales de SEDEX para garantizar el cumplimiento y la precisión en cualquier aplicación práctica. Al leer este artículo, el lector comprende que refleja únicamente mi perspectiva personal y no pretende, bajo ninguna circunstancia, representar, modificar o afectar la posición, directrices o reputación de SEDEX. Mi objetivo es contribuir al entendimiento general de los requisitos de SMETA de forma educativa y accesible.

¡Gracias por visitar mi blog y por tu interés en el cumplimiento ético!

Subrequisito 5.A de SMETA 7.0: Pago de salario legal o superior

El subrequisito 5.A de SMETA 7.0 establece que todos los trabajadores deben recibir, como mínimo, el salario mínimo legal vigente o el estipulado en un convenio colectivo reconocido, el que sea más alto. Esta obligación se extiende a todos los empleados, incluyendo contratistas, subcontratados y trabajadores temporales.

El concepto de pago justo no se limita a cumplir la legislación nacional, sino que también está arraigado en principios internacionales de derechos humanos y justicia social, como:

Artículo 23 de la Declaración Universal de Derechos Humanos
Convenio 95 y Convenio 131 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)
Código Base de la Ethical Trading Initiative (ETI)

El cumplimiento de este subrequisito es fundamental para garantizar condiciones laborales justas, proteger la dignidad humana y fortalecer la sostenibilidad de las cadenas de suministro.

Normativa Internacional y Nacional Relevante

Instrumentos internacionales:

Convenio 95 OIT: Protege el derecho de todos los trabajadores a recibir su salario de manera regular, sin retrasos injustificados, y en moneda de curso legal, asegurando que el pago no se realice en vales, bienes o cualquier otro medio que menoscabe el valor real de la remuneración. Este principio garantiza que el salario sea efectivamente utilizable para la satisfacción de las necesidades básicas de los trabajadores y sus familias, y previene formas encubiertas de explotación salarial.
Convenio 131 OIT: Establece que la determinación de los salarios mínimos debe realizarse a través de un proceso de consulta tripartita, involucrando a representantes de los trabajadores, de los empleadores y del gobierno. Este mecanismo busca garantizar que los salarios sean adecuados para cubrir las necesidades básicas de los trabajadores y sus familias, promoviendo la equidad social y evitando la imposición unilateral de condiciones desfavorables. Además, impulsa la actualización periódica de los salarios mínimos en respuesta a los cambios en el costo de vida.

Ejemplos de legislación nacional:

México: La Ley Federal del Trabajo (Artículos 85 y 88) establece que el salario de los trabajadores no debe ser inferior al salario mínimo vigente, garantizando así una remuneración que cubra adecuadamente las necesidades básicas del trabajador y su familia. Además, obliga a que el pago para trabajadores manuales se realice como mínimo de forma semanal, promoviendo la estabilidad económica y protegiendo su acceso regular a los recursos necesarios para su bienestar.
Colombia: Código Sustantivo del Trabajo. Establece que el salario mínimo legal en Colombia debe fijarse anualmente mediante concertación tripartita entre gobierno, empleadores y trabajadores, y tiene como finalidad garantizar un nivel de vida digno para el trabajador y su familia. Este salario debe ser suficiente para satisfacer las necesidades normales de alimentación, vivienda, educación, salud, vestuario, recreación y transporte, en concordancia con los principios de justicia social y equidad.
España: Estatuto de los Trabajadores (Artículo 27). Establece el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) como la retribución mínima que debe percibir cualquier trabajador en España, independientemente de su edad, sexo o tipo de contrato. El SMI se fija anualmente por el Gobierno, previa consulta con las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, y debe tener en cuenta indicadores como el índice de precios al consumo, la productividad media nacional y la situación económica general. Además, su revisión busca mantener el poder adquisitivo de los trabajadores y contribuir a una distribución más equitativa de la renta.
Guatemala: Código de Trabajo. Establece un sistema de salarios mínimos diferenciados por sector económico y región, buscando adaptarse a las condiciones particulares de cada actividad. Además, promueve su cumplimiento mediante un régimen de inspecciones laborales regulares y sanciones para los empleadores que incumplan las disposiciones salariales. La legislación también contempla la revisión periódica de los salarios mínimos y la protección de los trabajadores frente a posibles represalias por denunciar violaciones.

Issue Titles SMETA relacionados con 5.A

Los posibles hallazgos de auditoría en este subrequisito incluyen, por ejemplo:

435/436: Trabajadores laborando sin recibir salario: Este hallazgo ocurre cuando se evidencia que uno o varios trabajadores están realizando actividades laborales pero no han recibido ningún pago correspondiente a sus servicios, ya sea parcial o totalmente. Esta situación constituye una de las violaciones más graves en el ámbito de la auditoría SMETA, ya que vulnera directamente los derechos humanos y laborales fundamentales.
Ejemplo: En una empresa manufacturera, se detecta que un grupo de becarios realiza tareas de producción a tiempo completo sin recibir ninguna remuneración, bajo el argumento de que están «en formación». Aunque se les denomine practicantes, si sus labores aportan valor real a la empresa, tienen derecho a un pago conforme a la ley.
437/438: Trabajadores remunerados por debajo del salario mínimo legal: Este hallazgo ocurre cuando uno o más trabajadores reciben un salario que, sumando todos los conceptos obligatorios (sueldo base, bonificaciones legales, recargos), no alcanza el salario mínimo establecido por la legislación o el convenio colectivo aplicable. Esta situación vulnera el derecho al salario suficiente para una vida digna y puede originar consecuencias legales y reputacionales graves para la empresa.
Ejemplo: En una empresa agroindustrial, los trabajadores son contratados para la cosecha de frutas y se les paga por caja recolectada. Sin embargo, al hacer la sumatoria semanal, se observa que, debido a los bajos volúmenes recolectados en temporada baja, su ingreso total es inferior al salario mínimo legal semanal, lo cual constituye un incumplimiento detectado en auditoría SMETA.
440/441: Pago inferior al estipulado en el contrato o convenio colectivo: Este hallazgo se presenta cuando el salario realmente pagado al trabajador es menor al que fue pactado en su contrato de trabajo o en el convenio colectivo vigente. Aunque el salario supere el mínimo legal, incumplir los términos contractuales constituye una falta grave de buena fe contractual y puede afectar la confianza laboral y la conformidad con los derechos laborales.
Ejemplo: En una empresa de servicios, los contratos de los trabajadores administrativos estipulan un salario mensual de Q4,000. Sin embargo, en la práctica, la empresa les transfiere sólo Q3,700 alegando «ajustes presupuestarios» sin formalizar la modificación ni obtener consentimiento. Esto constituye un hallazgo 440/441 en auditoría SMETA.
445/446: Salarios pagados fuera de los plazos legales: Este hallazgo se refiere a situaciones en las cuales los trabajadores reciben su remuneración fuera de los plazos establecidos por la legislación laboral local o por los convenios colectivos aplicables. El pago extemporáneo afecta la estabilidad financiera del trabajador y vulnera su derecho a una retribución oportuna y suficiente para su subsistencia.
Ejemplo: En una empresa textil, la ley exige que los salarios sean pagados dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. Sin embargo, debido a problemas administrativos internos, los trabajadores reciben sus pagos entre el día 10 y 15 de cada mes de forma habitual. Esta práctica configura un hallazgo 445/446 en una auditoría SMETA.
447: Irregularidades en la frecuencia de pago (no conforme a la ley): Este hallazgo se refiere a situaciones en las cuales la empresa no respeta la periodicidad de pago establecida legalmente, ya sea realizando pagos con una frecuencia inferior a la permitida (por ejemplo, mensual en lugar de quincenal o semanal si la ley lo exige) o realizando pagos de manera inconsistente y arbitraria. La falta de regularidad afecta la estabilidad económica del trabajador y su capacidad de planificar sus gastos básicos.
Ejemplo: En una empresa de construcción, aunque la ley exige que los obreros sean pagados semanalmente, la compañía realiza los pagos cada tres semanas alegando «ajustes de tesorería». Esta práctica constituye un hallazgo 447 en una auditoría SMETA.

Estos hallazgos se clasifican como sistémicos si afectan de manera recurrente o generalizada a un número significativo de trabajadores dentro de la organización, indicando un problema estructural que requiere acción correctiva a nivel de sistema. En cambio, se consideran aislados cuando se trata de incidentes puntuales que afectan a uno o pocos trabajadores sin que exista evidencia de una práctica generalizada. Ejemplo: Si una empresa manufacturera paga tarde los salarios a todos los operarios de planta cada mes, se considera un hallazgo sistémico. Pero si el pago tardío ocurre en un solo caso individual debido a un error administrativo aislado, se clasificaría como hallazgo aislado.

Casos

Industria manufacturera:

Cumplimiento: Fábrica de autopartes que paga salarios semanales por encima del mínimo legal, incluyendo recargos por turno nocturno.
No cumplimiento: Planta textil que paga a destajo, resultando en ingresos semanales inferiores al salario mínimo.

Agroindustria:

Cumplimiento: Empresa exportadora de frutas que actualiza sus planillas conforme al salario mínimo agrícola vigente.
No cumplimiento: Finca cafetalera que paga en especie (cosecha) sin garantizar el salario mínimo monetario.

Hotelería:

Cumplimiento: Resort que asegura el salario base a camareros, independientemente de las propinas.
No cumplimiento: Hotel que justifica bajos salarios con «ingresos por propinas», no incluidos en la nómina oficial.

Textil y confección:

Cumplimiento: Taller de confección que garantiza salario fijo más incentivos, nunca inferiores al mínimo.
No cumplimiento: Subcontratista que paga sólo por pieza producida, resultando en ingresos variables y a menudo insuficientes.

Servicios:

Cumplimiento: Empresa de call center que respeta salario base legal y recargos por trabajo nocturno.
No cumplimiento: Agencia de limpieza que paga sólo «por servicio» sin asegurar ingreso mínimo semanal.

Errores Comunes

No considerar ajustes anuales de salario mínimo: Uno de los errores más comunes en las auditorías SMETA es que las empresas no actualizan los salarios de sus trabajadores conforme a los incrementos del salario mínimo legal decretados anualmente. Esta omisión puede deberse a desconocimiento, falta de actualización de sistemas de nómina o negligencia administrativa, y conlleva un riesgo de hallazgos graves en auditoría, además de sanciones legales.
Ejemplo: En Guatemala, el salario mínimo para el sector manufacturero fue incrementado en enero de 2025. Sin embargo, una fábrica de calzado continuó pagando a sus operarios con el salario anterior durante varios meses, sin aplicar el ajuste. Esta situación constituye un hallazgo por incumplimiento de pago de salario mínimo actualizado.
Desconocer convenios colectivos aplicables: Un error frecuente es que las empresas ignoren o no apliquen las disposiciones salariales establecidas en convenios colectivos sectoriales o de empresa, los cuales pueden estipular salarios base, incrementos, bonificaciones y otros beneficios superiores al salario mínimo legal. El desconocimiento o incumplimiento de estos convenios representa una violación contractual y puede ser detectado como hallazgo en auditoría SMETA.
Ejemplo: En una empresa metalúngica, existe un convenio colectivo que establece un salario base un 15% superior al salario mínimo nacional. Sin embargo, la empresa continúa pagando a sus trabajadores sólo el salario mínimo general, sin respetar el incremento pactado en el convenio. Esta omisión constituye un incumplimiento que sería observado en la auditoría.
Aplicar deducciones que reducen el salario por debajo del mínimo: Consiste en realizar descuentos en el salario de los trabajadores por conceptos no autorizados o mal gestionados, de manera que su remuneración final queda por debajo del salario mínimo legal o pactado. Esta práctica vulnera derechos laborales básicos, puede ser considerada una infracción grave y da lugar a hallazgos de auditoría SMETA.
Ejemplo: En una empresa agrícola, a los jornaleros se les descuenta el costo de herramientas y transporte diario sin autorización expresa y sin controlar que el salario neto resultante cumpla el mínimo legal. Como consecuencia, algunos trabajadores reciben un salario neto semanal inferior al salario mínimo agrícola vigente, lo que constituye un incumplimiento severo.
Excluir a trabajadores subcontratados de la verificación de cumplimiento: Se refiere a la omisión de incluir en los procesos de auditoría interna o externa a los trabajadores que prestan servicios a través de empresas contratistas o de outsourcing. Este error es crítico porque los trabajadores subcontratados tienen derecho a recibir condiciones laborales equivalentes a las establecidas por la ley, incluyendo el pago del salario mínimo o superior, y su exclusión puede ocultar incumplimientos graves que comprometen la ética laboral de toda la organización.
Ejemplo: En una empresa de logística, los operadores de montacargas contratados a través de una agencia de servicios eventuales no son incluidos en las verificaciones salariales internas. Posteriormente, durante una auditoría SMETA, se detecta que estos trabajadores reciben un salario inferior al mínimo legal, generando un hallazgo sistémico grave.
No actualizar contratos tras incrementos salariales oficiales: Es un error frecuente que, tras decretarse aumentos en los salarios mínimos legales o ajustes derivados de convenios colectivos, las empresas no reflejen esos cambios en los contratos laborales vigentes. Esta omisión puede generar incertidumbre legal, reclamaciones posteriores de los trabajadores y hallazgos durante auditorías SMETA, al evidenciarse una falta de congruencia documental.
Ejemplo: En una empresa de servicios de limpieza, el salario mínimo aumentó un 8% por decreto gubernamental, pero los contratos individuales de trabajo continuaron consignando el salario anterior. Aunque en la práctica se aplicó el nuevo salario en nómina, la falta de actualización documental generó observaciones durante la auditoría por incumplimiento de las obligaciones de formalización salarial.

