Curso SMETA 7 – Requisito 1.A: Reclutamiento Responsable y Derecho al Trabajo

Introducción

El Requisito 1.A de SMETA 7 (Sedex Members Ethical Trade Audit, versión 7.0) establece los estándares para un reclutamiento ético y el cumplimiento del derecho al trabajo en las empresas. Este pilar es fundamental para evitar prácticas de explotación laboral, contratación engañosa o trabajo ilegal, y es especialmente relevante para responsables de cumplimiento, auditores, personal de RR.HH. y consultores que preparan organizaciones para auditorías SMETA. Una gestión responsable del reclutamiento garantiza que todos los trabajadores tengan derecho legal a trabajar, que no se les cobre por conseguir el empleo, y que las condiciones ofrecidas durante la contratación coincidan con la realidad.

La importancia de este requisito radica en proteger los derechos humanos básicos en el proceso de contratación y prevenir riesgos legales y reputacionales. Por ejemplo, contratar a personas sin permiso de trabajo puede acarrear sanciones graves, y prácticas como cobrar cuotas de reclutamiento a los candidatos pueden considerarse explotación. SMETA 7 refuerza estos puntos con criterios claros y medibles. A continuación, desglosamos cada subrequisito (1.A.A a 1.A.J) con explicaciones detalladas, su relación con posibles Issue Titles (posibles hallazgos) en una auditoría, ejemplos prácticos en distintos sectores, errores comunes y recomendaciones para su cumplimiento.

Disclaimer

Este artículo es una interpretación personal y no tiene ninguna relación oficial con SEDEX ni con el esquema SMETA. Ha sido desarrollado de manera independiente con el propósito de orientar y formar a profesionales, empresas y lectores interesados en las auditorías éticas, basándome en mi análisis y experiencia. SEDEX es el propietario exclusivo de SMETA, y la información oficial, completa y veraz sobre SMETA 7 solo se encuentra en los documentos y recursos publicados directamente por SEDEX (www.sedex.com). Recomiendo encarecidamente consultar siempre las guías oficiales de SEDEX para garantizar el cumplimiento y la precisión en cualquier aplicación práctica. Al leer este artículo, el lector comprende que refleja únicamente mi perspectiva personal y no pretende, bajo ninguna circunstancia, representar, modificar o afectar la posición, directrices o reputación de SEDEX. Mi objetivo es contribuir al entendimiento general de los requisitos de SMETA de forma educativa y accesible.

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1.A.A. Verificación del derecho legal al trabajo de todos los trabajadores

Qué exige: La empresa debe verificar mediante documentos oficiales con fotografía (por ejemplo, pasaporte, DPI o DNI) que todos sus trabajadores tienen derecho legal a trabajar en el país y en la posición correspondiente. Esto aplica tanto a empleados directos como a personal contratado por medio de agencias o subcontratistas. Si se utiliza mano de obra a través de terceros, la empresa debe exigir que dichos proveedores también realicen esta verificación, y además implementar un sistema de diligencia debida para monitorear que efectivamente lo hagan. En resumen, ningún trabajador (propio o de agencia) debe empezar a laborar sin haberse confirmado su elegibilidad legal para el empleo.

Issue Titles (posibles hallazgos): En auditoría, se generará una no-conformidad si la empresa no cuenta con un proceso establecido para validar el derecho al trabajo de sus empleados. También se considerará incumplimiento si el proceso existe pero es inadecuado o insuficiente para monitorear su aplicación. Por ejemplo, un hallazgo común es depender de que la agencia verifique los permisos pero no supervisar ni auditar que la agencia realmente lo haga. El caso más grave es encontrar trabajadores activos sin tener permiso legal para trabajar: esto puede considerarse un hallazgo crítico, ya sea que afecte a muchos trabajadores (sistémico) o a casos aislados.

Ejemplos prácticos: En una fábrica textil (manufactura), el departamento de RR.HH. debe revisar el pasaporte y visa de cada operario migrante antes de su contratación. Un ejemplo de mala práctica sería contratar a trabajadores extranjeros en una planta de procesamiento de alimentos sin verificar sus visas de trabajo, lo cual podría llevar a emplear personas en situación irregular. En el sector agrícola, una finca que contrata jornaleros a través de un contratista local debe asegurarse de ver los documentos de identidad y permisos de trabajo de esos jornaleros; de lo contrario podría tener menores de edad o migrantes sin papeles trabajando en el campo sin saberlo. En logística y almacenes, suele haber personal temporal de agencia: la empresa usuaria debe pedir evidencia de que la agencia comprobó el estatus migratorio y derecho al trabajo de cada uno.

Errores comunes: Un error frecuente es dar por sentado que los trabajadores locales “no necesitan revisión” por ser nacionales. Todas las personas, incluso locales, deben demostrar su identidad y elegibilidad (por ejemplo, en países donde se exige cierta edad o libreta militar para ciertos trabajos). Otro error es no verificar autenticidad de los documentos presentados. A veces, por prisa, se acepta una copia simple o documento vencido. También ocurre que la empresa sólo verifica al inicio pero no tiene control de renovaciones (por ejemplo, un permiso temporal de trabajo que caduca a los seis meses). En cuanto a personal de agencia, confiar ciegamente en el proveedor sin ningún tipo de control es arriesgado; si la agencia falla en verificar un caso, la responsabilidad también recae en la empresa contratante.

Recomendaciones para el cumplimiento: Establecer un procedimiento formal de verificación de documentos durante la contratación. Esto incluye revisar documentos originales (no solo copias) y checar que sean genuinos (sin indicios de falsificación, alteración o que pertenezcan a otra persona). Se deben inspeccionar fechas de expiración de pasaporte/visa y, de ser necesario, validar permisos de trabajo en las plataformas gubernamentales correspondientes. Es importante llevar un registro centralizado de la documentación de cada empleado y sus fechas de expiración, con alertas para renovaciones. Si se contrata mediante agencias de empleo, en el contrato con la agencia debe figurar la obligación de verificar el derecho a trabajar de cada persona enviada, y la empresa debería auditar aleatoriamente algunos expedientes de la agencia para comprobar el cumplimiento. Una práctica recomendada es mantener una lista actualizada de todos los trabajadores de terceros en sitio y sus estatus legales, obteniendo copias de sus permisos o al menos certificados de la agencia. Además, capacite a su personal de RR.HH. en cómo examinar documentos de identidad auténticos (por ejemplo, conocer las medidas de seguridad en pasaportes) o utilice herramientas de verificación digital si la ley local lo permite. En síntesis, la empresa debe “blindar” su proceso de reclutamiento para asegurarse de que ninguna persona sin autorización legal llegue a formar parte de su fuerza laboral.

1.A.B. Conservación de registros que demuestren el derecho al trabajo

Qué exige: La organización debe conservar los registros necesarios para demostrar que todos sus trabajadores tienen derecho legal a trabajar. En otras palabras, no basta con verificar los documentos al momento de la contratación; es indispensable guardar evidencia documental de esas verificaciones (copias de identificaciones, permisos, resultados de consultas en línea, etc.) de forma ordenada y segura.

