Curso SMETA 7 – Requisito 0: Habilitar una evaluación precisa

Introducción 

En las auditorías éticas bajo el esquema SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit), la transparencia y colaboración del sitio auditado son fundamentales para obtener resultados fiables. Por ello, la versión 7 de SMETA ha introducido un nuevo Requisito 0, “Habilitar una evaluación precisa”, que establece expectativas claras para asegurar que la auditoría pueda llevarse a cabo de manera completa, sin trabas y con información verídica​.

Este requisito actúa como un prerrequisito esencial: si no se cumple, la integridad de toda la auditoría se ve comprometida.

En términos sencillos, el sitio auditado debe facilitar el trabajo del auditor, no obstaculizarlo, garantizando acceso a la información real y un entorno de revisión honesto. SMETA 7 define así de forma explícita las condiciones básicas que deben existir durante la auditoría, reforzando la transparencia, responsabilidad y coherencia en el proceso.

A continuación, explicaremos en profundidad cada subrequisito (0.A, 0.B, 0.C, 0.D) de este Requisito 0, qué implican, qué temas cubren según la guía oficial, ejemplos prácticos en empresas de manufactura y de servicios, errores comunes que se deben evitar y recomendaciones para cumplir adecuadamente con cada uno. Este análisis está dirigido a un público amplio –desde responsables de cumplimiento y gerentes de planta hasta trabajadores y consultores– con un lenguaje accesible pero profesional.

Disclaimer

Este artículo es una interpretación personal y no tiene ninguna relación oficial con SEDEX ni con el esquema SMETA. Ha sido desarrollado de manera independiente con el propósito de orientar y formar a profesionales, empresas y lectores interesados en las auditorías éticas, basándome en mi análisis y experiencia. SEDEX es el propietario exclusivo de SMETA, y la información oficial, completa y veraz sobre SMETA 7 solo se encuentra en los documentos y recursos publicados directamente por SEDEX (www.sedex.com). Recomiendo encarecidamente consultar siempre las guías oficiales de SEDEX para garantizar el cumplimiento y la precisión en cualquier aplicación práctica. Al leer este artículo, el lector comprende que refleja únicamente mi perspectiva personal y no pretende, bajo ninguna circunstancia, representar, modificar o afectar la posición, directrices o reputación de SEDEX. Mi objetivo es contribuir al entendimiento general de los requisitos de SMETA de forma educativa y accesible.

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0.A: Auditoría sin obstrucciones y con registros auténticos

El subrequisito 0.A exige que la empresa permita al auditor realizar y completar la auditoría sin ninguna obstrucción, brindando acceso a todos los documentos solicitados, a las personas que el auditor necesite entrevistar y a todas las áreas de la instalación (incluidas construcciones anexas y alojamientos si los hay), además de proporcionar registros genuinos y auténticos​. En esencia, la organización auditada debe colaborar plenamente: no negar acceso a información, no esconder partes del sitio, ni presentar documentación falseada. Esto garantiza que el auditor pueda evaluar con precisión las condiciones laborales y prácticas de la empresa.

Issue Titles (posibles hallazgos): La guía oficial de SMETA 7 detalla varias situaciones que constituirían incumplimientos graves de este subrequisito 0.A​. Entre ellas se incluyen, por ejemplo:

• Negar u obstruir totalmente la auditoría: Cuando la auditoría no puede completarse en absoluto debido a prácticas intencionalmente obstructivas (por ejemplo, negar al auditor la entrada a las instalaciones, el acceso a documentos clave o impedirle entrevistar a los trabajadores)​. En esta situación extrema, la auditoría podría incluso cancelarse.
• Obstrucción parcial de la auditoría: Cuando la auditoría solo se completa parcialmente debido a obstrucciones deliberadas (por ejemplo, se le impide al auditor acceder a ciertas áreas, a algunos documentos o entrevistar a determinados trabajadores)​. Aunque la auditoría avance en otros aspectos, estas restricciones intencionales constituyen un hallazgo grave.
• Intentos de interferir a pesar de completar la auditoría: Cuando, aunque el auditor logra terminar su trabajo, la gerencia claramente trató de obstaculizar el proceso (por ejemplo, demorando entregas de información, interrumpiendo entrevistas, etc.)​.
• Exclusión de representantes de los trabajadores: Si la dirección rechaza la participación de representantes sindicales o de trabajadores en la auditoría, impidiéndoles interactuar con el auditor​.
• Manipulación de testimonios de trabajadores: Evidencia de que los trabajadores fueron aleccionados o presionados para dar información engañosa al auditor, o que no se les permitió expresarse libremente​.
• Documentación falsa o incompleta: Presentación de registros falsificados, duplicados o deliberadamente incompletos, especialmente si se descubren inconsistencias verificadas.
• Registros inexactos que entorpecen el avance: Suministrar registros inexactos o incompletos de tal manera que afectan significativamente la capacidad del auditor para progresar en su evaluación​.
• Ocultamiento de trabajadores: Evidencia de que la empresa escondió a algunos trabajadores para que no fuesen entrevistados o vistos durante la auditoría (por ejemplo, retirándolos de la planta ese día)​.

Estos puntos reflejan situaciones reales que impiden una evaluación precisa. De ocurrir cualquiera de ellas, el auditor lo reportará como un incumplimiento del Requisito 0.A, lo cual suele considerarse una no conformidad crítica en la auditoría.