Recomendaciones

Auditorías internas de nómina: Implementar revisiones mensuales sistemáticas de la nómina para asegurar el cumplimiento estricto de las disposiciones salariales legales y contractuales. Estas auditorías deben incluir la verificación de que todos los trabajadores, incluyendo subcontratados, reciben al menos el salario mínimo vigente o el establecido en convenios colectivos, que se aplican correctamente los incrementos salariales oficiales, y que no existen deducciones indebidas. Además, deben revisarse los comprobantes de pago para confirmar que reflejan de manera transparente y completa las percepciones y deducciones. Una auditoría interna bien ejecutada permite detectar fallas a tiempo, corregir desviaciones y garantizar que la empresa esté siempre lista para una auditoría externa SMETA.
Actualización jurídica continua: Implementar un sistema de monitoreo y revisión permanente de las normativas laborales vigentes, incluyendo salarios mínimos, convenios colectivos, resoluciones gubernamentales y decretos locales. Designar responsables en el área de Recursos Humanos o Cumplimiento para recibir alertas legales, asistir a capacitaciones y actualizar los procedimientos internos en función de los cambios normativos. Esto garantiza que las prácticas de pago y contratación siempre se alineen con las obligaciones legales actuales, previniendo hallazgos en auditorías SMETA y reduciendo riesgos legales.
Políticas de pago claras: Establecer procedimientos formales y documentados para ajustes salariales, incluyendo los pasos a seguir ante cambios de salario mínimo, incrementos por antigüedad, revisiones por desempeño o aplicación de convenios colectivos. Estas políticas deben definir responsables, plazos de actualización, formas de comunicación a los empleados y mecanismos de firma de nuevos acuerdos o adendas. Una política clara minimiza errores, asegura equidad interna y proporciona evidencia para demostrar cumplimiento ante auditorías.
Cobertura de todos los trabajadores: Asegurar que el cumplimiento salarial no se limite únicamente a los empleados directos, sino que abarque también a todos los trabajadores subcontratados, eventuales y de outsourcing. La verificación debe incluir auditorías periódicas a proveedores de mano de obra, revisión de sus registros de nómina y entrevistas con su personal para corroborar que reciben salarios acordes a la legislación vigente o convenios colectivos aplicables.
Transparencia contractual: Garantizar que los contratos laborales incluyan de forma clara y detallada el salario base acordado, las políticas de incrementos salariales (por ajustes anuales, desempeño u otros criterios) y cualquier beneficio económico adicional. Además, estos contratos deben ser comprensibles para los trabajadores, estar redactados en su idioma o en lenguaje accesible, y reflejar cualquier actualización salarial de manera oportuna mediante adendas o modificaciones formales.

Subrequisito 5.B de SMETA 7.0: Seguros y beneficios legales

El subrequisito 5.B de SMETA 7.0 establece que todos los trabajadores deben recibir los beneficios legales y seguros sociales a los que tienen derecho por ley o contrato. Esto incluye, entre otros, vacaciones, aguinaldos, licencias por maternidad o paternidad, seguridad social, aportes a fondos de pensiones, seguros de riesgos laborales, y cualquier otra prestación estipulada en la legislación nacional o convenios colectivos.

Garantizar el otorgamiento y pago de estos beneficios es fundamental para proteger la seguridad económica y la salud de los trabajadores, promover relaciones laborales justas y evitar vulneraciones de derechos fundamentales.

Normativa Internacional y Nacional Relevante

Instrumentos internacionales:

Convenio 102 OIT sobre la Seguridad Social (Norma Mínima): Establece principios sobre la obligación de los Estados de asegurar a los trabajadores y sus familias en materia de atención médica, prestaciones de enfermedad, desempleo, vejez, accidentes laborales, enfermedades profesionales, familia, maternidad, invalidez y sobrevivientes.
Convenio 183 OIT sobre la protección de la maternidad: Exige licencias de maternidad remuneradas y protecciones contra el despido por razones de maternidad.

Ejemplos de legislación nacional:

México: La Ley Federal del Trabajo establece derechos a vacaciones, aguinaldo, licencias de maternidad, y seguridad social obligatoria (IMSS). También contempla la prima vacacional y el pago de utilidades.
Colombia: El Código Sustantivo del Trabajo regula vacaciones, cesantías, prima de servicios, afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales.
España: El Estatuto de los Trabajadores reconoce derechos a vacaciones anuales retribuidas, pagas extraordinarias, y cobertura de Seguridad Social.
Guatemala: El Código de Trabajo y la legislación del IGSS establecen derechos a vacaciones pagadas, bonificaciones anuales (aguinaldo), licencias remuneradas y afiliación obligatoria al sistema de seguridad social.

Issue Titles SMETA relacionados con 5.B

Los posibles hallazgos de auditoría para este subrequisito incluyen:

416/417: Incumplimiento en la concesión de licencias legales obligatorias (vacaciones, maternidad, enfermedad): Este hallazgo ocurre cuando una empresa no otorga a sus trabajadores las licencias y permisos estipulados por la ley o lo hace en condiciones inferiores a las establecidas. Afecta directamente los derechos laborales fundamentales y puede comprometer la salud, el bienestar y la estabilidad económica del trabajador.
Ejemplo: En una empresa de confección textil, las trabajadoras que solicitan licencia por maternidad son presionadas para renunciar antes de dar a luz, negándoles su derecho a la licencia remunerada de maternidad establecida por ley. Esta práctica constituye un incumplimiento grave que sería detectado bajo el código 416 o 417 en una auditoría SMETA.
418/419: No pago de prestaciones legales (vacaciones, aguinaldo, primas, indemnizaciones): Este hallazgo se refiere a la omisión del empleador en el cumplimiento de las obligaciones de pagar las prestaciones a las que el trabajador tiene derecho según la legislación o los convenios colectivos. Estas prestaciones son componentes esenciales de la retribución laboral y su falta de pago impacta directamente en la calidad de vida del trabajador, generando consecuencias legales y reputacionales para la empresa.
Ejemplo: En una compañía agroindustrial, al concluir la temporada de cosecha, los trabajadores eventuales no reciben el pago proporcional de aguinaldo y vacaciones que la ley exige. Durante una auditoría SMETA, esta omisión es detectada, clasificándose como un hallazgo 418 (sistémico) debido a la afectación generalizada de los derechos laborales.
420/421: Pago incorrecto o insuficiente de licencias legales: Este hallazgo ocurre cuando la empresa concede licencias obligatorias (como vacaciones, maternidad, enfermedad) pero realiza cálculos erróneos o incompletos en el pago de las remuneraciones correspondientes. Puede manifestarse en el pago parcial, en la omisión de recargos legales (por ejemplo, prima vacacional) o en el abono fuera del plazo establecido. Esto afecta la estabilidad financiera del trabajador y constituye una infracción legal.
Ejemplo: En una empresa de manufactura, los trabajadores toman sus vacaciones anuales, pero la empresa omite pagar la prima vacacional establecida por la ley. Aunque el salario regular es abonado, la falta de la prima adicional constituye un pago insuficiente de licencia y sería detectado como hallazgo 420 o 421 en auditoría SMETA.
422: Restricción indebida en el acceso a licencias o permisos legales: Este hallazgo ocurre cuando una empresa limita o niega de manera injustificada el derecho de los trabajadores a hacer uso de licencias o permisos a los que tienen derecho según la ley, tales como vacaciones anuales, licencias por maternidad, enfermedad, o permisos especiales. Esta práctica vulnera derechos fundamentales y puede generar impactos negativos en la salud, el equilibrio laboral y la vida familiar de los empleados.
Ejemplo: En un hotel, los supervisores establecen requisitos adicionales no previstos en la ley para aprobar las solicitudes de vacaciones (como encontrar un reemplazo o trabajar días extras previos), retrasando o dificultando el disfrute de este derecho. Esta práctica constituye una restricción indebida y sería reportada como hallazgo 422 en una auditoría SMETA.
423/424: No pago de contribuciones a la seguridad social: Este hallazgo se presenta cuando el empleador no cumple con su obligación de afiliar a los trabajadores al sistema de seguridad social correspondiente ni de realizar los aportes legales establecidos. Esto implica la omisión en pagos a fondos de salud, pensiones, riesgos laborales u otros sistemas de protección social. Esta práctica expone al trabajador a una situación de vulnerabilidad económica y sanitaria, y genera riesgos legales y financieros para la empresa.
Ejemplo: En una empresa de servicios de limpieza, los trabajadores operan durante años sin estar afiliados al Instituto de Seguridad Social ni contar con un seguro de riesgos laborales. Durante una auditoría SMETA, esta falta de cumplimiento es detectada y clasificada como hallazgo 423 (sistémico) o 424 (aislado), dependiendo del número de trabajadores afectados.
425/426: Falta de registros/documentación sobre afiliaciones a seguros sociales: Este hallazgo ocurre cuando la empresa no conserva evidencia documental suficiente que demuestre que sus trabajadores están afiliados y cubiertos por los sistemas de seguridad social correspondientes. La falta de registros confiables impide la verificación de cumplimiento y puede generar riesgos legales significativos, además de exponer a los trabajadores a una desprotección ante accidentes, enfermedades o jubilación.
Ejemplo: Una empresa de manufactura realiza los pagos de contribuciones a la seguridad social de forma correcta, pero no guarda constancias de afiliación, recibos de pago o registros de actualización de sus trabajadores. Durante una auditoría SMETA, al no poder demostrar documentalmente la afiliación efectiva de los empleados, se genera un hallazgo 425 (sistémico) o 426 (aislado), aunque en la práctica se realicen los aportes.

Cada uno de estos hallazgos indica incumplimientos que pueden afectar gravemente la estabilidad económica y social de los trabajadores y conllevar consecuencias legales para la empresa.

Otros ejemplos

Sector manufactura

Cumplimiento: Una empresa de autopartes otorga a todos sus empleados vacaciones pagadas anualmente, incluyendo la prima vacacional conforme a la ley. Los trabajadores están afiliados al seguro social y reciben constancias de pago donde se reflejan sus aportes a salud y pensiones.

No cumplimiento: En una fábrica de calzado, los empleados temporales son contratados sin ser afiliados al sistema de seguridad social, y no se les paga la prima de vacaciones ni el aguinaldo correspondiente al finalizar su contrato.

Sector agroindustrial

Cumplimiento: Una finca cafetalera inscribe a todos sus jornaleros al sistema nacional de seguridad social durante la temporada de cosecha y les paga proporcionalmente las prestaciones de ley (vacaciones, aguinaldo) en sus liquidaciones.

No cumplimiento: Una plantación de banano paga jornales diarios pero no otorga días de descanso ni paga aguinaldo a los trabajadores eventuales. Además, carece de registros de afiliación a seguros.

Sector hotelero y servicios

Cumplimiento: Un hotel reconoce el derecho de sus camareras a licencia por maternidad, otorgándola con el salario completo y sin afectación de su antigüedad laboral. La empresa cubre todos los aportes a seguridad social durante la licencia.

No cumplimiento: Un restaurante obliga a sus trabajadores a cubrir el costo de su seguro médico como condición para ser contratados, deduciendo del salario más del porcentaje permitido por la ley y sin respetar el salario mínimo neto.

Errores comunes en el cumplimiento del subrequisito 5.B

No registrar formalmente la afiliación de trabajadores eventuales o temporales: Omisión que expone a los trabajadores a la desprotección social y genera riesgos legales para la empresa. Esto incluye trabajadores de temporada, jornaleros o personal eventual.
Retrasar el pago de prestaciones como aguinaldo o vacaciones, excediendo los plazos legales: Afecta el bienestar económico del trabajador y constituye una falta formal ante auditorías.
Calcular mal la prima vacacional o no incluir bonificaciones obligatorias en las liquidaciones: Errores de cálculo o falta de inclusión de conceptos como prima vacacional, bonificación anual o cesantía, generan pagos incompletos y hallazgos de incumplimiento.
Negar licencias de maternidad, paternidad o enfermedad sin justificación legal: La negativa o demora injustificada a conceder licencias protegidas viola derechos fundamentales laborales.
Desconocer que ciertos beneficios son obligatorios por ley, especialmente en trabajadores subcontratados o tercerizados: Las empresas suelen omitir asegurar el cumplimiento de beneficios en sus proveedores o contratistas.
Falta de conservación de documentos de afiliación, pagos y actualizaciones al sistema de seguridad social:La ausencia de evidencia documental compromete la capacidad de demostrar cumplimiento durante una auditoría SMETA.