Issue Titles (posibles hallazgos): Una auditoría SMETA señalará como incumplimiento si la empresa no dispone de documentación que respalde el derecho a trabajar de sus empleados. Esto puede ser un problema sistémico (por ejemplo, no se tienen archivos de ningún trabajador) o aislado (falta el registro de uno o pocos casos). Incluso si todos los trabajadores son legales, la falta de registros es un riesgo, pues no hay cómo probarlo ante un auditor o autoridad.

Ejemplos prácticos: En el sector servicios, imaginemos una cadena hotelera que contrata a personal temporal en temporada alta. Si después de la contratación no archivan las copias de los documentos revisados, meses más tarde no podrán demostrar que ese personal estaba habilitado legalmente. Otro ejemplo: una empresa agrícola emplea trabajadores migrantes con permiso, pero no guarda copia de sus visas; cuando llega una inspección, no tiene evidencia inmediata y suficiente. En manufactura, puede ocurrir que se almacenen los documentos en la oficina de la planta pero de manera desorganizada o solo en formato físico, corriendo el riesgo de extravío o deterioro.

Errores comunes: El error más común es no tener un sistema de archivo adecuado. Muchas empresas realizan la verificación visual pero no conservan copias por creer que “solo importaba verificar”. Otras guardan la información, pero de manera incompleta – por ejemplo, guardan solo fotocopias en blanco y negro de los documentos cuando las leyes exigen copias a color o registros digitales. También es un fallo frecuente delegar totalmente esta responsabilidad a la agencia de empleo: algunas empresas piensan que, al tratarse de personal de agencia, no necesitan tener registros en planta. Esto es incorrecto; si bien la agencia también debe tenerlos, la empresa principal debería contar al menos con comprobantes o listas verificadas. Otro error es no proteger adecuadamente estos registros: dejarlos accesibles a cualquiera (riesgo a datos personales) o no tener respaldo. Finalmente, no actualizar los documentos es un problema: por ejemplo, si un trabajador renueva su permiso, el registro debe actualizarse con la nueva vigencia.

Recomendaciones para el cumplimiento: Implemente un sistema de gestión documental para todos los archivos de elegibilidad laboral. Esto puede ser físico (un expediente por empleado) o digital (una base de datos segura), conforme a las leyes de protección de datos. Asegúrese de incluir en cada expediente: copia de identificación oficial, copias de visas o permisos de trabajo aplicables, y cualquier otra evidencia (por ejemplo, constancia de verificación en sistemas gubernamentales). Lo ideal es que las copias sean claras y en color si así lo requiere la normativa local. Mantenga estos registros disponibles para auditoría; los auditores de SMETA típicamente revisarán una muestra de expedientes para comprobar que existen y están en regla. Una buena práctica es realizar auditorías internas periódicas a los expedientes de personal, para garantizar que ninguno falte. También se recomienda definir tiempos de retención: por ejemplo, conservar registros de ex-empleados por X años tras su salida, según la ley. En caso de personal subcontratado, la empresa debería solicitar copias o listados certificando que todos los trabajadores de la agencia asignados al sitio tienen sus papeles en orden, o incluso acordar que dichos registros estén disponibles durante la auditoría SMETA. En resumen, la consigna es: “lo que no está documentado, no existe”. Por ello, guarde toda prueba del derecho al trabajo de sus empleados y tenga esos archivos organizados y listos para cualquier revisión.

1.A.C. Correspondencia entre condiciones ofrecidas y realidad del empleo

Qué exige: La empresa debe asegurarse de que la naturaleza del trabajo, condiciones laborales, condiciones de vida, términos del contrato, costos asociados, salarios y beneficios coincidan fielmente con lo que se comunicó al trabajador durante el proceso de reclutamiento. En otras palabras, no se debe engañar ni dar información falsa o incompleta a los candidatos: lo que se promete (en anuncios de empleo, entrevistas, cartas oferta) debe reflejar la realidad de la posición una vez el trabajador entra en funciones. Esto aplica a detalles como: tipo de trabajo a realizar, ubicación, horario y turnos, salario y pago de horas extra, disponibilidad de alojamiento o transporte, deducciones de nómina, duración del contrato, entre otros.

Issue Titles (posibles hallazgos): Cualquier forma de información engañosa o cambio no consentido en las condiciones será considerada una no-conformidad. Por ejemplo, si se dio información falsa, engañosa o incompleta en el punto de reclutamiento (respecto a salario, horas, naturaleza del trabajo, condiciones de vivienda, estatus migratorio, lugar de trabajo o identidad del empleador), se incumple este requisito. Asimismo, si los términos contractuales acordados durante la contratación luego se cambian por otros menos favorables sin el conocimiento o consentimiento del trabajador (lo que se conoce como “sustitución de contrato”), se considerará una violación grave. Otro hallazgo típico es descubrir que los anuncios de empleo eran engañosos, por ejemplo una oferta publicada (especialmente relevante cuando implica migración) que describe condiciones muy positivas que luego no son reales – esto también se clasifica como no-conformidad. En resumen, SMETA busca garantizar transparencia y honestidad en todo el proceso de reclutamiento; cualquier discrepancia intencionada entre lo ofertado y lo dado será evidenciada.

Ejemplos prácticos: En manufactura, imagine una maquila que recluta operarios en otro país prometiéndoles alojamiento gratuito, horas extra pagadas doble y un puesto en planta de producción, pero al llegar les cobran el alojamiento, las horas extra se pagan simple y los asignan a labores de limpieza. Este sería un caso claro de incumplir 1.A.C. En el sector servicios, podría ser una empresa de call-center que durante la entrevista ofrece un horario diurno de lunes a viernes, pero al contrato agregan trabajo en fines de semana y turnos nocturnos sin avisarlo previamente. En agricultura, quizás se les dice a los jornaleros migrantes que trabajarán 8 horas diarias en cosecha, pero luego terminan trabajando 12 horas en condiciones distintas (ej. en empaque) y pagando por sus propias herramientas, contrariamente a lo que creían. Otro ejemplo en logística: una empresa promete contratos fijos, pero en realidad los trabajadores terminan tercerizados o con contratos temporales renovables sin estabilidad, pese a que la oferta sugería algo permanente.

Errores comunes: Un error grave es “maquillar” las ofertas de empleo para atraer candidatos, pensando que luego «igual se quedarán». Esto incluye omitir mencionar aspectos difíciles (como turnos rotativos, trabajo al aire libre bajo condiciones duras, o costos de vivienda) o exagerar beneficios. También ocurre que durante el reclutamiento, diferentes personas dan mensajes distintos: por ejemplo, el reclutador promete algo pero el contrato escrito difiere – estas inconsistencias indican falta de control y pueden confundir al trabajador. Otro error es no traducir o explicar bien los términos a trabajadores migrantes: si un empleado no comprende el idioma del contrato, podría firmar sin entender cláusulas importantes. Asimismo, cambiar los términos después de la contratación es más común de lo que se cree: algunas empresas modifican unilateralmente horarios, sueldo o puesto, pensando que legalmente pueden hacerlo si aún están en periodo de prueba. Sin embargo, cualquier cambio sustancial sin consentimiento puede considerarse sustitución de contrato. También es una mala práctica presionar al candidato a decidir de inmediato sin darle oportunidad de revisar la oferta con calma o consultar con su familia; aunque sutil, esto impide que el trabajador tome una decisión realmente informada.