Interpretación y alcance: Para cumplir con 0.A, la empresa debe entender que el auditor tiene derecho a acceder a todas las áreas y establecer el ritmo del recorrido según lo necesite​. El alcance (scope)de la auditoría debe ser el apropiado: por ejemplo, si la auditoría fue planificada para cierta parte de la operación pero durante la visita se descubre que hay más áreas o procesos relevantes no declarados, el auditor debe poder ajustarse e incluirlos. Si la gerencia insiste en restringir la auditoría solo a un alcance limitado inapropiado, esto se considerará como una negación de acceso (total o parcial) y se documentará como tal​.

Asimismo, si la obstrucción es total (por ejemplo, no se permite al auditor entrar al sitio, revisar documentos esenciales ni entrevistar a nadie), se registra como “acceso totalmente denegado”, y la auditoría no podrá proseguir​. En estos casos extremos, el auditor emitirá el reporte indicando que no se pudo completar la auditoría por obstrucción intencional​. Si la obstrucción es parcial (se le impide completar partes del proceso, como ciertas entrevistas o áreas), se anota como “acceso parcialmente denegado”​. En tal caso, el auditor concluirá la auditoría con lo que sí pudo revisar y subirá el informe correspondiente, señalando las limitaciones encontradas​. Cabe destacar que incluso una negación parcial se considera seria: además de reportarla bajo 0.A, el auditor podría levantar hallazgos adicionales en los temas específicos que no pudieron verificarse por falta de documentación o acceso​.

Otro aspecto crítico es la veracidad de los registros. Si la empresa proporciona registros falsos en cualquier grado, el auditor reportará el hallazgo específico (“registros falsificados o intencionalmente incompletos”) bajo 0.A​. Y si la falta o inexactitud de registros es tan grande que el auditor no puede realizar una verificación significativa, se levantará el hallazgo de registros inexactos que afectan la auditoría​. En casos menores (pequeñas lagunas de información), tal vez se documenten como no conformidades en las secciones correspondientes, pero si las brechas de información demeritan la integridad de toda la auditoría, entonces corresponde un hallazgo 0.A​.

En resumen, 0.A obliga a la empresa a abrir completamente sus puertas y sus libros al auditor. Cualquier acción deliberada para ocultar, distorsionar o impedir el acceso a información se considera un incumplimiento grave.

Ejemplos prácticos:

• Manufactura: Una fábrica textil prepara una auditoría SMETA. El auditor solicita visitar el almacén de materia prima y entrevistar a algunos empleados de ese departamento, pero un gerente alega “por seguridad” que el almacén está cerrado y niega la entrada. Más tarde se descubre que allí trabajaban contratistas no declarados. Este sería un ejemplo claro de obstrucción deliberada (0.A). Igualmente, si la fábrica entrega registros de horas trabajadas con datos sospechosamente editados o inconsistentes (por ejemplo, duplicando registros para aparentar cumplimiento horario), estaría proporcionando documentación no auténtica​. Ambas situaciones violan el 0.A, ya que impiden evaluar la realidad de las condiciones laborales.
• Servicios: En una empresa de call center, durante la auditoría, el equipo de cumplimiento insiste en acompañar al auditor a todas las entrevistas con trabajadores y contesta muchas preguntas por ellos, intentando controlar las respuestas. Además, sólo muestra registros de nómina de ciertos meses “seleccionados” y oculta otros. Estas acciones constituyen intentos de manipular la auditoría: coartar la libre expresión de los empleados y presentar información sesgada. El auditor podría interpretarlo como que los trabajadores fueron aleccionados o intimidados​ y que los registros no son íntegros, generando hallazgos bajo 0.A.

Errores comunes: Incluso sin mala intención, algunas prácticas pueden interpretarse como obstrucción. Entre los errores frecuentes están:

• No tener preparados todos los documentos solicitados, causando retrasos que parecen trabas deliberadas.
• Limitar el acceso del auditor a ciertas áreas “por producción” o “seguridad” sin razones válidas ni haber acordado excepciones de antemano.
• Interrumpir o supervisar excesivamente las entrevistas a trabajadores (lo cual puede inhibir respuestas honestas).
• Tratar de “maquillar” la fábrica justo antes de la auditoría (por ejemplo, mover a trabajadores temporales fuera de vista), lo que puede generar sospechas de ocultamiento si el auditor se entera.
• Proporcionar información inexacta en el perfil de Sedex o al inicio de la auditoría (por ejemplo, declarar menos empleados de los reales) pensando que “facilitará” la auditoría – esto suele descubrirse y se ve como intento de engaño.

Recomendaciones para cumplir 0.A adecuadamente:

• Transparencia total: Asegúrate de que el auditor tenga acceso libre a todas las áreas, registros y personas necesarias. Planifica la logística para no restringir ninguna zona; si hay áreas sensibles (por ejemplo, por propiedad intelectual o higiene), acuerda anticipadamente con el auditor cómo manejarlas, en lugar de negarle el acceso en el momento​.
• Documentación auténtica: Prepara con anticipación los documentos (nóminas, horarios, registros de salud y seguridad, etc.) y revísalos para confirmar que sean auténticos y coherentes. Nunca alteres ni fabriques registros; en vez de eso, enfócate en corregir problemas reales antes de la auditoría.
• Comunica y educa al personal: Explica a los trabajadores y mandos medios que deben colaborar abiertamente con el auditor. Es importante no “entrenarlos” con respuestas prefabricadas, sino incentivar que hablen con honestidad. La única preparación debe ser informarles sobre el propósito de la auditoría y recordarles que pueden expresarse libremente.
• Disponibilidad durante la auditoría: Designa a un representante de la empresa para acompañar al auditor y satisfacer sus solicitudes (por ejemplo, facilitar documentos adicionales rápidamente). Esta persona debe estar capacitada para entender que su rol es ayudar, no encubrir. Debe haber siempre alguien disponible para resolver requerimientos del auditor (no tener “encargados ausentes” que demoren el proceso).
• No tomar represalias ni mostrar intimidación: Asegura un ambiente donde ningún trabajador sienta miedo de hablar. Deja claro a los supervisores que no deben interferir ni tomar represalias por lo que digan los empleados al auditor. La confianza es clave: si los trabajadores sospechan que serán castigados por decir la verdad, pueden callar u ocultar información, afectando la precisión de la auditoría.
• Verificar el perfil del sitio en Sedex: Actualiza el Sedex Site Profile con información realista (número de empleados actual y pico, turnos, procesos, licencias vigentes). Esto evita discrepancias sorpresivas. Recuerda que el auditor comparará la situación en sitio con lo declarado; mantener ese perfil exacto facilita el proceso y genera confianza​.