Recomendaciones prácticas

1. Verificar el marco legal vigente

Mantener actualizado un compendio de leyes nacionales, reglamentos y convenios colectivos aplicables sobre prestaciones laborales y seguridad social.
Consultar con asesores legales o laborales ante cambios normativos.

2. Afiliación oportuna y correcta a la seguridad social

Asegurar la afiliación inmediata de todos los trabajadores, incluyendo eventuales, temporales y subcontratados.
Confirmar que los registros contengan datos correctos y completos.
Realizar auditorías internas periódicas sobre las afiliaciones.

3. Pago correcto y puntual de prestaciones legales

Incluir vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, licencias pagadas, bonos obligatorios y cualquier otro beneficio legal.
Cumplir con los plazos legales para el pago de cada prestación.
Registrar detalladamente estos pagos en la nómina y en los recibos de sueldo.

4. Documentación ordenada y accesible

Conservar contratos de trabajo, constancias de afiliación a la seguridad social, comprobantes de pago de aportaciones, recibos de nómina y documentos relacionados.
Implementar sistemas digitales o físicos de archivo seguros y organizados.

5. Políticas internas claras

Establecer políticas formales sobre la gestión de beneficios y seguridad social.
Incluir procedimientos para la solicitud y concesión de licencias, vacaciones y pagos extraordinarios.
Comunicar estas políticas a todos los empleados de forma accesible y comprensible.

6. Supervisión de subcontratistas y terceros

Incluir en los contratos de servicios cláusulas que obliguen al proveedor a cumplir con las leyes laborales.
Solicitar evidencia periódica de pago de beneficios y afiliaciones a la seguridad social de su personal.

7. Capacitación continua

Brindar capacitaciones periódicas al personal de Recursos Humanos y supervisores sobre cumplimiento de beneficios laborales y requisitos de SMETA.
Formar brigadas de cumplimiento que detecten y corrijan fallas antes de auditorías.

8. Simulaciones de auditoría (preauditorías)

Realizar auditorías internas simuladas para verificar el grado de cumplimiento.
Entrevistar a los empleados como lo haría un auditor externo para identificar áreas de mejora.

Conclusión del subrequisito 5.B

Cumplir con el subrequisito 5.B de SMETA 7.0 va más allá de una obligación legal; refleja el compromiso ético de una organización hacia sus trabajadores. Garantizar seguros sociales y beneficios legales requiere documentación rigurosa, transparencia, comunicación efectiva y supervisión constante. Las empresas que lo logran no solo superan auditorías, sino que fortalecen su reputación, reducen riesgos y fomentan entornos laborales justos y productivos. Este cumplimiento es una inversión estratégica en las personas, mejorando la satisfacción, minimizando la rotación y consolidando la responsabilidad social corporativa.

Subrequisito 5.C de SMETA 7.0: Límites a los pagos en especie

El subrequisito 5.C de SMETA 7.0 regula el uso de «pagos en especie» como parte de la compensación laboral. Se considera pago en especie a cualquier bien o servicio proporcionado al trabajador en lugar de una remuneración monetaria, como alojamiento, alimentación o transporte.

El principio fundamental es garantizar que estos pagos:

No sustituyan de manera excesiva el salario en efectivo.
No afecten el derecho del trabajador a recibir una remuneración justa y suficiente en moneda de curso legal.
Cumplan con los límites establecidos por la legislación local o, en su defecto, el límite del 50% recomendado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
Sean voluntariamente aceptados por el trabajador y estén claramente documentados.

Este subrequisito busca prevenir prácticas abusivas, evitar dependencias indebidas del trabajador hacia el empleador y proteger su poder adquisitivo real.

Bases normativas internacionales

Convenio 95 de la OIT sobre la protección del salario: Establece que los pagos en especie están permitidos sólo si cumplen varios criterios esenciales: deben ser apropiados para satisfacer necesidades básicas y reales del trabajador y su familia (como alimentación nutritiva, alojamiento seguro o transporte indispensable), deben asignarse un valor monetario razonable y verificable conforme a los precios del mercado local, y su proporción no debe exceder los límites que establezca la legislación nacional. Además, la OIT subraya que estos pagos no deben ser forzados ni sustituir el derecho fundamental a percibir una remuneración en efectivo adecuada.
Declaración Universal de Derechos Humanos, artículo 23: Derecho a una remuneración equitativa y satisfactoria: El artículo 23 de la Declaración Universal de Derechos Humanos establece que toda persona tiene derecho, sin discriminación alguna, a igual salario por igual trabajo y a una remuneración que le asegure, junto con otras medidas de protección social, una existencia digna para sí y su familia. Este principio subraya que la compensación laboral debe ser suficiente para cubrir las necesidades básicas de los trabajadores, reflejar justicia y equidad, y contribuir al bienestar integral de las personas, respetando su dignidad y derechos fundamentales.
Códigos locales de trabajo: Muchos países, como México, Colombia, España y Guatemala, establecen de forma explícita en sus legislaciones laborales un límite máximo al porcentaje del salario que puede ser pagado en especie, generalmente fijado en porcentajes que varían entre el 20% y el 30%, siendo más restrictivos que el 50% recomendado internacionalmente. Además, en la mayoría de los casos, se exige el consentimiento expreso, voluntario y documentado del trabajador para recibir cualquier parte de su remuneración en bienes o servicios. Esta medida protege el poder adquisitivo efectivo de los trabajadores y garantiza la transparencia en la relación laboral.

Aspectos clave del cumplimiento

El valor del pago en especie debe ser razonable, ajustado a precios de mercado vigentes, y ser validado mediante fuentes externas o avalúos confiables.
El pago en especie no puede, bajo ninguna circunstancia, exceder el límite legal nacional o, si es más restrictivo, el 50% del salario total percibido por el trabajador.
El trabajador debe recibir una porción significativa de su salario en efectivo, de manera que se garantice plenamente su autonomía económica y su capacidad de tomar decisiones financieras libres.
Debe existir documentación explícita, firmada y archivada, del acuerdo de pago en especie, incluyendo la aceptación expresa, voluntaria y plenamente informada del trabajador.
Debe detallarse con precisión el pago en especie en la nómina o recibo de salario, indicando el valor monetario asignado, la naturaleza del bien o servicio proporcionado y su proporción respecto al salario total.
El pago en especie debe ser estrictamente complementario al salario base en efectivo, nunca un sustituto o reemplazo del mismo, y su provisión debe buscar mejorar las condiciones de vida del trabajador, no reducir su ingreso monetario indispensable y justo.

Ejemplos de cumplimiento del subrequisito 5.C

Industria manufacturera

Cumplimiento: Una fábrica de componentes electrónicos proporciona servicio de comedor subsidiado a sus empleados. El valor de la alimentación diaria es calculado en base a precios de mercado locales, y representa solo un 15% del salario total de los trabajadores. Este beneficio es opcional, está documentado en el contrato laboral y cada mes se registra el valor asignado en la nómina detallada.

Cumplimiento: Una planta automotriz ofrece alojamiento gratuito en dormitorios seguros dentro del campus industrial para trabajadores migrantes. El valor monetario asignado a este beneficio no supera el 20% del salario mensual, ha sido aceptado voluntariamente por los empleados y figura en su contrato y recibo de nómina.

Sector agroindustrial

Cumplimiento: Una empresa cafetalera proporciona alojamiento temporal durante la cosecha a los recolectores. El valor estimado de la vivienda, basada en avalúo local, no sobrepasa el 30% del salario mensual y los jornaleros reciben además su salario en efectivo completo. La empresa documenta el acuerdo de forma individual y audita regularmente el cumplimiento del límite.

Sector hotelero

Cumplimiento: Un hotel urbano ofrece alimentación a los empleados durante sus turnos, valorada en un 10% del salario. Este beneficio complementa, pero no reemplaza, el salario en efectivo, y aparece reflejado de manera desglosada en los recibos de pago.

Ejemplos prácticos de no cumplimiento del subrequisito 5.C

Industria manufacturera

No cumplimiento: Un taller textil deduce del salario el 60% bajo concepto de «alojamiento y servicios» obligatorios para todos los empleados, sin posibilidad de optar por recibir ese monto en efectivo. Esto supera el límite permitido y no respeta la voluntariedad exigida.

No cumplimiento: Una fábrica ofrece transporte a los trabajadores, pero calcula su valor de manera arbitraria e inflada para justificar el pago de salarios por debajo del mínimo legal, afectando la autonomía financiera de los empleados.

Sector agroindustrial

No cumplimiento: Una empresa frutícola paga a los recolectores con vales para consumo interno en la tienda de la finca, representando el 70% del «salario» total, sin oferta de efectivo y sin aceptación previa escrita.

Sector hotelero

No cumplimiento: Un resort obliga a los trabajadores a vivir en sus instalaciones pagando un «canon» que supera el 50% del salario mensual, sin reflejar adecuadamente estos cargos en la nómina, y sin documentar el consentimiento de los trabajadores.

Errores comunes al gestionar pagos en especie

1. Exceso en el porcentaje permitido

Uno de los errores más frecuentes es que el valor del pago en especie supera el límite legal nacional o el 50% del salario total, violando tanto la legislación local como los estándares de SMETA y la OIT. Por ejemplo, en una empresa agroindustrial, los trabajadores reciben alojamiento y alimentación cuyo valor combinado asciende al 65% de su salario mensual. Aunque los empleados reciben algún efectivo, la porción en especie es excesiva y vulnera su derecho a una remuneración libremente disponible, generando un hallazgo crítico durante la auditoría SMETA.

2. Ausencia de documentación formal

Muchos empleadores no obtienen el consentimiento escrito del trabajador respecto a los pagos en especie, lo que imposibilita demostrar la voluntariedad del acuerdo durante una auditoría. Por ejemplo, en un hotel, se proporciona alojamiento al personal de limpieza sin firmar ningún documento de aceptación. Durante una auditoría SMETA, los trabajadores no pudieron confirmar que eligieron voluntariamente este beneficio, generando un hallazgo por falta de consentimiento documentado.

3. Cálculo arbitrario del valor de los bienes o servicios

Se asignan valores no verificados o superiores a los de mercado a los bienes o servicios proporcionados (por ejemplo, asignar un costo inflado a la vivienda o a los alimentos). Un caso común es el de una empresa de construcción que ofrece alojamiento en dormitorios compartidos, pero valora esta vivienda a un costo equivalente al 55% del salario mensual, cuando el valor real en el mercado local representaría solo el 20%. Esta práctica puede ser detectada durante la auditoría como un intento de encubrir una remuneración insuficiente y generar un hallazgo por pago en especie sobrevalorado.

4. Omisión en la nómina

No reflejar detalladamente en los recibos de salario el valor del pago en especie y su proporción respecto al salario total. Por ejemplo, en una empresa textil, los recibos de nómina indican sólo el monto total percibido por el trabajador sin desglosar cuánto corresponde a salario en efectivo y cuánto a beneficios en especie (como alimentación o transporte). Esta omisión dificulta verificar el cumplimiento del límite legal y puede derivar en hallazgos de falta de transparencia salarial durante la auditoría SMETA.

5. Aplicación generalizada sin opción de renuncia

Forzar a todos los trabajadores a aceptar pagos en especie sin darles la posibilidad de optar por el equivalente en efectivo constituye un error grave. Por ejemplo, en una empresa hotelera, todos los empleados de cocina reciben obligatoriamente parte de su salario en vales de alimentos utilizables solo en la cafetería interna, sin posibilidad de optar por recibir el valor correspondiente en efectivo. Esto no solo vulnera el principio de voluntariedad, sino que también limita la libertad económica del trabajador, y podría derivar en hallazgos de incumplimiento crítico durante una auditoría SMETA.

Recomendaciones prácticas para gestionar correctamente los pagos en especie

La adecuada gestión de los pagos en especie no solo es una exigencia para cumplir con SMETA 7.0, sino también una oportunidad para fortalecer la confianza, transparencia y equidad dentro de la relación laboral. A continuación se presentan estrategias detalladas para garantizar que esta modalidad de compensación se implemente de manera legal, ética y efectiva.