Recomendaciones para el cumplimiento: Transparencia absoluta en cada etapa del reclutamiento. Toda información brindada en ofertas de empleo, ferias laborales, entrevistas y cartas de oferta debe ser consistente y veraz. Para lograrlo, es útil preparar perfiles de puesto detallados que incluyan condiciones laborales reales (horarios, ambiente, remuneración exacta, beneficios, si hay periodo de prueba, etc.) y asegurarse que reclutadores y agentes solo usen esa información aprobada. Entregue por escrito la oferta laboral al candidato (idealmente en su idioma nativo o, si no, explicada con un intérprete) antes de que acepte el empleo, para que pueda revisarla. Verifique que el trabajador comprende los términos y que no queden dudas; puede pedirle que explique con sus palabras las condiciones para confirmar su entendimiento. Nunca se debe mendigar la firma de un contrato: si es migrante, no hacer que firme al bajar del avión o en el punto de partida, sino con antelación suficiente. Un buen protocolo es dar unos días para que el candidato analice la oferta y consulte con su familia si lo desea. Documente todo lo comunicado (mantenga copias de anuncios, emails de oferta, etc.), de forma que se pueda demostrar a un auditor que la información coincidente fue provista. Una vez contratado, entregue copia del contrato al empleado y asegúrese de no cambiar las condiciones unilateralmente. Si por necesidad se propone un cambio (por ejemplo, reubicación de lugar de trabajo), debe hacerse con consulta y consentimiento previo del trabajador, idealmente por escrito. Auditoría interna: entreviste a algunos empleados recientes y pregúnteles si el trabajo es como esperaban según lo que se les dijo; si surge que “me prometieron X pero resultó Y”, investigue y corrija el origen del malentendido. En resumen, las expectativas creadas en el proceso de reclutamiento deben alinearse 100% con la realidad contractual y operativa; para ello, la comunicación honesta y la documentación son clave. Recuerde: ningún trabajador debería sentirse engañado o presionado para aceptar un trabajo, y durante la auditoría los entrevistados seguramente revelarán si hubo discrepancias, lo cual podría derivar en no-conformidades.

1.A.D. Protección de menores en acuerdos con agencias de empleo

Qué exige: Incluir en los acuerdos de servicio con agencias de empleo y socios de reclutamiento cláusulas apropiadas que aseguren la protección de niños y jóvenes trabajadores. En otras palabras, cuando una empresa contrata proveedores de mano de obra, los contratos con esos proveedores deben contener requisitos explícitos para prevenir el trabajo infantil y garantizar que cualquier joven legalmente empleado (adolescente en edad laboral permitida) esté protegido conforme a la ley (trabajos ligeros, sin riesgos, horario restringido, etc.).

Issue Titles (posibles hallazgos): Si estos temas no están cubiertos en los acuerdos, se considera una deficiencia. Un hallazgo típico es que los contratos con agencias no incluyan protecciones suficientes para niños y jóvenes trabajadores. Por ejemplo, si en el contrato con una agencia de reclutamiento no se menciona nada acerca de la prohibición de emplear menores de edad o las condiciones especiales para trabajadores de 16-17 años, un auditor podría levantar una no-conformidad. Esto muestra que la empresa no está trasladando sus políticas éticas a los terceros que le proveen personal.

Ejemplos prácticos: En el sector agrícola, supongamos que una finca contrata temporeros mediante un reclutador externo. Si ese reclutador llega a enviar a un joven de 15 años al campo (violando la edad mínima legal) y en el contrato que la finca firmó con el reclutador no había ninguna cláusula al respecto, es claro que faltaron salvaguardas contractuales. Otro ejemplo: una planta de manufactura textil utiliza una agencia para contratar aprendices de 17 años; si el contrato con la agencia no especifica que deben cumplir con la jornada reducida para menores o apartarlos de tareas peligrosas, podría ocurrir que los asignen a operar maquinaria pesada en contra de la ley. En logística, una empresa de paquetería subcontrata personal de almacén: sin estipularlo en el acuerdo, la agencia podría enviar a alguien de 16 años a conducir un montacargas, lo cual estaría prohibido. Estos escenarios ilustran por qué es esencial pactar por escrito las restricciones con respecto a trabajadores jóvenes.

Errores comunes: Confiar en que la agencia «ya sabe» sobre las leyes de trabajo infantil es un error. Muchas empresas no verifican si sus proveedores de personal tienen políticas robustas para evitar contratar menores. Otro fallo es usar contratos genéricos con las agencias, que solo cubren tarifas y duración, pero no aspectos de responsabilidad social. También sucede que la empresa tiene una política interna de no contratar menores de 18, pero no extiende esa expectativa a sus contratistas; entonces la agencia podría, sin intención maliciosa, reclutar a alguien de 17 pensando que es legal. Además, no exigir a las agencias que verifiquen la edad de los candidatos es un descuido grave. Recordemos que, así como la empresa verifica edad en sus propios procesos, debe asegurarse de que la agencia haga lo mismo. Finalmente, un error es no definir qué hacer si se identifica un trabajador menor de edad en la plantilla proveniente de una agencia (es decir, planes de remediación); aunque este punto es más de procedimiento posterior, idealmente ya debe haberse evitado con los acuerdos preventivos.

Recomendaciones para el cumplimiento: Revise todos los contratos con agencias de empleo, intermediarios y subcontratistas e inserte cláusulas específicas relativas a la prohibición de trabajo infantil y protección de jóvenes. Por ejemplo, estipule claramente la edad mínima de admisión al empleo (usualmente 15 o 16 años según país, o 18 para ciertas industrias peligrosas), y exija a la agencia verificar la documentación de edad. Incluya también requerimientos de cumplimiento de leyes para jóvenes trabajadores: si se permite emplear a mayores de 16 pero menores de 18, que la agencia se comprometa a ubicarlos solo en tareas no peligrosas, a respetar sus horarios máximos y periodos escolares si aplican. Un contrato robusto podría mencionar que cualquier violación en este tema será causa de terminación inmediata del servicio – esto envía un mensaje contundente. Además de lo contractual, audite el desempeño de la agencia: pida informes de la distribución de edades del personal suministrado; verifique durante las visitas que no haya trabajadores de apariencia demasiado joven sin verificar. Una práctica recomendada es solicitar a la agencia su política de protección infantil o sus procedimientos de reclutamiento ético, para evaluar su seriedad. Si la agencia a su vez subcontrata (cadena de reclutamiento), asegúrese de que esas obligaciones se transmitan a lo largo de la cadena. Capacite a su personal de RR.HH. para que también inspeccione que ningún menor de edad ingrese por error (por ejemplo, falsificación de documentos de edad). En resumen: “lo que no está escrito, no está acordado”. Por ello, plasme por escrito en todos los acuerdos de suministro de personal las expectativas claras sobre cero tolerancia al trabajo infantil y las condiciones especiales para cualquier joven trabajador, y supervise que dichas condiciones se cumplan en la práctica.