Cumplir con 0.A en definitiva significa fomentar la apertura y la honestidad durante toda la auditoría. Una empresa que practica esto no solo pasa la auditoría con menos contratiempos, sino que también demuestra a sus clientes y stakeholders un compromiso genuino con la ética y la transparencia.

0.B: Prohibición de sobornos o coacción al auditor

El subrequisito 0.B establece que la empresa no debe ofrecer sobornos ni amenazar al auditor, ni tratar de inducirlo de ninguna forma a actuar deshonestamente​. Esto implica cero tolerancia a cualquier intento de comprar el resultado de la auditoría o de influir indebidamente en el auditor para que oculte hallazgos. Incluso acciones sutiles como regalos inapropiados o insinuaciones de recompensas a cambio de “flexibilidad” entran en este ámbito. Del mismo modo, cualquier forma de amenaza o presión (directa o velada) hacia el auditor está completamente prohibida. En resumen, la auditoría debe realizarse en un ambiente de integridad, donde el auditor pueda reportar objetivamente, sin ser comprometido por incentivos ni coerción.

Issue Titles (posibles hallazgos): Dado lo crítico de este requisito, la guía oficial identifica de forma muy específica la situación que violaría 0.B: evidencia de que el auditor recibió (o se le ofreció) un soborno u otro incentivo para tergiversar la verdad​. Cualquier intento documentado de la empresa por corromper al auditor – ya sea dinero, regalos de alto valor, favores personales o promesas – sería reportado bajo este subrequisito. Lo mismo ocurriría si se constatase que alguien intentó amenazar al auditor (por ejemplo, insinuando consecuencias negativas si reporta ciertas no conformidades).

Interpretación y acciones: Si durante la auditoría el auditor percibe o recibe un intento de soborno o coerción, levantará un hallazgo inmediato en 0.B y, según el protocolo, lo informará a la empresa auditora (auditora tercera parte) que gestiona la auditoría​. Esto permite que se activen procesos internos de la firma auditora, ya que un soborno no solo infringe el estándar SMETA sino también la ética profesional y posiblemente la ley. En casos así, puede que el auditor decida no detallar el incidente en el informe principal entregado a la empresa (para no poner en riesgo su seguridad ni la de los trabajadores, especialmente si hay amenazas). En lugar de eso, seguiría el Proceso de Asuntos Sensibles de SMETA, elaborando un reporte suplementario confidencial que no estará visible para el sitio auditado​. Este mecanismo existe para manejar situaciones delicadas como corrupción o abusos graves de manera adecuada. Para la empresa auditada, verse involucrada en un reporte de soborno tendría consecuencias severas: más allá de reprobar la auditoría, dañaría gravemente su reputación con clientes y podría acarrear acciones legales.

Ejemplos prácticos:

• Manufactura: En una planta manufacturera, el día de la auditoría el gerente de cumplimiento acompaña al auditor. Mientras revisan documentación, el gerente desliza un sobre con dinero hacia el auditor “para gastos adicionales” y le comenta que “podemos hacer un buen arreglo” si el informe sale limpio. Este es un intento flagrante de soborno. El auditor, siguiendo el protocolo, rechaza el sobre e informa el incidente. La auditoría continuará, pero el hallazgo 0.B quedará registrado con evidencia de la oferta de soborno​ y la empresa probablemente enfrentará las consecuencias.
• Servicios: En una empresa de servicios de limpieza que está siendo auditada, el dueño se muestra muy ansioso por obtener un resultado favorable. Durante la visita, intenta excesivamente agasajar al auditor: le regala un costoso reloj de marca y le dice “considérelo un recuerdo de agradecimiento”. Aunque no lo diga explícitamente, este regalo de alto valor en medio de una auditoría puede interpretarse como un intento de influir. Si el auditor lo reporta, se clasificaría igualmente bajo soborno (0.B). En otro caso, supongamos que un ejecutivo le comenta al auditor de forma intimidante: “Sería una pena que perdiéramos a nuestro principal cliente; confío en que sabrá qué omitir del informe”. Esta insinuación constituye una amenaza velada. Cualquiera de estos ejemplos activaría el hallazgo 0.B.

Errores comunes: Afortunadamente, la mayoría de empresas evitan prácticas tan obvias como las descritas. Sin embargo, pueden ocurrir errores o malas interpretaciones que se deben evitar:

• Ofrecer atenciones excesivas al auditor: por ejemplo, regalos costosos, cenas lujosas o beneficios personales. Aunque la hospitalidad básica es normal (por ejemplo, ofrecer agua o un almuerzo sencillo), excederse puede verse como intento de soborno.
• Lenguaje o bromas inapropiadas que sugieran pagos: en ocasiones un directivo puede decir en broma “¿cuánto cuesta aprobarnos?”. Ese tipo de comentarios son completamente desafortunados y profesionales serios los documentarán.
• Presionar al auditor con frases como “nuestro negocio depende de esto” o intentar manipular emocionalmente la situación. Cualquier intento de presión compromete la objetividad.
• No capacitar a agentes de seguridad o personal de recepción: Imaginemos que, sin mala intención, el guardia de seguridad impide la entrada del auditor porque “no estaba notificado” y pide alguna “retribución” para dejarlo pasar. Este malentendido operativo puede lucir como soborno o traba deliberada. Es un error de coordinación que debe evitarse con preparación previa.