1. Limitar el pago en especie a proporciones legales

Asegurar que el valor total de los bienes o servicios entregados como parte del salario no exceda nunca el porcentaje establecido por la legislación nacional aplicable, o en su defecto, el 50% del salario total, tomando siempre el criterio más restrictivo.
Implementar controles internos robustos que permitan monitorear y auditar de manera periódica la proporción de pago en especie versus salario en efectivo, utilizando herramientas de gestión de nómina o cuadros de control.

2. Documentar la aceptación voluntaria

Obtener el consentimiento escrito de cada trabajador que reciba parte de su salario en especie, dejando constancia expresa de su voluntad libre e informada.
Incluir en el contrato laboral o anexos contractuales específicos los detalles minuciosos del pago en especie: tipo de bien o servicio proporcionado, valor asignado en moneda local, condiciones de provisión, y posibilidad de revocación.
Renovar o actualizar este consentimiento cada vez que se produzcan modificaciones significativas en el esquema de pago.

3. Valorar correctamente los bienes o servicios

Realizar estudios de mercado periódicos (al menos una vez al año) para determinar el valor justo de mercado de los bienes o servicios proporcionados, asegurándose de que sean valores competitivos y realistas.
Consultar fuentes externas confiables (proveedores, cámaras de comercio, tasadores) y conservar los reportes como respaldo documental.
Ajustar los valores asignados en nómina conforme a las variaciones significativas del mercado o cambios en las condiciones de la prestación.

4. Reflejar el pago en especie en la nómina

Incluir un desglose detallado de todos los conceptos de compensación en los recibos de pago: salario base en efectivo, valor de bienes o servicios recibidos como pago en especie, deducciones aplicables, y el monto neto total.
Utilizar sistemas de nómina certificados que permitan registrar, reportar y auditar correctamente los componentes de la remuneración, asegurando su comprensión por parte del trabajador.
Comunicar al trabajador, de forma clara y regular, los detalles de su pago en especie en cada ciclo de nómina.

5. Mantener la voluntariedad y la opción de renuncia

Garantizar que el trabajador tenga la posibilidad real de optar por recibir la totalidad del salario en efectivo si así lo desea, sin sufrir consecuencias negativas o discriminación laboral.
No condicionar el acceso a beneficios laborales adicionales (como bonos, promociones o capacitaciones) a la aceptación del pago en especie.
Documentar cualquier renuncia o modificación solicitada por el trabajador y actualizar los contratos o anexos correspondientes.

6. Capacitar al personal de Recursos Humanos

Diseñar programas de formación específicos para los equipos de Recursos Humanos sobre:
- Legislación laboral local e internacional sobre pagos en especie.
- Requisitos de auditoría SMETA 7.0 aplicables al subrequisito 5.C.
- Buenas prácticas de documentación, comunicación y atención de consultas de los trabajadores.
Incluir en los programas de inducción laboral para nuevos colaboradores una sesión que explique claramente el sistema de compensación de la empresa, sus derechos respecto al pago en especie y los procedimientos de aceptación o renuncia.

7. Auditar internamente los pagos en especie

Planificar auditorías internas de cumplimiento al menos una vez por año, abarcando:
- Revisión de contratos y consentimientos firmados.
- Verificación de límites porcentuales en todos los pagos.
- Comparación del valor de bienes/servicios con precios de mercado.
- Entrevistas internas para confirmar conocimiento y aceptación de los trabajadores.
Documentar los resultados de las auditorías internas, generar reportes de hallazgos y ejecutar planes de acción correctivos inmediatos en caso de desviaciones.

Conclusión del subrequisito 5.C: «Pagos en especie»

El cumplimiento del subrequisito 5.C de SMETA 7.0 no solo implica respetar límites legales sobre el porcentaje de salario que puede ser entregado en especie, sino también consolidar una cultura de respeto hacia los derechos económicos de los trabajadores.

Gestionar adecuadamente los pagos en especie supone:

Valorar de forma justa y transparente los bienes o servicios proporcionados.
Garantizar siempre la voluntariedad y la opción de recibir salario en efectivo.
Reflejar claramente en la nómina los conceptos otorgados.
Mantener una documentación ordenada, actualizada y completa.
Formar y sensibilizar tanto a trabajadores como a supervisores sobre los derechos vinculados a la remuneración.

Desde una perspectiva de auditoría SMETA, los pagos en especie mal gestionados constituyen una fuente frecuente de hallazgos sistémicos graves que pueden afectar el proceso de auditoría y la reputación empresarial. En contraste, una gestión correcta refuerza la imagen de responsabilidad social, fortalece el compromiso laboral y protege a la organización frente a riesgos legales.

Por tanto, las empresas deben considerar este subrequisito no solo como una exigencia normativa, sino como una oportunidad de construir entornos laborales éticos, justos y sostenibles.

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Subrequisito 5.D de SMETA 7.0: Prohibición de deducciones ilegales o disciplinarias

El subrequisito 5.D de SMETA 7.0 establece que las empresas deben garantizar que cualquier deducción salarial sea legal, justificada, voluntaria y no reduzca la remuneración del trabajador por debajo del salario mínimo legal. Además, prohíbe expresamente aplicar sanciones disciplinarias mediante descuentos o retenciones salariales injustificadas.

La correcta aplicación de este subrequisito protege los ingresos de los trabajadores, asegura el cumplimiento normativo y refuerza el principio de pago justo y equitativo que fundamenta las relaciones laborales éticas.

Aspectos clave del subrequisito 5.D

Legalidad de las deducciones: Solo se pueden realizar descuentos que estén permitidos explícitamente por la ley nacional, reglamentos oficiales o por acuerdos colectivos formalmente reconocidos. Esto incluye descuentos por impuestos sobre la renta, cuotas obligatorias de seguridad social, pagos de pensión alimenticia, y otros conceptos que la legislación laboral contemple como obligatorios. Cualquier otro tipo de deducción debe ser cuidadosamente revisada para verificar su legalidad.
Autorización voluntaria: Toda deducción no obligatoria, como aportaciones a cooperativas, contribuciones a cajas de ahorro, pagos voluntarios de seguros de vida o de salud, debe contar con la autorización previa, explícita, individualizada y por escrito del trabajador. Esta autorización debe ser renovable en caso de cambios en las condiciones o montos y debe conservarse como respaldo documental.
Prohibición de sanciones económicas: No se pueden aplicar descuentos disciplinarios automáticos ni arbitrarios (por ejemplo, multas por llegar tarde, daños accidentales a herramientas, pérdidas de material), salvo que dichas prácticas estén expresamente previstas, reguladas por ley y se sigan los procedimientos establecidos. Aun si se permitieran, debe garantizarse el debido proceso y la proporcionalidad de las sanciones.
Salario neto mínimo: Las deducciones, ya sean obligatorias o voluntarias, no deben tener como consecuencia que el trabajador reciba un ingreso neto inferior al salario mínimo legal aplicable en su jurisdicción. Esto incluye considerar correctamente todas las percepciones adicionales como primas, recargos o bonificaciones para asegurar que el monto neto respetado siempre supere el umbral mínimo establecido por la legislación vigente.

Relación con las normas internacionales

Este subrequisito se alinea con principios fundamentales recogidos en el Convenio 95 de la OIT sobre la protección del salario, que establece lineamientos internacionales que toda empresa debe considerar como referencia ética y legal, incluso más allá del cumplimiento mínimo local. Los puntos principales del Convenio 95 relevantes para este subrequisito incluyen:

Regularidad en el pago: El salario debe pagarse de manera regular, en los plazos estipulados y utilizando moneda de curso legal, garantizando la estabilidad económica del trabajador.
Autorización de deducciones: Las deducciones salariales deben estar explícitamente autorizadas por la legislación nacional o contempladas en convenios colectivos, prohibiéndose cualquier descuento arbitrario o impuesto unilateralmente.
Protección contra abusos: Se debe proteger al trabajador contra deducciones abusivas, excesivas o injustificadas que pudieran comprometer su sustento o colocarlo en una situación de vulnerabilidad económica.
Información y transparencia: Todo trabajador debe recibir información clara y accesible respecto a su salario, deducciones aplicadas y los fundamentos legales o contractuales de estas.

Al respetar estos principios, las organizaciones no solo cumplen con los requisitos SMETA, sino que también contribuyen activamente a la promoción de condiciones laborales justas y dignas a nivel global.

Explicación detallada del subrequisito 5.D

El subrequisito 5.D de SMETA 7.0 establece un conjunto de directrices precisas que tienen como finalidad proteger la integridad salarial de los trabajadores, asegurar el respeto de sus derechos económicos y garantizar que cualquier práctica de deducción de salario se realice de manera ética, legal, voluntaria y completamente transparente. A continuación, se desarrolla cada componente de este subrequisito de manera ampliada:

1. Legalidad de las deducciones

Toda deducción que reduzca el salario bruto o neto de un trabajador debe estar plenamente autorizada por una fuente legal válida y verificable. Esto implica:

Ley nacional: Las legislaciones laborales de cada país establecen de manera detallada qué deducciones son obligatorias, tales como impuestos sobre la renta, contribuciones a la seguridad social, fondos de pensiones, aportaciones a institutos de vivienda o salud, y cuotas sindicales obligatorias en algunos contextos.
Convenios colectivos: En ciertos sectores, los convenios colectivos reconocidos por la autoridad laboral pueden estipular deducciones adicionales que beneficien al trabajador, como aportes a fondos de retiro complementarios o seguros gremiales.
Sentencias judiciales: Órdenes emitidas por tribunales que obliguen a embargar parte del salario, por ejemplo en casos de pensiones alimenticias, deudas judicializadas o indemnizaciones.

Es fundamental comprender que, incluso si un trabajador consiente verbalmente una deducción no contemplada en estas fuentes, dicha deducción seguiría siendo considerada ilegal bajo el enfoque de SMETA 7.0.

2. Autorización voluntaria documentada

Cuando las deducciones tienen carácter opcional o voluntario, como por ejemplo afiliaciones a cooperativas de ahorro, pagos de seguros médicos privados, fondos de ahorro para el retiro voluntarios o programas de compra de acciones para empleados, se deben cumplir rigurosamente las siguientes condiciones:

Consentimiento escrito: El trabajador debe firmar un documento en el cual manifieste su aceptación previa, explícita, informada y totalmente voluntaria de la deducción. No basta una aprobación tácita ni verbal.
Condiciones claras y transparentes: El documento de autorización debe especificar claramente el monto a deducir, la periodicidad del descuento, la finalidad exacta de la deducción y la posibilidad de que el trabajador pueda revocar dicha autorización en cualquier momento, sin represalias.
Archivo de respaldo: La empresa debe mantener archivadas todas las autorizaciones firmadas de manera ordenada, accesible y vinculada al expediente de cada trabajador, para poder presentarlas ante auditorías internas o externas.

Además, es recomendable que las empresas renueven las autorizaciones si hay cambios en las condiciones, como incrementos en los montos deducidos.

3. Prohibición de sanciones económicas disciplinarias

El subrequisito 5.D es categórico y contundente al prohibir que se utilicen descuentos salariales como mecanismos automáticos de sanción disciplinaria. Esto significa que, en ausencia de normas legales muy específicas y de procedimientos que garanticen el respeto al debido proceso, cualquier descuento aplicado como castigo directo (por llegadas tardías, errores en la producción, daños accidentales a equipos o herramientas) constituye una infracción grave. Solo podrán aplicarse deducciones con fines disciplinarios si están reguladas de manera explícita en la legislación nacional, los reglamentos internos aprobados formalmente o en convenios colectivos, y siempre que se respete el derecho del trabajador a ser informado, defenderse y apelar la sanción. Esto implica:

Debido proceso: Antes de cualquier acción disciplinaria que afecte el salario, se debe notificar al trabajador de manera formal, otorgarle derecho de defensa y asegurarse de que las sanciones sean proporcionales a la falta cometida.
Autorización normativa: Solo si la legislación nacional, los reglamentos internos de trabajo aprobados oficialmente o los convenios colectivos permiten expresamente descuentos disciplinarios, estos podrán aplicarse, siempre respetando el debido proceso.

Casos como multar a un trabajador por llegar tarde, romper equipo de trabajo, cometer errores en la producción o pérdidas de materiales, sin un respaldo normativo, constituyen infracciones graves a los principios de SMETA y a los derechos laborales fundamentales.

4. Respeto al salario mínimo neto

Una de las protecciones más importantes para los trabajadores es garantizar que, después de aplicar todas las deducciones válidas, el salario neto recibido nunca sea inferior al salario mínimo legal vigente. Para cumplir con esta obligación, se deben considerar varias acciones preventivas:

Simular escenarios de nómina: Antes de ejecutar los descuentos, realizar simulaciones que permitan verificar que ningún trabajador verá su salario neto reducido por debajo del mínimo.
Auditorías periódicas de nómina: Revisar periódicamente los pagos netos de todos los empleados, especialmente aquellos con ingresos más bajos o con múltiples deducciones, para detectar posibles riesgos de incumplimiento.
Rectificación inmediata: Si se detecta un error que lleva al pago de un salario neto inferior al mínimo, la empresa debe corregirlo de inmediato, realizando el pago complementario correspondiente y documentando el ajuste para futuras referencias.