1.A.E. Sistemas para un reclutamiento legal y ético (incluyendo terceros)

Qué exige: Contar con sistemas establecidos para verificar que todos los trabajadores son reclutados de forma legal y justa, lo cual incluye llevar a cabo la diligencia debida apropiada para confirmar que cualquier agencia de empleo u otro intermediario de reclutamiento que utilice la empresa sigue prácticas éticas. Este subrequisito es amplio: abarca tanto los procesos internos de contratación directa como la gestión de los reclutadores externos. La empresa debe tener mecanismos para evaluar, monitorear y garantizar que todo el proceso de reclutamiento (propio o tercerizado) cumple con las leyes laborales, migratorias y con estándares éticos (por ejemplo, sin discriminación, sin coerción, sin corrupción).

Issue Titles (posibles hallazgos): Una debilidad en este frente puede evidenciarse de varias formas. Un posible hallazgo es que no existan sistemas de verificación hacia los proveedores de mano de obra (agencias, subcontratistas), es decir, la empresa no realiza ninguna diligencia debida para asegurarse de que esas terceras partes reclutan éticamente. Igualmente, se marcará no-conformidad si existen sistemas pero son inadecuados o inconsistentes – por ejemplo, hay un procedimiento de evaluación de agencias pero no se aplica efectivamente o tiene vacíos. Esto aplica tanto a la contratación tercerizada como a la contratación directa: SMETA revisará si la propia empresa tiene políticas y controles para reclutar sin incurrir en prácticas ilegales o injustas; la ausencia de dichos sistemas para la contratación directa también sería un incumplimiento. Otros hallazgos asociados pueden ser la falta de ciertos documentos clave: por ejemplo, si no se dispone de evidencia documental sobre las condiciones de los trabajadores de agencia durante la auditoría (ej. contratos, nóminas, horarios), se levantará una no-conformidad. Asimismo, no tener las licencias legales necesarias es un problema: si la ley exige que la empresa tenga una licencia para usar trabajadores de agencia y no la tiene, o si contrata agencias que no están debidamente licenciadas, eso se reportará como incumplimiento.

Ejemplos prácticos: En la industria manufacturera, supongamos que una empresa usa tres agencias de empleo para cubrir picos de producción. Si la empresa nunca ha auditado ni solicitado información sobre cómo estas agencias reclutan a su personal (por ejemplo, de dónde los traen, si les cobran algo, si tienen permisos legales), claramente falta un sistema de diligencia debida. Ahora bien, incluso en ausencia de terceros: imaginemos una empresa de servicios de limpieza que contrata directamente a personal de otras regiones. Si no tiene políticas sobre cómo seleccionar limpiamente (podría haber favoritismos, sobornos para obtener el puesto, etc.), ni capacitación a sus reclutadores en ética, también hay un vacío. En agricultura, una plantación puede depender de un contratista para suplir mano de obra en cosecha; si ese contratista a su vez subcontrata a otros enganchadores y la empresa nunca mapea esa cadena, podrían colarse prácticas ilegales (como trata de personas). Otro ejemplo: en logística, un centro de distribución contrata a operadores de montacargas mediante una agencia sin verificar que la agencia paga el salario mínimo legal o registra a los trabajadores en la seguridad social; esto podría derivar en trabajadores tercerizados con condiciones inferiores a las legales, afectando a la empresa principal en una auditoría.

Errores comunes: Un error es asumir que basta el contrato comercial con la agencia y que el cumplimiento legal es problema solo de ésta. Algunas empresas creen que con exigir a la agencia “cumplir las leyes” es suficiente, pero no establecen un proceso para verificar ese cumplimiento. Otro error frecuente es no identificar a todos los intermediarios en la cadena de reclutamiento. Por ejemplo, la empresa contrata a Agencia A, pero Agencia A a su vez utiliza a un subagente B en otra región para reclutar gente; si la empresa no sabe de la existencia de B, no puede asegurar prácticas éticas a ese nivel. También suele faltar una política interna de reclutamiento ético: empresas sin un código de reclutamiento corren mayor riesgo de irregularidades (discriminación en contratación, nepotismo, cobros indebidos hechos por personal interno, etc.). A veces se implementan sistemas pero no se documentan: por ejemplo, el gerente de planta dice “yo reviso a las agencias conversando con ellas”, pero no hay registros ni criterios definidos de esas revisiones. Otro fallo es no capacitar a quienes ejecutan el reclutamiento – tanto internos como en las agencias – sobre los estándares éticos esperados. Finalmente, un error legal es olvidar obtener licencias si la legislación las requiere: en algunos países se exige permiso del Ministerio de Trabajo para contratar a través de terceros o para ciertas modalidades; desconocer esto puede acarrear sanciones y, por supuesto, no conformidades auditoría.

Recomendaciones para el cumplimiento: Desarrolle e implemente un sistema integral de diligencia debida en reclutamiento. Esto abarca varias acciones:

Política de Reclutamiento Ético: Elabore un documento interno que establezca los principios (no discriminación, libre postulación sin coerción, prohibición de pagos por empleo, cumplimiento legal, transparencia, etc.) y los procedimientos a seguir al contratar. Incluya requisitos tanto para selección directa como para contratación vía terceros. Socialice esta política con todo el personal relevante (RR.HH., jefes de área que contraten, etc.) y con sus proveedores de personal.
Evaluación y selección de agencias: Antes de contratar una agencia de empleo, realice una evaluación de su cumplimiento. Pida referencias, verifique que tenga las licencias legales vigentes para operar, solicite sus políticas de ética, pregunte cómo recluta y paga a sus trabajadores. Es recomendable tener un proceso de homologación de agencias similar al de proveedores de materiales: que incluya criterios de responsabilidad social. Formalice esto en una checklist o cuestionario de due diligence que la agencia deba completar (por ejemplo, ¿tiene licencia?, ¿verifica edades?, ¿paga salarios legales?, ¿no cobra cuotas?, etc.).
Contratos sólidos con agencias: Como ya se mencionó en 1.A.D, los contratos deben incluir cláusulas de cumplimiento legal y ético (no trabajo infantil, no cobro de fees, derecho al trabajo, etc.). Además, agregue cláusulas que le permitan a su empresa auditar o monitorear a la agencia. Por ejemplo, derecho a revisar nóminas o entrevistar trabajadores de la agencia en su sitio. Incluya también la obligación de la agencia de informar subcontrataciones: que no puedan pasar su reclutamiento a otra parte sin consentimiento, o que al menos identifiquen quiénes participan. Esto se enlaza con la idea de mapear la cadena de suministro de mano de obra: la empresa debe tener identificados todos los niveles de intermediarios en la contratación, con nombres, ubicaciones y roles, actualizando ese mapa al menos anualmente.
Monitoreo continuo: No se puede “confiar y olvidar”. Establezca un calendario para auditar periódicamente a las agencias en materia de reclutamiento. Esto puede incluir: verificar documentos (¿la agencia tiene archivos completos de quienes le envía?), entrevistar trabajadores de agencia en la planta para saber si hubo problemas en su reclutamiento, revisar si la agencia mantiene sus licencias al día, etc. También implemente mecanismos de retroalimentación para trabajadores tercerizados: por ejemplo, un buzón confidencial o encuestas para que ellos reporten si la agencia los trata de forma no ética. De esta manera, la empresa puede detectar irregularidades (como si a alguno le cobraron por el puesto, o si no le pagan correctamente) y tomar acción.
Sistema para reclutamiento directo: Asegúrese de que su propio proceso interno esté alineado con las mejores prácticas. Por ejemplo, verifique que la empresa cumple con todas las obligaciones legales de contratación (registro de empleados, contratos escritos, afiliaciones a seguridad social, etc. – aunque esto se revisa en otros apartados de SMETA, también es parte de “reclutar legalmente”). Manténgase actualizado en requisitos legalesde reclutamiento: si la ley cambia (por ejemplo, nuevos permisos obligatorios, cupos de empleo joven, incentivos, etc.), actualice sus procesos. Un sistema robusto incluirá también capacitación a los reclutadores sobre sesgos inconscientes (para prevenir discriminación) y sobre cómo manejar referencias o antecedentes legales de candidatos de manera justa. Documente los procedimientos internos: desde cómo se aprueba una vacante hasta la inducción, todo debería estar estandarizado y auditado internamente de vez en cuando.
Documentación y evidencias: Como parte del sistema, guarde documentación de todo: listas de verificación de la agencia, contratos firmados, registros de auditorías a proveedores, actas de capacitación en reclutamiento ético, etc. De esta forma, durante la auditoría SMETA usted puede presentar evidencia tangible de sus sistemas. Si el auditor pregunta «¿cómo se asegura de que sus contratistas de personal reclutan éticamente?», usted puede mostrar las evaluaciones previas, los contratos con cláusulas éticas, y reportes de seguimiento. Recuerde que si no hay evidencia disponible, el auditor podría calificar que no hay sistema o es inadecuado aunque en teoría existiera.