Recomendaciones para cumplir 0.B adecuadamente:

• Política de integridad y anticorrupción: Establece y comunica internamente una política estricta contra sobornos. Todo el personal, especialmente gerentes que interactúan con auditorías, debe saber que no se permite ofrecer regalos, dinero ni favores al auditor. Reforzar este punto antes de una auditoría es crucial.
• Capacitar al personal clave: Asegúrate de que personal de seguridad, recepción y quienes acompañarán al auditor estén informados del protocolo. Deben recibir al auditor de manera profesional, revisar su identificación, etc., sin hacer comentarios imprudentes ni condicionamientos. La cortesía es bienvenida, la “mordida” no.
• Hospitalidad transparente: Si la empresa desea proveer almuerzo o refrigerio al auditor (algo común y aceptable), hágalo de forma transparente y modesta. Evitar regalos materiales. Si por cultura corporativa se acostumbra dar algún presente institucional, que sea de mínimo valor y entregado después de concluida la auditoría, para no interferir con el proceso.
• Nunca amenazar ni coaccionar: Esto parece obvio, pero bajo estrés algunas personas pueden reaccionar mal. Es importante recalcar a los directivos que cualquier forma de amenaza está absolutamente prohibida. El auditor debe sentirse seguro y libre para hacer su trabajo. Generar un ambiente de respeto profesional es la mejor vía.
• Comunicación con la firma auditora: Si en algún momento el personal siente incertidumbre (por ejemplo, sobre qué es considerado un regalo aceptable), es mejor consultar previamente con la firma auditora o con Sedex. Por ejemplo, algunas directrices permiten obsequios promocionales de valor insignificante (bolígrafos, tazas con el logo), pero no otros. Ante la duda, abstenerse o preguntar.

En suma, cumplir 0.B significa mantener integridad absoluta durante la auditoría. La empresa debe demostrar que no tiene nada que ocultar ni “comprar”, y que acepta los resultados de manera ética. Esto proyecta confianza ante clientes: una compañía que no recurre a sobornos para aprobar una auditoría sin duda genera mayor credibilidad.

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0.C: Descripción exacta del sitio y veracidad del perfil de Sedex

El subrequisito 0.C exige a la empresa proporcionar una descripción precisa del sitio y mantener su perfil en Sedex (Sedex Site Profile) exacto, tal como declarado antes o durante la auditoría​. En otras palabras, la información básica sobre el sitio – tamaño, número de trabajadores, actividades, licencias, ubicaciones – debe coincidir con la realidad. Cualquier discrepancia significativa entre lo declarado y lo que el auditor observa se considera un problema bajo este requisito. ¿Por qué es tan importante? Porque los planes de auditoría se basan en la información provista de antemano. Si una empresa reporta datos incorrectos (por descuido o intencionalmente), el auditor podría no evaluar ciertas áreas o no dimensionar correctamente los riesgos, comprometiendo la exactitud de la auditoría. Por ello, SMETA 7 pone énfasis en la honestidad y precisión de la información inicial sobre el sitio.

Issue Titles (posibles hallazgos): La guía oficial señala varias situaciones típicas donde 0.C no se cumple debido a información incorrecta o incompleta del sitio​:

• Número de trabajadores diferente al declarado: Por ejemplo, si la empresa indicó en Sedex que tiene 100 empleados pero el día de la auditoría se encuentran 150, o viceversa, si en el momento de la auditoría hay muy pocos trabajadores en comparación con el pico declarado. Una discrepancia significativa en la cantidad de personal (mucho más o mucho menos) es un indicador de información inexacta​.
• Descripción del sitio inconsistente: Si la descripción de las operaciones, procesos o instalaciones que se dio al auditor (o la que figura en el perfil Sedex) no coincide con la realidad observada. Por ejemplo, el perfil no mencionaba que hay una planta adicional, o que se realiza un proceso industrial específico, y el auditor lo descubre durante la visita​.
• Negocio informal o no registrado: Si las instalaciones de la empresa resultan ser informales o no registradas legalmente, hasta el punto de que sería difícil para las autoridades ubicar físicamente el negocio​. Esto puede indicar que la información de registro en Sedex era engañosa o incompleta (por ejemplo, la empresa opera en un lugar distinto al declarado, o bajo una figura legal irregular).
• Falta de licencias o permisos vigentes: Si el sitio opera sin las licencias y permisos requeridos al día (por ejemplo, licencia de funcionamiento de la fábrica expirada, permisos ambientales inexistentes, etc.)​. En la práctica, el perfil de Sedex debería reflejar que la empresa cuenta con todos los permisos obligatorios; si durante la auditoría se descubre que no es así, hay una incongruencia importante en la información proporcionada.

Todas estas situaciones comprometen la evaluación precisa porque significan que lo que se preparó o esperaba auditar no refleja la operación real. El auditor reportará estos hallazgos bajo 0.C, indicando que la descripción o perfil del sitio no eran confiables.