El respeto estricto a esta regla no solo es una exigencia de cumplimiento legal, sino también un reflejo del compromiso empresarial con los derechos humanos y laborales.

Casos en que se cumple

Industria manufacturera

Una fábrica de autopartes descuenta la cuota obligatoria de seguridad social (IMSS en México) directamente del salario de sus trabajadores. Cada deducción está detallada en el recibo de nómina, y se conserva la evidencia de pago en reportes mensuales enviados a la autoridad.
Además, los trabajadores voluntariamente autorizan por escrito el descuento de una cuota mensual para un fondo de ahorro interno, cuya condición de aporte y retiro está explicada en el reglamento de la empresa.

Sector servicios (Hotelería)

Un hotel descuenta de manera legal el monto de un seguro privado de vida ofrecido como beneficio adicional, previa firma de consentimiento por parte de cada empleado. Los contratos de seguro y los formularios de autorización están archivados y disponibles para auditoría.
Cuando un empleado comete una falta grave, como abandono de trabajo, se le aplica una sanción disciplinaria conforme al reglamento interno registrado ante la autoridad laboral, sin afectar su salario, ya que la medida disciplinaria fue una suspensión sin goce de salario debidamente autorizada y documentada.

Casos de no cumplimiento

Agricultura

Una finca cafetalera descuenta un porcentaje del jornal de los trabajadores si se detecta baja productividad durante la cosecha. No existe ninguna autorización legal ni consentimiento escrito para estos descuentos, por lo que constituye una práctica ilegal.
Además, en ocasiones, se descuentan herramientas como costales o cestas rotas, sin procedimiento de notificación ni defensa.

Industria textil

Un taller de confecciones descuenta el costo de uniformes obligatorios (camisas y guantes) del salario de los trabajadores, bajo la justificación de «uso obligatorio». Los descuentos no están autorizados por ley ni por acuerdo firmado, ni se respetó el salario mínimo neto.
En otros casos, aplican multas automáticas en la nómina por retrasos menores, sin mediar notificación formal ni justificación.

Observaciones generales

Estos ejemplos muestran que el incumplimiento suele surgir por:

Desconocimiento de las leyes locales.
Prácticas «informales» toleradas por costumbre pero no reguladas.
Falta de registros adecuados de autorizaciones voluntarias.
Omisión de salvaguardar el salario mínimo neto tras aplicar descuentos.

Errores comunes en la aplicación de deducciones y sanciones salariales

A pesar de que las regulaciones sobre deducciones salariales están claramente establecidas tanto en legislaciones nacionales como en marcos internacionales como SMETA 7.0, en la práctica diaria muchas empresas, ya sea por desconocimiento, negligencia o falta de actualización en sus procedimientos internos, cometen errores que pueden derivar en hallazgos graves durante auditorías éticas. Estos errores no solo afectan la conformidad con los estándares de auditoría, sino que también deterioran la relación laboral y exponen a la empresa a riesgos legales y reputacionales. Los errores más frecuentes incluyen:

1. Deducciones sin respaldo legal o contractual

Aplicación de descuentos fuera de la ley: Algunas empresas descuentan montos del salario bajo pretextos operativos, como errores de producción, pérdida de materia prima, deterioro de herramientas o fallas menores, sin que exista respaldo legal para tales deducciones.
Ausencia de contrato o convenio colectivo que lo autorice: Si no existe un documento vigente y reconocido que respalde la deducción, esta se considera ilegal, incluso si el trabajador no presenta quejas.
Descuentos discrecionales: Realizar descuentos según «criterio del supervisor» o «práctica habitual» es una fuente constante de hallazgos negativos.

2. Falta de autorización escrita para deducciones voluntarias

Acuerdos verbales insuficientes: Permitir descuentos para cajas de ahorro, cooperativas, seguros voluntarios o donaciones, basándose únicamente en la aceptación verbal del trabajador, sin documentarlo.
Autorizaciones obsoletas: No actualizar los consentimientos cuando cambian las condiciones (p.ej., aumento de la cuota mensual o cambios de proveedor del servicio) constituye un incumplimiento.
Falta de información clara: No explicar al trabajador el destino, condiciones de cancelación o reversión de la deducción genera falta de transparencia.

3. Aplicación de sanciones económicas automáticas

Multas sin procedimiento disciplinario: Aplicar descuentos automáticos en nómina por llegadas tarde, inasistencias o errores en el trabajo, sin investigación, notificación previa, derecho de defensa ni posibilidad de apelación.
Confusión entre falta y responsabilidad económica: Confundir faltas administrativas con responsabilidades económicas: Interpretar una falta administrativa (como llegar tarde, cometer errores menores, incumplir procedimientos internos) como una obligación de deuda económica por parte del trabajador es un error. Las faltas administrativas son conductas que pueden ameritar sanciones disciplinarias no monetarias, mientras que las deudas económicas solo pueden originarse si hay un daño directo y cuantificable, amparado legalmente o mediante autorización expresa..
Ausencia de reglamentos internos actualizados: Operar sin un código de ética o reglamento de trabajo aprobado donde se regulen las faltas y las sanción permitida.

4. Reducción del salario neto por debajo del salario mínimo legal

Descuentos acumulativos no controlados: Cuando múltiples deducciones legales y voluntarias superan la capacidad de pago del trabajador, dejándolo por debajo del salario mínimo.
Falta de monitoreo sistemático de nómina: No llevar un control mensual que detecte estos casos de forma proactiva.
No corregir errores detectados: Aun cuando se identifique que un salario neto quedó por debajo del mínimo, no actuar de inmediato para rectificarlo.

Buenas prácticas para garantizar cumplimiento

Implementar buenas prácticas de forma consistente no solo previene errores, sino que también demuestra un compromiso auténtico con los principios de responsabilidad social corporativa y cumplimiento ético. Algunas de las mejores prácticas incluyen:

1. Validar la legalidad de toda deducción

Auditorías legales periódicas: Someter las prácticas de deducción y sanción salarial a revisiones legales regulares para asegurar que se alineen a las últimas actualizaciones normativas.
Consultas especializadas: Consultar abogados laborales antes de aplicar nuevos tipos de deducciones o cambios en las políticas de descuento.
Revisión documental: Verificar la vigencia y validez de convenios colectivos o acuerdos sindicales que permitan deducciones.

2. Formalizar las deducciones voluntarias

Formato estandarizado de autorización: Utilizar formatos claros y completos donde el trabajador acepte voluntariamente, específicamente y de manera informada cada deducción.
Capacitación previa: Realizar sesiones informativas para explicar a los trabajadores los alcances de cada descuento voluntario.
Acceso a cancelar o modificar: Permitir que el trabajador solicite la cancelación de deducciones voluntarias sin represalias.

3. Diseñar procesos disciplinarios separados

Procedimientos de investigación interna: Cada falta debe investigarse, documentarse, notificarse y sancionarse de acuerdo con un reglamento aprobado.
Políticas de no deducción: Evitar, salvo casos permitidos por ley, que las sanciones disciplinarias afecten directamente la nómina.
Opciones correctivas no monetarias: Implementar alternativas como capacitaciones correctivas, amonestaciones escritas, suspensiones temporales no remuneradas con justificacion formalizada.

4. Verificar nóminas respecto al salario mínimo

Uso de sistemas de alertas en software de nómina: Configurar el software para generar alertas automáticas si el neto a pagar cae por debajo del salario mínimo legal.
Revisiones cruzadas de auditoría interna: Incluir verificaciones específicas sobre deducciones en las auditorías internas mensuales o trimestrales.
Registro de acciones correctivas: Documentar todas las acciones realizadas para rectificar pagos incorrectos o ajustes de nómina.

Conclusión del subrequisito 5.D

El subrequisito 5.D de SMETA 7.0, que regula deducciones y sanciones salariales, es clave para proteger los derechos laborales y promover la equidad. Su cumplimiento refleja un compromiso ético con la justicia y la dignidad, fomenta la transparencia y fortalece la confianza de los trabajadores. Además, alinea a la empresa con estándares internacionales, reduce riesgos legales y potencia su reputación en cadenas de suministro éticas. Gestionarlo correctamente es una inversión en sostenibilidad, productividad y responsabilidad social.

Subrequisito 5.E de SMETA 7.0: Pago por todo el tiempo trabajado (incluidas reuniones y formación)

El subrequisito 5.E del protocolo SMETA 7.0 establece la obligación de que todos los trabajadores sean remunerados por el total del tiempo efectivamente trabajado. Esto incluye no solo las horas normales de labor, sino también cualquier actividad que el empleador exija como parte de las responsabilidades laborales, tales como:

Reuniones de trabajo.
Capacitaciones obligatorias.
Movilizaciones internas o tiempos de traslado dentro de la jornada.
Actividades de inducción o formación en seguridad.

Este principio está basado en el derecho fundamental de «a trabajo realizado, salario correspondiente» y busca evitar prácticas abusivas donde los trabajadores realicen tareas fuera del horario regular sin la debida compensación.

El cumplimiento de 5.E es esencial para garantizar:

El respeto al principio de jornada laboral justa.
La prevención de trabajo no remunerado.
La correcta contabilización de horas extraordinarias.
La protección de los derechos económicos de los trabajadores.

Explicación del subrequisito 5.E

SMETA 7.0 especifica que toda actividad laboral obligatoria organizada, solicitada o impuesta por el empleador debe ser considerada parte integral de la jornada de trabajo y, por ende, remunerada conforme a la legislación local, las prácticas laborales justas y/o los convenios colectivos aplicables. Esta disposición tiene como objetivo garantizar que los trabajadores reciban una retribución justa por cada actividad que forma parte de su desempeño profesional, sin importar su naturaleza o duración.

Esto implica que:

Reuniones de trabajo: Inclusive aquellas breves al inicio o cierre de turno, sesiones informativas matutinas, reuniones de seguridad industrial o asambleas internas deben formar parte del tiempo registrado y remunerado, ya que representan actividades obligatorias.
Capacitaciones obligatorias: Tanto las formaciones técnicas (por ejemplo, nuevos procedimientos de operación) como las relacionadas con seguridad y salud ocupacional deben ser consideradas tiempo de trabajo efectivo. Si estas se realizan fuera del horario regular, corresponde pagarlas como horas extraordinarias según la tarifa legal vigente.
Actividades de inducción o integración: El proceso de orientación a nuevos empleados, incluyendo recorridos guiados, presentaciones institucionales, formación en valores corporativos o capacitación en procedimientos internos, debe ser registrado como tiempo trabajado.
Movilizaciones internas: El tiempo de traslado dentro de las instalaciones (entre áreas de trabajo, cambios de puesto, desplazamiento a almacenes, etc.) durante la jornada, así como los desplazamientos obligatorios para formaciones o inspecciones internas, debe contabilizarse y pagarse como parte de la jornada laboral.

Una adecuada consideración de estas actividades dentro de la jornada laboral protege al trabajador contra la práctica del «trabajo gratuito» y ayuda a construir relaciones laborales más justas, transparentes y en cumplimiento de los principios éticos internacionales.

Principios claves

No trabajo gratuito: Bajo ningún concepto debe requerirse al trabajador participar en actividades obligatorias sin una compensación económica justa y documentada. La empresa debe garantizar que incluso las actividades de corta duración sean reconocidas formalmente como tiempo trabajado.
Pago de horas extra: Si estas actividades incrementan la duración normal de la jornada, deben pagarse las horas adicionales conforme a las tasas legales de sobretiempo. Además, deben respetarse los límites máximos de horas extras establecidos por la legislación laboral local o los convenios colectivos aplicables.
Prohibición de transferir costos: Está prohibido trasladar al trabajador cualquier costo asociado a capacitaciones obligatorias, materiales, inscripciones o desplazamientos requeridos para cumplir actividades impuestas por el empleador. La empresa debe cubrir la totalidad de los gastos asociados a dichas actividades.
Documentación y control: Las horas de participación en actividades obligatorias deben registrarse adecuadamente para su pago correcto, utilizando sistemas confiables de control de asistencia, registros de participación en capacitaciones y validaciones de horas extraordinarias, asegurando trazabilidad y transparencia en el proceso.

Issue Titles asociados al subrequisito 5.E

Durante una auditoría SMETA, el incumplimiento del subrequisito 5.E puede derivar en varios tipos de hallazgos («issue titles»), que reflejan prácticas laborales no conformes en relación al pago por el tiempo efectivamente trabajado. A continuación se presentan los principales issue titles relevantes:

1. Workers are required to pay for essential training (894/895)

Código:

894 (hallazgo aislado)
895 (hallazgo sistémico)

Descripción: Los trabajadores deben cubrir el costo de capacitaciones obligatorias requeridas por el empleador, ya sea para desempeñar su trabajo o para cumplir normativas legales o de seguridad.