En resumen, el cumplimiento de 1.A.E implica tener un enfoque proactivo y preventivo: conocer a profundidad quién trae gente a su empresa y bajo qué prácticas, e institucionalizar mecanismos para garantizar que todas las partes involucradas en la contratación actúan conforme a la ley y la ética. Esto redunda no solo en evitar no-conformidades, sino en una fuerza laboral más estable y confiable, libre de situaciones de abuso originadas en la fase de reclutamiento.

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1.A.F. Pago adecuado a agencias para cubrir costos de reclutamiento

Qué exige: Asegurar que el pago que la empresa realiza a sus proveedores de mano de obra (agencias, subcontratistas) sea suficiente para cubrir los costos de reclutamiento de manera sostenible, sin que esos proveedores tengan necesidad de cobrar tarifas a los trabajadores. Este subrequisito introduce el principio de “Employer Pays Principle” (el principio de que el empleador paga): la empresa que contrata personal a través de terceros debe asumir los costos comerciales legítimos del reclutamiento, de modo que ni la agencia ni mucho menos el trabajador tengan que financiarlos. Implica también tener un proceso para determinar y revisar que las tarifas pagadas a la agencia son adecuadas.

El Principio de que el Empleador Paga establece que los empleadores deben cubrir todos los costos de contratación, como tarifas de agencias, viajes y visas, para que los trabajadores, especialmente los migrantes, no paguen por obtener un empleo. Esto busca prevenir la explotación y la servidumbre por deudas, promoviendo una contratación ética y alineándose con estándares globales como los de la OIT, aunque su aplicación varía entre industrias.

Issue Titles (posibles hallazgos): Si la empresa no paga nada a la agencia por el servicio de reclutamiento/colocación, es un incumplimiento claro. Un ejemplo sería una situación en que la agencia envía trabajadores “gratis” a cambio de poder descontarles a ellos ciertas cuotas – esto va en contra del estándar. También será un hallazgo si no existe un proceso para asegurar que el monto pagado es suficiente. Es decir, aunque la empresa sí le pague a la agencia, se espera que tenga algún método para calcular o verificar que ese pago cubre todos los costos legales y contractuales asociados. La auditoría podría detectar, por ejemplo, que la empresa negoció una tarifa tan baja con la agencia que es inviable que ésta cubra sueldo, prestaciones, costos administrativos y de reclutamiento sin trasladar parte del costo al trabajador. En resumen, dos tipos de no-conformidad serían: no pagar por el servicio de agencia, o pagar pero sin tener certeza de que el pago cubre lo debido (lo cual suele derivar en costos escondidos para el trabajador).

Ejemplos prácticos: Pensemos en una empresa de manufactura electrónica que contrata 100 operarios a través de una agencia. Si la empresa no le paga ninguna comisión o sobrecosto a la agencia (solo le paga los salarios de los trabajadores para que ésta los distribuya), la agencia podría estar recuperando sus gastos cobrándole una “cuota de enganche” a cada trabajador. Otro ejemplo en servicios: un centro de llamadas contrata personal vía una empresa de outsourcing y negocia pagarle a esta empresa solamente el salario mínimo de cada trabajador más 5% por administración. Si esa tarifa no alcanza para que el outsourcer cubra costos de reclutamiento (anuncios, entrevistas) y utilidades, probablemente termine cobrando una “inscripción” a los candidatos o deduciendo parte del salario de forma disfrazada. En agricultura, si un productor paga por jornal únicamente un monto fijo al contratista sin considerar gastos de transporte de trabajadores migrantes, el contratista tal vez cobre a los mismos trabajadores el costo de transporte. Todos estos casos ilustran falta de pago adecuado por parte del empleador principal, generando incentivos para que el proveedor traslade costos a la mano de obra.

Errores comunes: El error principal es buscar el menor costo posible por el servicio de agencia, sin analizar qué rubros debería cubrir ese costo. Si una oferta de una agencia es sospechosamente barata, es posible que “recupere” dinero de otra fuente (a costa del trabajador o de calidad). Otro error es no dialogar con las agencias sobre sus estructuras de costos; muchas empresas simplemente comparan cotizaciones y eligen la más baja, en lugar de entender cómo se compone. También es común no tener un procedimiento interno para establecer tarifas justas: por ejemplo, no considerar inflación, aumentos salariales o cambios legales (como un nuevo aguinaldo obligatorio) en la revisión de la tarifa con la agencia. Algunas empresas no asignan presupuesto para reclutamiento de temporales pensando que la agencia se financia sola – grave equivocación. Desde el punto de vista documental, un fallo es no guardar evidencia de los pagos hechos a las agencias (facturas, recibos); si en auditoría no se puede demostrar que se le pagó a la agencia, se presumirá que quizás no se hizo. Otro error grave es no haber definido responsable para esto: a veces RR.HH. contrata la agencia pero Finanzas negocia el precio, y ninguno se asegura de cubrir todos los elementos (lo que puede dejar huecos, ej. Finanzas presiona costos sin ver impacto en cumplimiento).