Interpretación y consideraciones: Si durante la auditoría el auditor identifica que el alcance del sitio es distinto a lo que se había confirmado en la fase de planificación (booking), debería intentar ajustar el plan para cubrir el alcance real​. Por ejemplo, si la empresa resultó tener una segunda planta de producción no informada, el auditor quizás extienda la visita para incluirla. Pero si la gerencia se niega a ajustar el alcance o si no es posible ampliarlo (por limitaciones de tiempo, etc.), entonces el auditor levantará un hallazgo de “acceso denegado” bajo 0.A además de un hallazgo 0.C por el alcance inexacto​. En casos extremos, esto podría llevar a dar por terminada la auditoría antes de completarla debido a la discrepancia.

Un punto crucial es cuándo realizar la auditoría en términos de nivel de actividad. SMETA 7 establece que las auditorías deben llevarse a cabo en períodos de alta actividad laboral, es decir, cuando al menos ~60% de la fuerza laboral esté presente, y preferiblemente en temporada pico de producción (cerca del 80-100% de la plantilla)​. No se permite auditar en temporada baja si hay menos del 60% del personal habitual, ya que eso no mostraría un panorama representativo​. Si se descubriera durante la auditoría que el número de trabajadores presentes es inferior al 60% del máximo, el auditor debe emitir una no conformidad​. Por eso, declarar correctamente el número máximo de trabajadores y planificar la fecha de auditoría acorde a ello es parte de 0.C. Auditar con muy poca gente (por ejemplo, durante vacaciones colectivas) podría ser visto como una maniobra para “lucir mejor”, y está explícitamente prohibido.

Además, el alcance del sitio en Sedex y en la auditoría debe incluir todas las partes relevantes de la operación bajo la misma licencia de negocio. La guía indica que el alcance abarca todo negocio bajo la misma licencia, dentro del mismo perímetro, o con el mismo sistema de gestión, incluyendo almacenes, subcontratistas in situ, manejo de residuos, etc., e incluso alojamientos proporcionados a los trabajadores​. Si la empresa tiene, por ejemplo, un albergue para empleados fuera del sitio, debería mencionarse desde la etapa de reserva de la auditoría. Cualquier limitación en el alcance debe justificarse y acordarse con Sedex de antemano​. En resumen, no debería haber “sorpresas” ocultas sobre qué se incluye en la auditoría.

Ejemplos prácticos:

• Manufactura: Una fábrica de calzado declara en Sedex que emplea 200 trabajadores en un solo turno y que produce únicamente en su planta principal. Sin embargo, cuando el auditor llega, encuentra que hay un segundo turno nocturno con trabajadores adicionales no declarados, y que parte del proceso (el pegado de suelas) se realiza en un taller anexo que no figuraba en la descripción. Además, la capacidad máxima en temporada alta llega a 300 trabajadores, pero eso no se informó. Estas inconsistencias (tanto en número de empleados como en descripción de instalaciones) violan 0.C, ya que el perfil del sitio no era preciso. Otro ejemplo: la fábrica no renovó su licencia municipal de operación que venció hace 4 meses. Esto significa que opera sin un permiso válido – un hallazgo bajo 0.C porque la empresa no cuenta con todos los permisos requeridos​ a pesar de que en Sedex quizás marcó que sí los tenía.
• Servicios: Una empresa de limpieza industrial prepara su auditoría. En el perfil Sedex indicó 50 empleados, pero omitió mencionar que subcontrata a 30 limpiadores adicionales en temporada alta. El día de la auditoría, como es época baja, solo hay 20 trabajadores en planta (menos del 40% del total en pico). El auditor nota la ausencia de personal y que las instalaciones lucen demasiado tranquilas, investigando descubre la discrepancia. Esto constituye una mala práctica deliberada: programaron la auditoría en temporada baja para mostrar menos trabajadores y quizás menos problemas, lo cual infringe lo esperado en 0.C. Adicionalmente, supongamos que la empresa opera desde dos sedes: una oficina administrativa y varias cuadrillas móviles que salen a distintos clientes. Si el perfil solo mencionaba la oficina y no la naturaleza dispersa del trabajo, el auditor podría considerar que la descripción del “sitio” estaba incompleta. Cualquier elemento significativo no declarado (otra ubicación, almacenamiento de equipos peligrosos, etc.) puede activar hallazgos bajo este requisito.

Errores comunes: Algunas situaciones donde las empresas fallan en 0.C sin darse cuenta incluyen:

• No actualizar el perfil Sedex regularmente: Empresas que cargaron su información hace años y han tenido cambios (más personal, nuevos edificios, nuevos procesos) pero no lo reflejan. Esto lleva a discrepancias el día de la auditoría.
• Declarar menos trabajadores por error o temor: A veces por evitar pagar cuotas mayores o por simple confusión se registran menos empleados de los reales, o no se contabilizan los temporales y subcontratados. Esto es un error serio, especialmente si es intencional.
• Olvidar licencias menores: Enfocarse en los grandes permisos (como licencia de funcionamiento) pero pasar por alto otros requeridos (ej.: permisos de bomberos, registros ambientales, habilitaciones sanitarias). Si bien puedan parecer trámites separados, todos suman a la conformidad legal del sitio.
• Cambios de último momento no comunicados: Por ejemplo, en la etapa de planificación se dijo que habría X número de trabajadores, pero quizá una semana antes de la auditoría se recibió un gran pedido y se contrató a 50 personas más. Si no se informa al auditor, el día de la visita verá más gente de la esperada y esto generará dudas.
• Instalaciones asociadas no consideradas: Olvidar mencionar alojamientos de trabajadores provistos por la empresa, comedores, guarderías u otras instalaciones relacionadas. Si el auditor se entera durante la visita, parecerá que se intentó ocultar información.