Ejemplo práctico: Una empresa de manufactura exige a los nuevos operadores pagar de su bolsillo un curso de seguridad industrial como condición para su contratación.

2. Workers are not remunerated for all time worked (896/897)

Código:

896 (hallazgo aislado)
897 (hallazgo sistémico)

Descripción: Los trabajadores realizan actividades obligatorias —como reuniones, capacitaciones o tareas de inducción— fuera de su horario normal, pero dicho tiempo no es remunerado adecuadamente ni registrado como trabajo efectivo.

Ejemplo práctico: En un centro de distribución, los trabajadores deben asistir a una reunión diaria de 30 minutos antes de su turno, pero dicho tiempo no se registra ni se paga.

Casos de incumplimiento o cumplimiento del subrequisito 5.E

Sector manufactura

Cumplimiento: Una fábrica de autopartes organiza reuniones diarias de seguridad antes de iniciar el turno de producción. Cada minuto de estas reuniones es registrado como tiempo trabajado, asegurando su inclusión en el cálculo de horas normales o extraordinarias, según corresponda, y se refleja de manera precisa en la nómina quincenal. Además, los supervisores llevan registros de asistencia para validar el tiempo invertido en estas sesiones.

Incumplimiento: Una planta de procesamiento de alimentos exige a sus operarios asistir 45 minutos antes de su turno para preparar las áreas de trabajo, verificar maquinaria y completar listas de chequeo, pero ese tiempo adicional no se contabiliza en la jornada laboral, ni se paga como horas extra. Esto genera desmotivación y aumenta el riesgo de hallazgos durante auditorías SMETA.

Sector agroindustrial

Cumplimiento: Una finca cafetalera proporciona capacitación obligatoria sobre buenas prácticas agrícolas durante el horario regular de trabajo. La empresa asegura que el tiempo invertido en la formación esté debidamente registrado y remunerado, incluyendo el pago de transporte cuando las capacitaciones se realizan en sitios alejados de la finca.

Incumplimiento: En un ingenio azucarero, se realizan reuniones de planeación de zafra durante días oficialmente de descanso (domingos o feriados), obligando a los trabajadores a asistir sin ofrecer remuneración adicional, ni compensación posterior. Esto representa una violación directa del principio de jornada laboral justa.

Sector hotelero y de servicios

Cumplimiento: Un hotel de cadena internacional incluye en el horario laboral todas las reuniones semanales de retroalimentación para camareros, personal de limpieza y cocineros. El tiempo de estas reuniones es programado dentro de los turnos regulares o remunerado como horas extra si excede la jornada establecida.

Incumplimiento: Una cadena de restaurantes organiza capacitaciones de servicio al cliente los domingos por la mañana, cuando los empleados están en su día de descanso. Estas actividades son consideradas obligatorias para la permanencia en el empleo, pero no se reconoce ni el tiempo trabajado ni el gasto de traslado, generando incumplimiento de los requisitos SMETA.

Sector textil y confección

Cumplimiento: Una maquiladora realiza capacitaciones de inducción para nuevas operarias durante su primer día oficial de trabajo, asegurándose de que todas las horas dedicadas a la formación estén debidamente remuneradas como parte de su salario regular. Los registros de asistencia y hojas de firma respaldan el cumplimiento.

Incumplimiento: Talleres de costura, especialmente aquellos de subcontratistas informales, convocan a reuniones de producción en la madrugada, antes del horario habitual. Los trabajadores deben asistir para recibir instrucciones de producción diaria, pero ese tiempo no se registra formalmente ni se paga, exponiendo a la empresa contratante a riesgos reputacionales graves.

Errores comunes respecto al requisito 5.E

No registrar actividades breves: Pensar equivocadamente que reuniones de corta duración (10-15 minutos) no requieren ser pagadas o registradas, aunque sean obligatorias.
Capacitaciones mal clasificadas: Clasificar erróneamente como «voluntarias» las capacitaciones que en realidad son imprescindibles para desempeñar el puesto, como formaciones en salud y seguridad ocupacional.
Desplazamientos internos no contabilizados: No reconocer el tiempo invertido en movilizaciones entre áreas de trabajo como parte de la jornada, ignorando la jurisprudencia y legislación laboral que protege al trabajador.
Costos de formación trasladados al trabajador: Imponer a los empleados el pago de cursos, manuales, certificaciones o materiales necesarios para cumplir con las exigencias del empleador.
Falta de evidencias de registro: No conservar listas de asistencia, hojas de firmas, o reportes de participación en formaciones, lo cual impide demostrar ante auditores que las actividades obligatorias fueron remuneradas adecuadamente.
Omisiones en cálculo de horas extra: Realizar capacitaciones o reuniones fuera del horario regular sin aplicar los recargos legales correspondientes al trabajo extraordinario.
Ausencia de políticas claras: No contar con una política documentada sobre la remuneración del tiempo de reuniones y capacitaciones, generando confusión entre los trabajadores y aumentando el riesgo de hallazgos.

Recomendaciones para cumplir correctamente el subrequisito 5.E

Cumplir adecuadamente con el subrequisito 5.E de SMETA 7.0 no solo permite superar satisfactoriamente una auditoría de comercio ético, sino que también contribuye a consolidar una cultura de respeto, equidad y transparencia dentro de la organización. Implementar buenas prácticas en esta materia refuerza el compromiso de la empresa con los derechos laborales fundamentales y mejora de manera sostenible su relación con los trabajadores. A continuación, un conjunto de recomendaciones prácticas diseñadas para garantizar el pago correcto de todo el tiempo trabajado, cumpliendo así con los estándares exigidos por SMETA:

1. Registrar todas las actividades laborales obligatorias de manera rigurosa

Establecer procedimientos escritos y validados para registrar el inicio y finalización de todas las actividades obligatorias, incluyendo reuniones, capacitaciones, inducciones y cualquier otra acción programada fuera del puesto de trabajo habitual.
Implementar sistemas de control de asistencia confiables, como hojas de firmas físicas, registros biométricos, tarjetas de proximidad o aplicaciones de gestión de tiempos.
Verificar periódicamente que la información registrada coincida con las actividades programadas y reportadas, evitando omisiones.

2. Programar todas las actividades dentro del horario laboral habitual

Diseñar el calendario de reuniones, entrenamientos y formaciones de manera que se realicen dentro de la jornada ordinaria pactada con los trabajadores.
En casos excepcionales donde se requiera realizarlas fuera del horario normal, garantizar la compensación económica adecuada mediante el pago de horas extraordinarias conforme al marco legal vigente.
Informar a los trabajadores con suficiente antelación sobre cualquier actividad que pueda alterar su horario regular.

3. Remunerar todas las horas efectivamente trabajadas sin excepciones

Asegurar el pago justo de todas las actividades obligatorias que impliquen extensión de la jornada habitual, aplicando los recargos por horas extra establecidos en la legislación laboral o convenios colectivos aplicables.
Registrar estas horas adicionales de forma separada en la nómina para garantizar su correcta liquidación y visualización por parte del trabajador.
Auditar mensualmente la correspondencia entre horas registradas y horas pagadas.

4. Evitar trasladar cualquier costo de formaciones esenciales a los trabajadores

Cubrir todos los costos asociados a capacitaciones obligatorias, tales como inscripciones a cursos, compra de materiales, certificaciones profesionales o gastos de transporte cuando correspondan.
Desarrollar una política interna que prohíba expresamente trasladar estos costos al trabajador, dejando constancia documental de la financiación empresarial.
Sensibilizar a los supervisores y mandos medios sobre esta prohibición.

5. Comunicar políticas claras, accesibles y comprensibles a todos los trabajadores

Crear políticas escritas donde se especifique que todo el tiempo dedicado a actividades obligatorias será remunerado de acuerdo con la normativa aplicable.
Difundir estas políticas a través de manuales de bienvenida, capacitaciones iniciales y comunicados internos.
Capacitar regularmente a supervisores, encargados de área y personal de recursos humanos en la aplicación correcta de dichas políticas.

6. Conservar evidencia documental completa y actualizada

Mantener registros precisos de asistencia a reuniones, cursos, inducciones, capacitaciones y desplazamientos internos que sean obligatorios.
Guardar copias de recibos de nómina detallados donde consten los pagos de horas normales y extraordinarias.
Archivar reportes de control de tiempos y certificados de participación de cada actividad relevante.
Implementar un sistema de almacenamiento seguro y de fácil acceso para los registros de cumplimiento.

7. Realizar auditorías internas preventivas de cumplimiento

Establecer un calendario de auditorías internas, revisando periódicamente la correcta aplicación de las políticas de pago de tiempo trabajado.
Utilizar listas de verificación (checklists) específicas que contemplen todos los escenarios cubiertos por el subrequisito 5.E.
Corregir de inmediato cualquier brecha o desviación detectada, documentando las acciones correctivas implementadas y realizando seguimientos posteriores.

Conclusión del subrequisito 5.E

La correcta gestión del pago por todo el tiempo trabajado, incluyendo reuniones, capacitaciones y traslados laborales, es un componente esencial del cumplimiento ético en SMETA 7.0. Los errores comunes en entrevistas, como la falta de conocimiento, la inconsistencia en respuestas o la ausencia de evidencia, pueden poner en riesgo la conformidad de la organización.

Anticiparse a estos errores mediante capacitación interna, documentación ordenada y preparación estructurada del personal no solo garantiza una auditoría más fluida, sino que también refuerza la transparencia y fortalece la confianza entre empresa y trabajadores. La transparencia, la formación y la consistencia son los pilares para demostrar que la organización respeta plenamente el derecho de los trabajadores a ser remunerados por todo el tiempo que dedican a sus funciones laborales.

Subrequisito 5.F de SMETA 7.0: Provisión de información salarial clara y por escrito

El subrequisito 5.F de SMETA 7.0 establece que todos los trabajadores deben recibir información salarial que sea clara, escrita y comprensible antes de que inicien cualquier actividad laboral dentro de la organización. Además, cada vez que ocurran cambios significativos en las condiciones de pago, la empresa tiene la obligación de notificar dichos cambios de manera formal y escrita al trabajador. Esta información debe cubrir de manera integral aspectos fundamentales como el salario base, las tarifas aplicables por hora o por jornada, la frecuencia de pago (ya sea semanal, quincenal o mensual), las deducciones permitidas, los bonos adicionales, el pago de horas extra, y otros beneficios relacionados.

Garantizar la transparencia absoluta en la comunicación salarial no solo protege los derechos laborales fundamentales establecidos por normas internacionales y leyes nacionales, sino que también contribuye a prevenir malentendidos, disputas salariales y reclamos legales posteriores. Adicionalmente, facilita el fortalecimiento de la confianza entre empleadores y trabajadores, promueve un ambiente de trabajo basado en la equidad y la claridad, y se convierte en un elemento clave para superar exitosamente una auditoría SMETA, donde la evidencia documental y testimonial relacionada con salarios es examinada de forma minuciosa.

Aspectos claves del subrequisito 5.F

Entrega previa: Antes de que un trabajador comience sus labores o firme su contrato, debe recibir un documento claro y completo que especifique las condiciones salariales. Esto incluye el monto de su salario base, la modalidad de pago, los recargos aplicables en caso de horas extra, cualquier bonificación o incentivo adicional, y los detalles de beneficios sociales a los que tendrá derecho. Es recomendable que esta información se entregue en una carta oferta, un contrato escrito, o un anexo formal previo al inicio de la relación laboral.
Actualización oportuna: En caso de cualquier modificación relacionada con el salario, ya sea por ajustes anuales, cambios de puesto, promociones, alteraciones en el turno de trabajo o reformas legales, la empresa debe informar al trabajador por escrito de manera oportuna, asegurándose de que este acepte los cambios mediante firma. La falta de actualización puede generar incumplimientos graves detectables durante auditorías.
Idioma comprensible: Toda la información salarial debe ser entregada en un idioma que el trabajador pueda leer y entender claramente. Esto implica adaptar los documentos si existe diversidad lingüística en la plantilla laboral y garantizar que no existan términos técnicos confusos o abreviaturas no explicadas. Ofrecer sesiones de explicación adicionales para reforzar la comprensión es considerado una buena práctica.
Documentación adecuada: La empresa debe conservar copias firmadas de todos los documentos entregados a los trabajadores referentes a las condiciones salariales y sus modificaciones. Esta documentación debe ser almacenada de forma ordenada y disponible para revisión en caso de auditoría. Incluye contratos de trabajo, cartas de oferta, adendas salariales, comunicaciones oficiales sobre cambios de pago y registros de inducción laboral que incluyan la explicación de las condiciones salariales.