Recomendaciones para el cumplimiento: Adopte formalmente el principio de que “el trabajador no paga por conseguir un empleo”, lo que significa que su empresa debe asumir los costos razonables del proceso de contratación. Para ello:

Analice los costos de reclutamiento: Si la agencia le va a proveer X número de trabajadores, piense qué costos tiene esa agencia: publicación de vacantes, entrevistas, verificación de antecedentes, posibles exámenes médicos, inducción, trámites migratorios si aplica, transporte inicial, margen de utilidad, etc. Asegúrese de que la tarifa que usted paga permite cubrir todos esos rubros legalmente requeridos y acordados contractualmente. No es necesario que la agencia le desglose todo (el estándar no exige un “open book”), pero sí puede conversar para entender cómo se componen los costos y ajustar el pago en consecuencia.
Establezca un proceso para validar la suficiencia del pago: Por ejemplo, podría crear una política de que, antes de firmar o renovar un contrato con la agencia, se revisará si las tarifas siguen cubriendo todos los elementos. Considere cualquier cambio legal (si subió el salario mínimo, subieron impuestos al trabajo, nuevos costos por permisos, etc.) e incluya esos componentes en la tarifa. Documente este análisis aunque sea de manera interna (por ejemplo, un memo que liste los ítems que se aseguran cubrir). Esto servirá de evidencia ante auditores de que usted “hizo la tarea” para garantizar el pago adecuado.
Verifique que realiza los pagos acordados: Puede sonar obvio, pero asegúrese de pagarle puntualmente a la agencia lo convenido. Si, por ejemplo, el pago lo hace la oficina central y no la fábrica local, la fábrica debe obtener comprobantes de que dichos pagos se hicieron y tenerlos disponibles. Cualquier retraso o falta de pago podría provocar que la agencia compense cobrándole al personal o incumpliendo obligaciones (como no pagar impuestos laborales). Así que mantenga control de las cuentas por pagar a las agencias y registre evidencia (facturas selladas, estados de cuenta) de que se les paga en tiempo y forma.
Evalúe periódicamente las condiciones: Un buen ejercicio es mantener comunicación con los trabajadores tercerizados o con la propia agencia para detectar señales de subfinanciamiento. Por ejemplo, si escucha que la agencia no les dio uniforme porque “no había presupuesto”, eso podría indicar que la tarifa no está cubriendo ese costo (y puede repercutir en la calidad del empleo). También revisar si la agencia está cumpliendo con todas sus obligaciones (pago de salarios puntuales, prestaciones, etc.), porque si no lo hace podría ser por insuficiencia de recursos. En la auditoría SMETA, los entrevistadores pueden preguntarle a la agencia o a los trabajadores si tuvieron que pagar algo de su bolsillo; su empresa debería adelantarse a detectar y corregir eso.

En síntesis, pague lo justo y necesario para que la contratación sea sostenible sin coste para el trabajador. Un auditor de SMETA buscará evidencias de que su empresa aplica este principio: podría revisar contratos comerciales y comprobar que las tarifas están justificadas y son razonables. La interpretación de SMETA lo dice claramente: el pago acordado debe cubrir todos los costos de reclutamiento de forma completa, sin cobrar cuotas a los trabajadores ni incurrir en evasión. Cumplir con 1.A.F no solo evita hallazgos negativos, sino que construye relaciones responsables con sus proveedores de personal y protege a los trabajadores de cargos indebidos.

1.A.G. Diligencia debida sobre cuotas/costos de reclutamiento pagados por trabajadores

Qué exige: Realizar una diligencia debida para entender el tipo y el valor de las cuotas de reclutamiento y costos relacionados que los trabajadores han pagado para obtener su empleo. Esto abarca tanto pagos legales como ilegales, según la definición de la OIT, e incluye gastos como viajes y visados. Si se da reclutamiento internacional, la investigación debe cubrir los pagos en el país de origen y en el de destino. La empresa debe recabar esta información, por ejemplo a través de entrevistas o encuestas a una muestra de trabajadores, para detectar si algún trabajador incurrió en gastos de reclutamiento. En otras palabras, el empleador debe indagar: “¿Mis empleados tuvieron que pagar algo a alguien por conseguir este trabajo? ¿Cuánto y por qué concepto?”.

Issue Titles (posibles hallazgos): Si la empresa no lleva a cabo ninguna diligencia en este aspecto, es un incumplimiento del requisito. También lo es si hace algo de investigación pero de forma insuficiente para cumplir con SMETA. Por ejemplo, tal vez la empresa solo pregunta de manera informal a uno o dos empleados, cuando debería hacerlo de forma más sistemática; o quizá indaga sobre tarifas de agencia pero no sobre otros costos (como exámenes médicos o transporte). En suma, la auditoría puede marcar no-conformidad por ausencia total de verificación, o por una verificación parcial que no cubre a suficiente gente o los tipos de costos relevantes.

Ejemplos prácticos: Supongamos una empresa de construcción que trae obreros desde otra región a través de un intermediario. Si la empresa nunca les pregunta a esos obreros si tuvieron que pagarle algo al intermediario (por ejemplo, una comisión por el puesto o por el transporte), podría ignorar que en realidad cada trabajador le pagó $100 de “colocación” al reclutador local. Otro ejemplo: una fábrica contrata migrantes vía una agencia en el extranjero; si la empresa solo se enfoca en lo que le paga a la agencia (1.A.F) pero no entrevista a los migrantes sobre qué gastaron ellos (visas, viajes, comisiones), puede no enterarse de que cada uno pagó $1,000 en su país de origen a un agente. En el sector servicios, imaginemos una empresa de limpieza urbana que contrata personal migrante mediante una cadena de reclutadores: si la empresa no hace encuestas de entrada, podría pasar por alto que los trabajadores vendieron propiedades o se endeudaron para pagarle a un agente por esta oportunidad laboral. En cambio, una buena práctica la muestra, por ejemplo, una empacadora agrícola que entrevistó a sus trabajadores de temporada de distintos países y descubrió que algunos pagaron por exámenes médicos obligatorios y otros por traducciones de documentos – con esa información, la empresa puede tomar medidas para cubrir esos costos la próxima vez.

Errores comunes: El error más obvio es no preguntar. Muchas empresas suponen que si ellas no cobran nada, entonces el trabajador no pagó nada. Pero la realidad es que en cadenas de reclutamiento largas, puede haber varios cobros informales: a un reclutador local, a una agencia de viajes, a un tramitador de visas, etc. Otro error es preguntar de manera incompleta, por ejemplo solo en la entrevista de salida (cuando el trabajador se va) en lugar de al inicio, momento en que la información es más fresca y relevante para remediar. Algunas empresas pueden temer preguntar pensando que es entrometerse en la vida personal o financiera del empleado, pero en este contexto es necesario para velar por sus derechos. También es error limitarse a preguntar sobre “cuotas de agencia” y no sobre costos relacionados. La OIT define como costos relacionados con el reclutamiento aquellos gastos que el trabajador asume como parte de obtener el empleo: exámenes médicos, certificados, herramientas exigidas, transporte al sitio, visas, etc., cuando estos son requeridos por el empleador o la agencia. Si la empresa no considera esos rubros, podría concluir erróneamente que “nadie pagó cuotas” cuando en realidad sí tuvieron costos significativos (quizá no a la empresa directamente, pero sí asociados al proceso de contratación). Otro fallo es no garantizar anonimato o confianza al preguntar, lo cual podría hacer que los trabajadores oculten la verdad (por miedo a represalias de la agencia si admiten que les cobraron). Por último, aunque la diligencia debida se haga y se detecten pagos indebidos, un error sería no documentar los hallazgos; sin registros, en la siguiente auditoría no podrá mostrarse que se hizo este ejercicio ni qué resultados hubo.