Recomendaciones para cumplir 0.C adecuadamente:

• Mantener el perfil Sedex al día: Revise y actualice su Sedex Site Profile antes de la auditoría. Verifique que el número de empleados refleje tanto el promedio actual como el máximo en temporada alta. Incluya todos los turnos, modalidades de empleo (tiempo completo, temporal, subcontratados) y cualquier sitio secundario bajo el alcance de la auditoría. Una buena práctica es actualizar esta información periódicamente, no solo cuando se avecina una auditoría.
• Planificar la auditoría en época representativa: Coordine la fecha de auditoría de modo que no caiga en temporada muy baja. Idealmente, debería ser en un momento de actividad normal a alta (60–100% de la plantilla activa)​. Si por alguna razón debe ser en época baja, informe al auditor y proporcione las razones; pero sabiendo que si está por debajo de 60% del pico, incurrirá en no conformidad​. La transparencia aquí es mejor que la sorpresa.
• Listar y verificar licencias/permisos: Antes de la auditoría, haga un checklist de todos los permisos legales necesarios (licencia de operación, registros de hacienda, permisos ambientales, de seguridad, etc.). Asegúrese de que todos estén vigentes y a nombre correcto. Tenga copias disponibles para mostrar. Si alguno está en trámite, comuníquelo con anticipación. Esto demuestra seriedad y evita hallazgos sorpresivos bajo 0.C.
• Comunicar la realidad del sitio: Si su operación tiene peculiaridades (por ejemplo, partes del proceso en casas de terceros, o trabajadores que rotan entre varias ubicaciones), hable de ello con el equipo auditor en la reunión inicial. Es mejor excederse en describir la operación que omitir datos clave. Incluya detalles en la descripción del sitio que se entrega al auditor (normalmente en la apertura de la auditoría) para complementar el perfil Sedex, de modo que el auditor tenga la foto completa desde el principio.
• Revisar la guía de alcance de SMETA: Familiarícese con qué abarca el alcance de una auditoría SMETA. Por ejemplo, sepa que alojamientos de empleados sí cuentan dentro del alcance​, al igual que talleres satélite dentro del mismo predio. Así podrá preparar esas áreas para la visita. Si su empresa es parte de un complejo más grande o comparte instalaciones con otra, consulte con Sedex o el auditor cómo delimitar el alcance correctamente, antes de la auditoría.
• No maquillar cifras: La honestidad es la mejor política. Si tuvo variaciones en empleados (ejemplo un recorte reciente), no intente esconderlo pidiendo a personal que no se presente el día de la auditoría. En lugar de eso, explique claramente la situación al auditor. Las auditorías SMETA buscan reflejar las condiciones reales; cualquier intento de “escenografía” suele detectarse y traer peores consecuencias que afrontar la verdad.

Al cumplir con 0.C, la empresa demuestra confiabilidad en los datos que proporciona. Esto facilita el trabajo del auditor y asegura que la evaluación se centra en qué tan bien cumple la empresa con las normas éticas, en lugar de perder tiempo aclarando datos básicos. Es un aspecto esencial de la buena gestión de la información en cualquier sistema de cumplimiento.

0.D: Política de derechos humanos escrita, aprobada y difundida

El subrequisito 0.D requiere que la empresa mantenga una declaración escrita de política de derechos humanos, la cual debe estar aprobada al más alto nivel directivo, comunicada a todo el personal y con capacitación correspondiente al personal relevante​. En la práctica, esto significa que la organización necesita un documento formal (por ejemplo, una Política de Derechos Humanos o Código de Conducta Ética) que exprese su compromiso con los derechos humanos en el trabajo, firmado o respaldado por la alta gerencia (Dirección General o equivalente). Además, no debe quedar como un papel guardado: hay que darlo a conocer a todos los empleados y formar a aquellos cuya función esté ligada a implementar esos compromisos. Este subrequisito agrega una dimensión de sistema de gestión: no solo se juzgan las acciones durante la auditoría, sino la existencia de una política corporativa fundamental en materia ética.

Issue Titles (posibles hallazgos): Las posibles faltas en este punto se reducen básicamente a dos, según la guía oficial​:

• No existe política de derechos humanos, o es inadecuada: Si la empresa no cuenta con una declaración escrita de compromiso con los derechos humanos, o la que tiene es claramente insuficiente (por ejemplo, muy genérica, no cubre aspectos laborales clave, etc.), se considera un incumplimiento​. La ausencia total es el caso más grave: muestra falta de compromiso formal.
• Política existente pero incompleta en requisitos: Esto ocurre si la empresa sí tiene una política de derechos humanos, pero no cumple con todos los criterios establecidos: es decir, tal vez exista un documento pero no está aprobada por la alta dirección, o no ha sido comunicada a todos los trabajadores, o no se ha capacitado al personal clave al respecto​. En otras palabras, la política podría quedarse en buenas intenciones si no ha sido realmente adoptada por la organización en todos sus niveles.

Interpretación y buenas prácticas esperadas: La guía de interpretación de SMETA 7 explica que esta declaración debe cubrir un compromiso con todos los derechos humanos sin excepción y contar con la aprobación formal de la alta gerencia​. Puede adoptar diferentes formas: algunas empresas se adhieren explícitamente al Código Base de la ETI (Ethical Trading Initiative) u otras normas internacionales como referencia, mientras que otras redactan su propia declaración ética. Lo importante es que el contenido refleje principios de derechos humanos laborales (no trabajo forzoso, no discriminación, libertad de asociación, salario digno, etc. que de hecho corresponden a los demás capítulos del código SMETA). Además, debe ser un compromiso público de la empresa, no un documento confidencial.

La comunicación a todos los trabajadores es esencial: puede hacerse mediante capacitaciones generales, inducción de personal de nuevo ingreso, distribución de copias, publicación en tablones o intranet, etc.. Cada empleado debería conocer, al menos en términos generales, que la empresa tiene una política de respeto a los derechos humanos en el lugar de trabajo.