Normas de referencia

Convenio 95 de la OIT sobre la protección del salario: Este convenio establece principios esenciales sobre la puntualidad en el pago, la claridad de las condiciones de empleo y la protección contra deducciones no autorizadas, reforzando la importancia de informar a los trabajadores de manera transparente.
Convenio 100 de la OIT sobre la igualdad de remuneración: Subraya la necesidad de remunerar equitativamente a hombres y mujeres que desempeñan trabajos de igual valor, lo que implica también que las condiciones salariales sean claras, comparables y no discriminatorias.
Código Base de ETI (Ethical Trading Initiative): El código exige que los salarios y beneficios se comuniquen claramente a los trabajadores de manera previa y continua, como parte de las buenas prácticas laborales requeridas para participar en cadenas de suministro éticas.
Leyes laborales nacionales: Cada legislación nacional establece requisitos específicos para la entrega de contratos escritos, la notificación de cambios en las condiciones salariales y la protección de los trabajadores contra la falta de transparencia salarial. Es fundamental que las empresas operen conforme a la normativa de cada país en donde tienen presencia.

Ejemplos de cumplimiento del subrequisito 5.F

Entrega de contrato escrito antes de la incorporación

Una empresa manufacturera de gran escala, con más de 500 trabajadores, establece como requisito obligatorio que todos los nuevos empleados firmen un contrato laboral antes de comenzar a desempeñar sus funciones. Este contrato especifica claramente el salario base mensual, el horario de trabajo, las tarifas aplicables a horas extra, los beneficios legales (vacaciones, aguinaldo, bonos de productividad), y los mecanismos de pago utilizados (depósito bancario quincenal). Además, el contrato está redactado en el idioma predominante de la región y va acompañado de una sesión de inducción donde se explica, punto por punto, cada cláusula salarial para garantizar la comprensión total del trabajador.

Actualización salarial comunicada por escrito

Una empresa de servicios de atención al cliente realiza una revisión anual de los salarios para ajustarlos al nuevo salario mínimo nacional. Tras calcular los ajustes correspondientes, cada trabajador recibe una carta oficial que comunica el nuevo monto de su salario base, el porcentaje de incremento aplicado, la fecha de efectividad del cambio y los ajustes proporcionales en bonificaciones y recargos de horas extra. Esta carta debe ser firmada por el trabajador como constancia de recepción y se archiva junto a su expediente laboral.

Contratos multilingües para plantilla diversa

En una plantación agroindustrial ubicada en una región multicultural, donde se hablan tanto el idioma oficial del país como varios dialectos locales, la empresa ha optado por traducir todos sus contratos laborales, documentos de inducción y manuales de políticas de recursos humanos a los tres idiomas más hablados por los trabajadores. Además de entregar la documentación, se realizan sesiones grupales con traductores comunitarios para explicar verbalmente los términos salariales y responder cualquier duda antes de la firma.

Errores frecuentes de incumplimiento

Entregar contratos incompletos o genéricos: Firmar documentos que indican «salario conforme a ley» sin especificar cifras concretas, modalidad de pago, horarios, ni detallar beneficios adicionales genera incertidumbre y riesgo de incumplimiento.
No actualizar cambios salariales: Realizar ajustes de salario, turnos o bonificaciones sin notificar formalmente a los trabajadores por escrito. Esto puede generar hallazgos graves en auditorías o conflictos laborales.
Idioma inapropiado o inaccesible: Proporcionar contratos en un idioma extranjero o técnico sin considerar la comprensión real de los trabajadores. Esto puede derivar en reclamaciones fundamentadas.
Falta de conservación de documentos: No guardar copias firmadas de contratos iniciales, cartas de ajuste salarial, o actualizaciones contractuales dificulta la defensa en auditorías o inspecciones.
Usar formatos ambiguos o poco claros: Utilizar abreviaturas sin explicación (por ejemplo, «SMI», «PRIMA») o términos jurídicos sin glosario accesible para los empleados.

Conclusión del subrequisito 5.F

Garantizar una comunicación salarial clara, escrita y accesible no solo es un requisito de auditoría, sino una práctica esencial para consolidar relaciones laborales basadas en la transparencia y el respeto mutuo. Cumplir el subrequisito 5.F implica que cada trabajador conozca plenamente las condiciones de su remuneración, comprenda cualquier cambio que se produzca durante su relación laboral y disponga de documentos verificables que respalden dicha información.

La falta de precisión o accesibilidad en la comunicación salarial puede derivar en graves riesgos legales, hallazgos en auditorías y un deterioro de la confianza interna. En cambio, una gestión salarial clara fortalece la equidad, incrementa la satisfacción de los colaboradores y proyecta una imagen corporativa ética y comprometida con los derechos laborales.

Al cerrar el cumplimiento del subrequisito 5.F, las organizaciones no solo cumplen con un estándar internacional, sino que también sientan bases sólidas para un ambiente laboral justo, informado y sostenible.

Subrequisito 5.G de SMETA 7.0: Emisión de recibos de pago completos y precisos

El subrequisito 5.G de SMETA 7.0 exige que los empleadores proporcionen a los trabajadores recibos de nómina claros, detallados y comprensibles en cada periodo de pago, junto con registros documentales sistemáticos y accesibles. Estos comprobantes, que reflejan el salario, deducciones y otros conceptos, promueven la transparencia, protegen los derechos laborales y facilitan el cumplimiento en auditorías. Además, fortalecen la confianza de los trabajadores, mejoran su satisfacción y permiten a las empresas anticiparse a no conformidades, consolidando una cultura de equidad y legalidad.

Aspectos claves del subrequisito 5.G

Entrega de recibos de pago claros y completos: Cada pago realizado al trabajador debe ir acompañado de un comprobante escrito o electrónico que detalle de forma precisa el salario base, las horas ordinarias y extra trabajadas, las bonificaciones u otros incentivos, todas las deducciones (ya sean legales, contractuales o voluntarias), y finalmente el salario neto a recibir. También debe indicar el periodo de tiempo trabajado y la fecha de pago.
Accesibilidad y comprensión: El comprobante de pago debe estar redactado en un lenguaje claro, sencillo y en un idioma que el trabajador comprenda plenamente. Se debe evitar el uso excesivo de términos técnicos, abreviaturas ambiguas o formatos poco intuitivos. Además, debe entregarse de manera oportuna (simultánea o inmediatamente posterior al pago) y a través de medios que faciliten su conservación por parte del trabajador.
Mantenimiento de registros documentados: El empleador debe conservar copias físicas o registros digitales de todos los pagos realizados, asegurando su integridad, disponibilidad y confidencialidad. Estos registros deben organizarse de forma que se facilite su acceso durante auditorías o inspecciones, y deben mantenerse al menos durante el tiempo que establezca la legislación nacional o, como buena práctica, durante un periodo no inferior a cinco años.

Normas de referencia

Convenio 95 de la OIT: Reafirma el derecho fundamental del trabajador a recibir una declaración detallada, comprensible y verificable de su remuneración, fortaleciendo los principios de transparencia y equidad laboral.
Código Base de ETI: Obliga a las empresas a proporcionar información clara, precisa y verificable sobre todos los pagos realizados a sus trabajadores, reforzando su compromiso ético con condiciones laborales justas.
Leyes laborales nacionales: Las regulaciones locales, en la mayoría de países, exigen la emisión obligatoria de recibos de nómina desglosados, con detalles de percepciones y deducciones, constituyendo un requisito imprescindible para la formalidad laboral y la protección de derechos del trabajador.

Ejemplos de cumplimiento

Ejemplo 1: Emisión de recibos de nómina digitales con firma electrónica

Una empresa de manufactura implementa un sistema digital de nómina donde cada trabajador recibe, a través de su correo institucional, su recibo de pago mensual. El documento incluye detalles como salario base, horas ordinarias y extra trabajadas, bonos, deducciones legales y voluntarias, y salario neto. Idealmente, el trabajador firma electrónicamente la recepción, y el sistema guarda copias tanto para la empresa como para el empleado.

Sin embargo, cuando no se obtiene la firma de recepción y sólo se puede comprobar el envío mediante registros de correo electrónico, se recomienda:

Guardar la evidencia del envío (registro del servidor de correo, acuse de recibo automático si es posible, o copia del correo enviado).
Incluir en el correo un mensaje claro indicando que el recibo de pago está disponible para revisión y aceptación, solicitando confirmación de lectura.
Complementar el procedimiento con una política interna que indique que el envío del recibo se considerará, salvo respuesta en contrario, como prueba de entrega.

Esta práctica fortalece la trazabilidad y permite, ante una auditoría o litigio, demostrar que se cumplió con la obligación de proporcionar información salarial clara y accesible.

Ejemplo 2: Entrega física de recibos en obra agroindustrial

En una finca cafetalera, los trabajadores reciben pagos semanales en efectivo. Para cada pago, se entrega un recibo físico con su desglose de horas trabajadas, salario correspondiente, deducciones de seguridad social y pagos netos. Cada recibo es firmado manualmente por el trabajador y archivado por el encargado de recursos humanos.

Ejemplo 3: Inclusión de glosarios en recibos de trabajadores migrantes

Una empresa hotelera que emplea trabajadores migrantes entrega recibos de nómina en el idioma oficial, pero incluye un glosario traducido con explicaciones sencillas de términos como «deducción», «bonificación» y «salario neto» para asegurar la comprensión plena.

Errores comunes

No emitir recibos de nómina: Realizar pagos en efectivo o mediante transferencia bancaria sin entregar comprobante detallado que permita al trabajador verificar la composición de su salario. Este error es particularmente grave ya que vulnera el principio de transparencia en la relación laboral y puede desencadenar hallazgos graves en auditorías SMETA. Aun cuando se realice una transferencia bancaria, es indispensable emitir y entregar al trabajador un recibo formal que detalle salario base, horas trabajadas, bonificaciones, deducciones y salario neto. No basta con enviar un comprobante de transacción bancaria o un correo de aviso de pago; se debe proporcionar un documento completo, claro y comprensible que cumpla los requisitos legales. Asimismo, la empresa debe conservar registros ordenados y accesibles de estos recibos para respaldar su cumplimiento ante auditorías, inspecciones gubernamentales o litigios laborales.
Recibos incompletos: Emitir comprobantes salariales que omitan información clave como horas extra trabajadas, bonificaciones otorgadas, o deducciones aplicadas, ya sea por error, negligencia o falta de sistematización en el proceso de nómina. Esta omisión genera inconsistencia entre lo que el trabajador realmente recibe y lo que queda documentado, afectando la transparencia y vulnerando los derechos laborales. Un recibo incompleto puede dar lugar a hallazgos SMETA como «Payslips inconsistent with actual wages paid» (Issue 409), además de dificultar la defensa ante posibles reclamos laborales o inspecciones. Para evitar este error, se recomienda validar la integridad del recibo en cada periodo de pago mediante revisiones cruzadas entre los sistemas de control de tiempo trabajado y el sistema de nómina.
Formatos confusos: Utilizar abreviaturas técnicas no explicadas, códigos internos desconocidos para los trabajadores o estructuras de recibos desordenadas y difíciles de interpretar. Esto puede generar confusión sobre los conceptos pagados y deducidos, afectar la comprensión de los derechos salariales y aumentar la percepción de falta de transparencia. Es fundamental que los recibos sean claros, con lenguaje sencillo y disposición lógica de la información, facilitando su lectura tanto para trabajadores alfabetizados como para aquellos con niveles básicos de educación. Incorporar glosarios anexos o leyendas explicativas ayuda a mejorar la accesibilidad del documento y previene hallazgos de auditoría asociados a falta de claridad.
Falta de archivo de registros: No conservar copias de los recibos emitidos, ya sea en formato físico o digital, constituye un riesgo grave de incumplimiento. La falta de respaldo documental dificulta la comprobación de que los salarios fueron pagados correctamente y según lo acordado, tanto ante auditorías internas o externas como en inspecciones gubernamentales o litigios laborales. Para evitar este error, es fundamental establecer procedimientos sistemáticos de archivo, que incluyan la digitalización segura de los recibos y su resguardo ordenado, asociado a cada trabajador y periodo de pago. Se recomienda mantener una copia accesible para auditorías durante al menos cinco años o conforme a la legislación nacional vigente.
Idiomas no adaptados: No facilitar traducciones cuando existen barreras idiomáticas constituye un error significativo que afecta directamente la comprensión de la información salarial por parte de los trabajadores. Esto puede derivar en confusiones, reclamos y hallazgos de auditoría, particularmente en empresas que emplean trabajadores migrantes o con diversidad lingüística. La falta de adaptación del idioma impide que el trabajador comprenda adecuadamente conceptos clave como salario base, horas extra, deducciones y beneficios. Para evitar este problema, es fundamental implementar procedimientos de traducción accesible, ya sea mediante glosarios anexos, recibos bilingües o sesiones de explicación oral en el idioma del trabajador. También se recomienda documentar la entrega y comprensión de esta información como parte del expediente laboral.