Recomendaciones para el cumplimiento: Incorpore un proceso formal para indagar proactivamente sobre los pagos de reclutamiento que hayan hecho sus trabajadores. Algunas acciones concretas:

Encuestas/entrevistas a nuevos empleados: Un momento óptimo es durante la inducción o poco después de la contratación. Diseñe un breve cuestionario, anónimo si es posible, donde se pregunte: ¿Tuvo que pagar algo para conseguir este empleo? Si la respuesta es sí, profundizar: ¿A quién pagó? ¿Por qué motivo (ej. tarifa de agencia, examen médico, transporte)? ¿Cuánto aproximadamente? Aclare que esto no afectará su empleo; es solo para mejorar procesos. Esta encuesta puede ser escrita o a través de entrevistas personales conducidas por alguien de confianza (por ejemplo, un representante de cumplimiento). En empresas con muchos trabajadores, puede hacerse a una muestra representativa. Por ejemplo, encuestar al 100% de nuevos ingresos de ciertas áreas o procedencias donde se sospecha riesgo, o un porcentaje aleatorio de contrataciones recientes.
Entrevistas específicas para migrantes: Si maneja trabajadores migrantes, es importante cubrir tanto el país de origen como el de destino. Quizá un migrante pagó a un agente en su país y también tuvo que pagar un permiso al llegar. Asegúrese de preguntar por ambos lados: “¿Tuvo que pagar algo en su país antes de venir? ¿y aquí una vez que llegó?”. Esto dará un panorama completo de costos. Incluya gastos de visado, pasajes de avión/autobús, alojamiento durante el viaje, etc. Estos son costos relacionados que a veces el trabajador asume porque nadie más lo hizo.
Mecanismos confidenciales de denuncia: Además de encuestas directas, provea un canal (ej. buzón o línea ética) donde cualquier empleado pueda reportar si sabe de cobros indebidos en reclutamiento. Algunos pueden animarse a hablar después de tener confianza con la empresa. Asegure confidencialidad y protección contra represalias.
Analice los resultados: Una vez recopilada información, documente y analice los datos. Identifique patrones: por ejemplo, descubre que “la mayoría de trabajadores de la Agencia X pagaron $50 por exámenes médicos”. Ese es un hallazgo importante. O quizás “varios empleados locales mencionan que pagaron a un supervisor interno para que los contratara” – eso indicaría corrupción interna. Todos estos hallazgos deben conducir a acciones (ver 1.A.H y 1.A.I para la respuesta a estos casos). Desde la perspectiva de 1.A.G, lo fundamental es conocer la situación.
Mantenga registro de la diligencia debida: Guarde copias de encuestas (anonimizadas si es necesario), resúmenes de entrevistas, reportes de resultados y cualquier acción tomada. Así, cuando venga un auditor SMETA, podrá mostrar que “en el mes X encuestamos a Y trabajadores, encontrando que Z% reportó haber incurrido en costos de reclutamiento, de tales tipos…”. Esto evidenciará cumplimiento del subrequisito. Si el auditor pregunta “¿cómo saben que sus trabajadores no pagaron por el empleo?”, usted tiene datos que mostrar.
Ampliar alcance según riesgo: Si inicialmente no encuentra problemas (todos dicen que no pagaron nada), no asuma que siempre será así. Repita el ejercicio periódicamente, quizá cada año o cada ciclo de contratación grande, para captar cualquier cambio. Si por el contrario detecta que sí hubo pagos, intensifique las averiguaciones (entreviste a más gente, incluya antiguos trabajadores si es posible para tener perspectiva histórica).

Como resultado de esta diligencia, puede que descubra situaciones que requieren corrección, lo cual enlaza con los siguientes subrequisitos. Pero en sí, cumplir 1.A.G significa no quedarse ciego ante la posibilidad de que existan cuotas o costos ocultos. Demuestra que la empresa asume responsabilidad en investigar y no tiene la “cabeza en la arena”. Esto es un paso esencial hacia el reclutamiento responsable: primero conocer la realidad, para luego poder actuar. Además, concientiza a la dirección sobre la importancia de políticas “No Fees” (cero cobros al trabajador), al ver datos concretos. Recuerde que la OIT define múltiples tipos de pagos de reclutamiento prohibidos, incluyendo cualquier pago al reclutador, ya sea en reclutamiento para un tercero o directo, y cualquier gasto impuesto al trabajador para recuperar costos. También enumera costos relacionados que no deben cargarse al trabajador (viajes, visas, gastos médicos, certificados, etc.). Usando estas definiciones como guía, su empresa puede estructurar muy bien qué investigar y cómo interpretar los hallazgos, encaminándose a eliminar esas prácticas.

1.A.H. Clausulado de “cero costos para el trabajador” en contratos con proveedores (Acción Colaborativa Requerida)

Qué exige: Incluir disposiciones en los contratos de servicio con los proveedores de mano de obra (agencias, subcontratistas en sitio) que los hagan responsables de asegurar que no se cobren cuotas de reclutamiento ni costos relacionados a los trabajadores, y que especifiquen quién se encargará de reembolsar a los trabajadores en caso de que incurran en dichos costos. En esencia, la empresa debe tener un acuerdo contractual con cada proveedor donde quede claro que ningún trabajador debe pagar por su empleo y que, si llegara a suceder, habrá reembolso. Este subrequisito lleva la política “No Fees” al terreno legal entre compañías, asignando responsabilidades.

Por qué «Collaborative Action Required»: Los puntos 1.A.H y 1.A.I tienen la etiqueta especial de “Acción Colaborativa Requerida” en SMETA. Esto significa que cualquier incumplimiento en estos subrequisitos generalmente requerirá un plan de acción correctivo que involucre a múltiples partes (empresa, proveedores e incluso clientes) para solucionarlo, más que una simple corrección inmediata por parte del sitio auditado. La razón es que eliminar y remediar el cobro de cuotas de reclutamiento suele ser un desafío complejo que puede requerir tiempo, recursos y cooperación en la cadena de suministro. Los auditores lo señalarán como un hallazgo, pero entendiendo que su resolución conlleva un esfuerzo conjunto.

Issue Titles (posibles hallazgos): Un hallazgo típico es que los contratos no contienen cláusulas que responsabilicen al proveedor de evitar cobros de cuotas o que no especifican quién reembolsará si ocurrió un pago. Por ejemplo, la auditoría podría encontrar que el contrato con la agencia no menciona nada sobre prohibición de fees, lo que se reflejaría en un Issue Titles (posibles hallazgos) como: “Los acuerdos de servicio no hacen responsable al proveedor de mano de obra de garantizar que no se cobren tarifas o costos de contratación a los trabajadores, ni especifican quién es responsable de reembolsar.» Otro hallazgo posible es que sí exista alguna cláusula, pero que no esté alineada con la definición de la OIT sobre qué son “fees y costos de reclutamiento”. Esto sucedería si, por ejemplo, el contrato prohíbe cobrar “comisiones” pero permite cobrar ciertos “gastos” al trabajador, por desconocimiento; en tal caso, no cubre todos los costos que la OIT califica como parte del reclutamiento (como gastos de viaje, trámites, etc.), y sería señalado como incompleto. Ambos escenarios se consideran Acción Colaborativa Requerida, es decir, se deberá trabajar para modificar esos contratos en conjunto con los proveedores.