Por otro lado, la política debe ser impartida como formación específica al personal “relevante”​. ¿Quiénes son relevantes? Aquellos con roles críticos para implementar estos estándares. Por ejemplo: equipo de recursos humanos, supervisores de producción (que manejan directamente condiciones de trabajo del personal), personal de cumplimiento o RSE, gerentes de área, etc. Estas personas necesitan un conocimiento más profundo de la política para poder llevarla a la práctica y tomar decisiones alineadas con ella.

Si la empresa no tiene ninguna política en esta materia, el auditor levantará el hallazgo “No hay política de derechos humanos escrita o es inadecuada”​. Y si tiene algo establecido pero falla en alguno de los requisitos (falta aprobación superior, o difusión, o entrenamiento), entonces corresponderá el hallazgo “Política de derechos humanos presente pero no cumple completamente con el requisito…”​, indicando cuáles componentes faltan. Este subrequisito, aunque parezca administrativo, es importante porque muestra el compromiso estructural de la empresa con la ética: tener o no tener una política dice mucho del enfoque de la dirección.

Ejemplos prácticos:

• Manufactura: Una empresa manufacturera del sector electrónico posee un código de conducta que menciona algunos valores generales, pero al ser auditada bajo SMETA 7 se descubre que: (a) El documento no tiene firma ni sello de aprobación de la alta gerencia, fue elaborado por Recursos Humanos sin un respaldo explícito del directorio; (b) La mayoría de los operarios nunca ha oído hablar de ese código; (c) Los supervisores no han recibido capacitación sobre cómo aplicar temas de derechos humanos (por ejemplo, no saben qué hacer si detectan trabajo infantil o acoso, porque nunca se les formó al respecto). En este caso, aunque exista un documento, no cumple con 0.D. Faltó la aprobación al más alto nivel y la difusión/entrenamiento. El auditor muy probablemente lo señalará como “política de derechos humanos existente pero no cumple completamente con el requisito”​, recomendando subsanar esas brechas.
• Servicios: Imaginemos una empresa de consultoría o de call center. Si no tiene ninguna política declarada de derechos humanos o de estándares laborales, estaría incumpliendo 0.D al no demostrar formalmente su compromiso. Otro ejemplo: la empresa sí tiene una política robusta firmada por el CEO, que incluye compromiso con la no discriminación, trabajo decente y demás; sin embargo, dicha política solo se encuentra en la página web corporativa en inglés. Los empleados locales hispanohablantes jamás la han leído ni recibido capacitación sobre ella. Durante entrevistas, los trabajadores no tienen idea de la existencia de tal documento. Esto evidenciaría que no se comunicó a todo el personal, por lo que aunque la política exista en papel, no está verdaderamente implementada. Sería igualmente un incumplimiento de 0.D por la falta de comunicación y formación.

Errores comunes:

• Creer que un código genérico basta: A veces las empresas tienen un código de ética general, pero no específico en derechos laborales, o uno que cubre solo seguridad industrial pero no aspectos como libertad de asociación o no explotación. Un error es asumir que cualquier código “es suficiente”. Debe revisarse que la política abarque realmente derechos humanos laborales de forma explícita.
• No involucrar a la alta dirección: Elaborar una política a nivel medio (por un departamento) sin obtener la aprobación formal de dirección general. Esto resta autoridad y prioridad al documento. Un signo de esto es que la política no lleva la firma del Director General o no hay evidencia de que la alta gerencia la conozca y apoye.
• Falta de difusión interna: Publicar la política en la web o en un manual, pero no asegurarse de que los empleados la entiendan. Si no se traduce al idioma local, o si se reparte pero nunca se explica su contenido, el mensaje no cala. Es común que trabajadores de nivel operativo no estén al tanto porque nadie se los comunicó en términos prácticos.
• No entrenar a mandos críticos: Dar por sentado que con entregar el documento es suficiente. Sin sesiones de capacitación específicas, por ejemplo con el equipo de RR.HH. o los supervisores, estos pueden no saber cómo responder ante dilemas éticos reales. Un error sería no entrenar al equipo de reclutamiento sobre el compromiso de no tener trabajo forzoso, o a los gerentes sobre respetar la libertad sindical, etc.
• Política desactualizada o de cajón: Tener una política creada hace años que nunca se revisó ni se integra en las operaciones diarias. Tal documento podría estar desactualizado respecto a nuevas leyes o estándares (por ejemplo, hoy se habla más de debida diligencia en cadenas de suministro). Si en la auditoría se ve que la política es antigua y desconocida, se notará falta de seriedad en su implementación.

Recomendaciones para cumplir 0.D adecuadamente:

• Desarrollar o actualizar la política de derechos humanos: Si aún no existe, formular una Política de Derechos Humanos alineada con estándares reconocidos (como el Código Base ETI, Principios de la ONU, u otros) que cubra todos los temas laborales relevantes. Mantenerla breve, clara y en lenguaje accesible. Incluye en ella el compromiso con cada derecho laboral (no trabajo infantil, no trabajo forzoso, no discriminación, libertad de asociación, condiciones seguras, horarios de trabajo decentes, remuneración digna, etc.).
• Aprobación al más alto nivel: Procura que dicha política sea revisada y aprobada por la alta dirección. Lo ideal es tener la firma del CEO o Director General en el documento, o un acta donde el Directorio la adopta. Esto envía un mensaje fuerte de compromiso. Invita a la dirección a participar en su lanzamiento o comunicación oficial dentro de la empresa.
• Comunicación a todo el personal: Difunde la política ampliamente. Por ejemplo, entrégala durante la inducción a todo nuevo empleado; realiza campañas internas (afiches en áreas comunes resaltando los compromisos clave); envía comunicados por correo corporativo; súbela a la intranet en un lugar visible. Asegúrate de tener versiones en el idioma que entienden tus trabajadores (si tienes personal con bajo alfabetismo, complementa con charlas o material gráfico sencillo). Todos deben saber qué valores y reglas sostiene la empresa en cuanto a trato justo y ético.
• Capacitación focalizada: Identifica qué roles requieren una comprensión más profunda. Por ejemplo, personal de Recursos Humanos debe recibir capacitación detallada en temas de contratación ética, no discriminación, procedimientos ante quejas de acoso, etc. Los gerentes de operaciones y supervisores deben formarse en cómo respetar derechos en la práctica cotidiana (cómo manejar horas extra voluntarias, cómo promover la seguridad y reportar incidentes). Ofrece talleres o cursos breves sobre la política y casos prácticos, de forma periódica (al menos anual). Documenta quién asistió a estas capacitaciones, ya que el auditor podría pedir evidencia.
• Integración en la gestión diaria: No dejes que la política sea letra muerta. Incorpora sus principios en los procedimientos de la empresa. Por ejemplo, si la política dice “respetamos la libertad de asociación”, asegúrate de que en tu reglamento interno no haya nada que la contradiga y de que tus jefes sepan que los trabajadores pueden sindicalizarse. Si dice “seguridad primero”, apóyalo con inversiones en EPP y comités de seguridad. Demuestra coherencia entre lo que la política declara y las acciones de la empresa.
• Revisión periódica: Establece una revisión (bienal, por ejemplo) de la política para actualizarla según cambios normativos o de estándares internacionales. Involucra en esa revisión a la alta gerencia nuevamente, así como feedback de empleados o representantes si es posible. Mantenerla vigente y relevante ayudará a que no se quede obsoleta.

Cumplir con 0.D muestra que la empresa no solo reacciona ante la auditoría, sino que tiene un compromiso de alto nivel con los valores éticos. Un auditor SMETA verificará la existencia, contenido y aplicación de esta política. Si todos en la organización conocen y practican los principios de la política de derechos humanos, no solo se supera este requisito, sino que se genera una cultura laboral más respetuosa y alineada con estándares internacionales.

Conclusión

El Requisito 0 de SMETA 7, “Habilitar una evaluación precisa”, sienta las bases para una auditoría ética fructífera. Engloba aspectos fundamentales de transparencia, honestidad e integridad por parte del sitio auditado: desde no obstaculizar el trabajo del auditor ni ocultarle información, hasta abstenerse de cualquier forma de soborno, asegurando que la información del sitio sea correcta y manteniendo un compromiso formal con los derechos humanos. Si una empresa cumple cabalmente con estos subrequisitos (0.A, 0.B, 0.C, 0.D), crea el entorno ideal para que la auditoría se desarrolle de manera ágil y veraz, lo que redunda en beneficios para ambas partes. El auditor puede verificar el cumplimiento en terreno con confianza, y la empresa obtiene una evaluación justa de sus prácticas.

Para prepararse adecuadamente ante una auditoría SMETA, las organizaciones deberían comenzar por este Requisito 0. Esto implica realizar una autoevaluación honesta: ¿Estamos facilitando o dificultando la auditoría? ¿Nuestros datos y documentos son fiables? ¿Nuestro personal entiende nuestros compromisos éticos? Al reforzar internamente la cultura de apertura y cumplimiento – por ejemplo, entrenando al personal, revisando documentación, actualizando perfiles Sedex y reafirmando políticas desde la alta dirección – se crea una base sólida que no solo cumple con SMETA sino que mejora la gestión diaria. En última instancia, cumplir con el Requisito 0 no es solo para “pasar” una auditoría, sino para fomentar una relación de confianza: confianza entre la empresa y los auditores, y también entre la empresa y sus clientes, trabajadores y demás partes interesadas.

En conclusión, “Habilitar una evaluación precisa” es mucho más que una checklist: es adoptar una postura proactiva de colaboración, transparencia y compromiso ético. Una empresa que adopta plenamente estos principios no solo estará lista para cualquier auditoría SMETA, sino que demostrará liderazgo en cumplimiento social. Prepararse con tiempo, educar a la organización y tomar en serio estos lineamientos garantizará que, al llegar el auditor, no haya sorpresas desagradables, sino un proceso claro que refleje la realidad – lo bueno y lo mejorable – de la empresa. Cumplir con Requisito 0 es el primer paso para un resultado exitoso en toda auditoría ética SMETA​, y sienta las bases para avanzar en los demás estándares con credibilidad y éxito.

Disclaimer

Este artículo es una interpretación personal y no tiene ninguna relación oficial con SEDEX ni con el esquema SMETA. Ha sido desarrollado de manera independiente con el propósito de orientar y formar a profesionales, empresas y lectores interesados en las auditorías éticas, basándome en mi análisis y experiencia. SEDEX es el propietario exclusivo de SMETA, y la información oficial, completa y veraz sobre SMETA 7 solo se encuentra en los documentos y recursos publicados directamente por SEDEX (www.sedex.com). Recomiendo encarecidamente consultar siempre las guías oficiales de SEDEX para garantizar el cumplimiento y la precisión en cualquier aplicación práctica. Al leer este artículo, el lector comprende que refleja únicamente mi perspectiva personal y no pretende, bajo ninguna circunstancia, representar, modificar o afectar la posición, directrices o reputación de SEDEX. Mi objetivo es contribuir al entendimiento general de los requisitos de SMETA de forma educativa y accesible.

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