Mejores prácticas para cumplir eficazmente el subrequisito 5.G

Garantizar el cumplimiento del subrequisito 5.G de SMETA 7.0 requiere una implementación rigurosa de buenas prácticas que aseguren transparencia, legalidad y accesibilidad de los registros salariales. A continuación se describen las mejores estrategias para lograrlo de manera eficiente y sostenible.

1. Diseño de recibos de nómina claros, completos y amigables

Contenido detallado: Incluir información completa que abarque el salario base, horas ordinarias trabajadas, horas extras, bonificaciones, deducciones legales, deducciones voluntarias y salario neto a recibir.
Formato estructurado: Organizar la información en secciones claras y lógicas, con encabezados visibles, tablas de resumen y notas aclaratorias.
Lenguaje accesible: Evitar el uso de abreviaturas técnicas o códigos internos sin explicación. Si se utilizan siglas o términos complejos, acompañarlos de un glosario anexo o pie de página.
Atractivo visual: Usar tipografía legible, espaciado adecuado y, si es posible, incorporar elementos gráficos simples (como íconos o resaltados) para mejorar la comprensión.

2. Asegurar la accesibilidad lingüística y cultural

Entrega adaptada: Proporcionar los recibos de nómina en el idioma que el trabajador comprenda plenamente. En entornos multilingües, ofrecer versiones traducidas o glosarios aclaratorios.
Validación de comprensión: Realizar sesiones informativas o inducciones donde se expliquen los principales conceptos salariales incluidos en el recibo.
Atención a diversidad cultural: Asegurar que los formatos y mensajes respeten y consideren las particularidades culturales del colectivo de trabajadores.

3. Implementar sistemas robustos de emisión y respaldo seguro

Nómina electrónica eficiente: Utilizar plataformas de nómina que generen recibos automáticos, con capacidad de firma digital y almacenamiento seguro en la nube o servidores corporativos.
Procedimientos de envío documentados: Enviar los recibos mediante correos electrónicos institucionales o plataformas seguras, solicitando confirmación de lectura o acuse de recibo siempre que sea posible.
Respaldo y auditoría interna: Mantener respaldos automáticos de los recibos emitidos y desarrollar procedimientos de recuperación de información en caso de fallos.

4. Formalizar políticas internas claras sobre emisión y recepción

Política de entrega de recibos: Documentar formalmente que el envío del recibo de nómina al correo registrado del trabajador se considera evidencia válida de entrega, salvo prueba en contrario.
Difusión en inducciones: Comunicar esta política a todos los nuevos ingresos durante sus procesos de inducción.
Canales de comunicación: Habilitar mecanismos accesibles para que los trabajadores puedan consultar dudas, reportar omisiones o solicitar copias de recibos.

5. Realizar revisiones internas periódicas y correctivas

Auditorías salariales regulares: Planificar auditorías trimestrales o semestrales sobre la emisión y contenido de los recibos.
Cruce de datos: Validar de manera cruzada los registros de asistencia, sistemas de control horario y nómina para detectar inconsistencias.
Acciones correctivas inmediatas: Subsanar cualquier error o inconsistencia detectada de manera inmediata y documentar las acciones correctivas realizadas.

Consideraciones adicionales

Confidencialidad: Asegurar que los registros salariales sean protegidos y accesibles únicamente a personal autorizado.
Actualización legal: Adaptar los formatos y procedimientos conforme a cambios legislativos laborales nacionales o sectoriales.
Participación del trabajador: Involucrar a los trabajadores en revisiones periódicas de la claridad y suficiencia de sus recibos, mediante encuestas de satisfacción interna o buzones de sugerencias.

Conclusión del subrequisito 5.G

El cumplimiento efectivo del subrequisito 5.G no solo se basa en emitir recibos de pago, sino en garantizar que sean claros, completos, accesibles y verificados por ambas partes. Este aspecto del sistema de remuneración refleja el nivel de transparencia, responsabilidad y compromiso de una organización con la legalidad y la equidad laboral. Contar con registros bien diseñados, respaldados y comunicados no solo protege a la empresa ante auditorías SMETA, sino que fortalece la confianza de los trabajadores, minimiza conflictos y promueve un entorno de trabajo respetuoso y profesional.

Subrequisito 5.H de SMETA 7.0: Cumplimiento de todas las demás leyes laborales salariales

El subrequisito 5.H actúa como una «cláusula de cobertura amplia» dentro del Requisito 5 de SMETA 7.0, que regula el pago de salarios legales. Este subrequisito exige que las empresas cumplan con todas las demás leyes y reglamentaciones laborales vigentes relacionadas con salarios, incluso aquellas que no estén expresamente abordadas en los subrequisitos anteriores (5.A a 5.G).

El propósito es garantizar que no existan vacíos de cumplimiento: si una ley nacional, regional o sectorial establece obligaciones salariales adicionales —como bonos especiales, pagos durante suspensiones, igualdad salarial, indemnizaciones por despido, etc.—, la empresa debe cumplirlas cabalmente.

Este requisito refleja el compromiso de las organizaciones con la legalidad integral y con el respeto a los derechos humanos laborales, principios esenciales en auditorías éticas y de comercio responsable.

Aspectos claves del subrequisito 5.H

Cumplimiento de todas las leyes locales y nacionales relativas al pago de salarios.
Inclusión de normativas especiales: sectoriales, regionales, de emergencia, o de colectivos específicos (como leyes para trabajadores rurales, de construcción, o minorías protegidas).
Aplicación de principios internacionales cuando la legislación local sea ambigua o insuficiente (por ejemplo, siguiendo los estándares de la OIT).
Adaptación continua a cambios legislativos: reformas laborales, decretos de ajuste salarial, nuevas disposiciones sobre indemnizaciones o seguros sociales.

Normas de referencia

Convenio 95 de la OIT sobre la Protección del Salario
Convenio 100 de la OIT sobre Igualdad de Remuneración
Legislación laboral local vigente en cada país o región
Normativas de emergencia o situaciones extraordinarias (como decretos durante pandemias o desastres naturales)

Ejemplos prácticos de cumplimiento del subrequisito 5.H

Ejemplo 1: Pago durante suspensiones obligatorias

Una empresa de manufactura enfrenta una suspensión temporal de actividades debido a una emergencia sanitaria decretada por el gobierno. La ley local obliga a pagar un porcentaje del salario a los trabajadores durante la suspensión. La empresa aplica correctamente esta disposición, paga los salarios parciales conforme a la regulación de emergencia y documenta cada pago.

Ejemplo 2: Aplicación de igualdad salarial

Una compañía de servicios corrige una brecha detectada donde mujeres en puestos equivalentes a hombres recibían menor salario. Tras una auditoría interna, iguala los sueldos conforme al principio de «igual remuneración por trabajo de igual valor» establecido en el Convenio 100 de la OIT y en la legislación local.

Ejemplo 3: Pago de indemnizaciones conforme a ley

En una empresa agroindustrial, se decide la terminación de varios contratos por cierre de una unidad de negocio. La empresa liquida a los trabajadores pagando las indemnizaciones legales completas: aviso previo, cesantía, vacaciones proporcionales y bonos de antigüedad conforme exige la ley.

Errores comunes de incumplimiento del subrequisito 5.H

Ignorar normativas de emergencia: No pagar salarios parciales o compensaciones especiales durante paros decretados por fuerza mayor.
Discriminación salarial no corregida: Mantener brechas salariales por género, raza u origen étnico.
Cálculo erróneo de liquidaciones: No incluir todos los conceptos obligatorios en finiquitos por despido o retiro voluntario.
Desconocimiento de leyes regionales o sectoriales: No aplicar bonos obligatorios en ciertos sectores (como la construcción o agricultura) donde existen prestaciones adicionales por convenio o decreto local.

Mejores prácticas para cumplir eficazmente el subrequisito 5.H

1. Monitoreo continuo de cambios legales

Asignación de responsabilidad formal: Designar un responsable o conformar un equipo interdisciplinario dedicado a la revisión y análisis periódico de actualizaciones legales laborales a nivel nacional, estatal y municipal.
Suscripción a fuentes oficiales: Registrar a la empresa en boletines informativos de ministerios de trabajo, cámaras empresariales, colegios de abogados laborales y firmas legales especializadas.
Sistema de alertas tempranas: Implementar mecanismos de alerta interna para detectar cambios normativos relevantes que impacten las prácticas salariales.
Matriz de requisitos actualizada: Construir y actualizar trimestralmente una matriz o repositorio que consolide todas las obligaciones salariales vigentes aplicables a la organización.

2. Integración de normativa local, regional y sectorial

Análisis sectorial específico: Identificar las leyes especiales, decretos sectoriales o acuerdos colectivos vigentes que impacten a cada unidad de negocio o región.
Adaptación operativa: Ajustar las políticas de remuneración, bonificación y pago de beneficios a las particularidades exigidas legalmente para el sector o actividad (como construcción, agricultura, minería, entre otros).
Inclusión contractual: Reflejar los requisitos legales especiales directamente en los contratos individuales, contratos colectivos o anexos de condiciones laborales.

3. Capacitación continua a Recursos Humanos, áreas legales y mandos medios

Programa anual de formación: Establecer un calendario de capacitaciones obligatorias para actualizar al personal clave en materia de legislación salarial.
Capacitaciones temáticas: Realizar talleres específicos sobre temas como pago en suspensiones de actividades, normas de igualdad salarial, derechos de poblaciones vulnerables, ajustes por inflación, entre otros.
Materiales de referencia: Proporcionar manuales prácticos, guías de cumplimiento y preguntas frecuentes sobre legislación aplicable.

4. Auditorías internas de cumplimiento legal y salarial

Frecuencia adecuada: Ejecutar auditorías internas de cumplimiento salarial al menos una vez al año o tras cambios legislativos relevantes.
Verificación amplia: Asegurar que las auditorías abarquen no sólo el salario base, sino también beneficios, indemnizaciones, pagos especiales, y observancia de normas sectoriales.
Reporte de hallazgos: Elaborar informes detallados de hallazgos, riesgos detectados y planes de acción correctivos.

5. Protocolos de actuación en casos especiales y cambios regulatorios

Protocolos de respuesta: Definir procedimientos de actuación para situaciones especiales como suspensiones de actividades, despidos colectivos, implementación de bonos extraordinarios o cambios en el salario mínimo.
Consultas legales inmediatas: Tener identificados asesores laborales externos para consultas urgentes ante cambios normativos inesperados o interpretaciones complejas.
Actualización reactiva de políticas: Asegurar que cualquier cambio normativo relevante sea incorporado en las políticas internas y comunicándolo oportunamente a todos los empleados.

6. Documentación, evidencia y respaldo de cumplimiento

Sistema de documentación estructurado: Mantener registros organizados de todos los pagos especiales, ajustes salariales, capacitaciones realizadas, auditorías internas, y comunicaciones formales sobre cambios legislativos.
Conservación segura: Guardar la documentación respaldatoria por el tiempo mínimo que establezca la legislación laboral vigente o, preferiblemente, por un período de al menos cinco años.
Disponibilidad para auditoría: Asegurar que toda la evidencia de cumplimiento pueda ser presentada de manera ordenada y accesible en caso de auditorías internas o externas.

Consideraciones adicionales

Cultura de cumplimiento: Fomentar una cultura organizacional de «cero tolerancia» ante incumplimientos de obligaciones salariales, donde cada colaborador comprenda su rol en la garantía del cumplimiento.
Responsabilidad social: Promover la visión del cumplimiento salarial como parte esencial de la responsabilidad social empresarial y del respeto a los derechos humanos.

Conclusión del Requisito 5 de SMETA 7.0: Se pagan salarios legales

El Requisito 5 de SMETA 7.0 es esencial para proteger los derechos laborales y promover prácticas éticas. Asegurar el pago de salarios legales, completos y puntuales refleja respeto por la dignidad humana y la justicia social.

Este requisito exige desde el cumplimiento del salario mínimo hasta la transparencia en deducciones, beneficios legales y acatamiento de toda legislación salarial vigente. Cada subrequisito refuerza la confianza entre empresa y trabajadores, mejora la productividad y reduce riesgos legales.

Cumplirlo implica sistemas de nómina robustos, auditorías internas, capacitación continua y documentación rigurosa. Además, el Requisito 5 es uno de los más evaluados en auditorías SMETA, por lo que la preparación anticipada y el compromiso genuino son clave.

Dominar este cumplimiento no solo garantiza permanencia en cadenas de suministro éticas, sino que también contribuye al desarrollo inclusivo y al fortalecimiento de sociedades justas.

Pagar salarios legales no es solo un requisito: es un acto de responsabilidad empresarial que transforma realidades.

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