Ejemplos prácticos: En manufactura, digamos que una empresa utiliza una agencia para contratar operarios migrantes. Revisando el contrato comercial, solo se habla de tarifas y número de trabajadores, pero no dice nada de prohibir que la agencia les cobre por el servicio. Como resultado, la agencia podría estar cobrándoles a los migrantes una “colocación” de $500 cada uno. Este contrato necesitaría incluir la cláusula de 1.A.H. Otro ejemplo: una empresa de logística tiene un contrato con un subcontratista de almacén que le provee personal; el contrato estipula “El subcontratista no cobrará ninguna tarifa de empleo a los candidatos”, pero no menciona qué pasa si se descubre que alguien pagó a un intermediario. Si luego se detecta que hubo pagos, puede haber disputa de quién reembolsa, porque no quedó acordado. En agricultura, un productor contrata mano de obra a través de un contratista local; su acuerdo quizás verbal no incluyó nada de este tema, y tras una auditoría se enteran que el contratista cobró Q100 a cada jornalero por el trabajo. Ahora el productor debe colaborar con el contratista para resolverlo y formalizar un contrato que evite esto en adelante.

Errores comunes: El error principal es no tener este tipo de cláusulas en absoluto. Muchas empresas nunca han considerado incluir en contratos comerciales obligaciones éticas específicas. Otro error es incluir una cláusula pero de forma ambigua o limitada. Por ejemplo: “El proveedor cumplirá las leyes laborales y no cobrará tarifas de reclutamiento ilegales”. ¿Qué pasa con costos permitidos por la ley pero que SMETA considera que debe asumir el empleador? Si no se define claramente, el proveedor podría argumentar que cobrar ciertas cosas es “legal”. También es común no mencionar la responsabilidad de reembolso. Aun las empresas que ponen “no cobrar fees” a veces no agregan qué ocurre si igualmente algún trabajador pagó a un tercero antes de esta prohibición (ej. un subagente en otro país): ¿debe el proveedor reembolsar, o la empresa, o cómo? Si esto no está definido, podría quedar sin remedio. Otro error es suponer que con poner la cláusula es suficiente sin comunicarla ni gestionarla: si la agencia firmó pero no se enteró bien de esta expectativa o la toma a la ligera, podría no cumplirla. Y un fallo operacional es no revisar todos los acuerdos: a veces se incluye en nuevos contratos pero no se hace adenda a contratos antiguos, dejando lagunas.

Recomendaciones para el cumplimiento:

Redacte cláusulas específicas “No Fees” para todos sus contratos con proveedores de personal. La redacción debería cubrir dos puntos: (1) Prohibición de cobro de cualquier cuota o costo de reclutamiento a los trabajadores, directa o indirectamente, por parte del proveedor o sus subagentes, de acuerdo con las definiciones internacionales (asegúrese de abarcar todos los posibles conceptos: comisiones, exámenes médicos, trámites, equipos, viajes, etc. relacionados al proceso). (2) Mecanismo de reembolso: definir que si algún trabajador llegase a pagar algún costo de reclutamiento, el proveedor (o la parte designada)reembolsará oportunamente ese monto al trabajador. Puede también aclararse que la responsabilidad última es compartida y que la empresa contratante se reserva el derecho de deducir esos montos de pagos al proveedor si este no reembolsa. Lo importante es que esté negro sobre blanco el “qué pasa si…”.
Revise contratos existentes: Haga un inventario de todos los acuerdos con agencias, contratistas de mano de obra, etc. En cada uno, verifique si ya hay algo sobre este tema. Si no lo hay o es insuficiente, proceda a una modificación o addendum contractual. Esto requerirá coordinar con su departamento legal y contactar a los proveedores. Dado que es Acción Colaborativa, lo ideal es explicar al proveedor que se trata de un estándar internacional que deben cumplir juntos. Muchos proveedores serios no se opondrán, porque también los protege de malas prácticas en sus filas.
Alinee definiciones con la OIT: Al escribir la cláusula, puede hacer referencia a la definición de la Organización Internacional del Trabajo sobre “Recruitment Fees and Related Costs” (2020) para no omitir nada. Por ejemplo: “El Proveedor se compromete a no cobrar ni permitir que terceros cobren a los trabajadores ninguna tarifa o costo relacionados con su reclutamiento, conforme a la definición de la OIT, incluyendo pero no limitado a: pagos por servicios de reclutadores, gastos de migración, costos de viaje, visados, exámenes médicos, certificaciones, herramientas o uniformes obligatorios para el puesto, etc. Estos costos serán asumidos por el Proveedor o la Empresa Cliente según corresponda, nunca por el trabajador.” Una cláusula robusta de ese estilo cubre la mayoría de escenarios.
Especifique plazos de reembolso: También es bueno indicar que cualquier reembolso deberá hacerse en un plazo breve (por ejemplo, 30 días desde detectado) y que el proveedor debe notificar a la empresa de tales casos. Esto prepara el terreno para 1.A.I (que es verificar reembolso).
Comunique las expectativas: No se quede solo en el contrato firmado. Reúnase con sus proveedores para enfatizar esta política de cero costos al trabajador. Anime a los proveedores a difundirla a su personal de reclutamiento. Algunos podrían necesitar apoyo para entender qué implica (por ejemplo, cambiar su modelo de negocio si antes cobraban a candidatos). Aquí entra lo de “colaboración”: quizás su empresa deba discutir ajustes de tarifa con el proveedor para garantizar que pueda cumplir con no cobrar a los trabajadores pero cubriendo sus costos (relacionado con 1.A.F). Es mejor tener esa conversación abierta.
Monitoree el cumplimiento: No basta con poner la cláusula; verifique que en la práctica el proveedor la acata. Haga preguntas a los trabajadores de agencia (como en 1.A.G) para cerciorarse de que no se les cobre nada. Si descubre algún incumplimiento, active de inmediato el mecanismo de reembolso y refuerce al proveedor que eso va en serio. Podría contemplar sanciones contractuales si reincide.
Implemente acuerdos a nuevos proveedores desde el inicio: Toda nueva agencia o contratista que contrate debería ya firmar con esta cláusula incluida, de modo que la cultura de “No Fees” sea la norma desde el arranque.

El cumplimiento de 1.A.H demuestra un compromiso concreto por eliminar los costos de reclutamiento a los trabajadores a través de la relación contractual. Dado que muchas situaciones de cobro indebido ocurren fuera del alcance directo de la empresa (en la agencia o sus agentes), esta es su herramienta para extender las buenas prácticas hacia esos terceros. Al ser una acción colaborativa, involucre a sus clientes si usted es un proveedor: por ejemplo, si su empresa es auditada y encuentra que su agencia no tenía cláusulas, quizás el cliente (marca) también deba apoyar o dar lineamientos. Lo importante es moverse hacia contratos que formalicen la responsabilidad compartida de garantizar reclutamiento sin costos para el trabajador. Un auditor SMETA, al revisar contratos con proveedores de mano de obra, quedará satisfecho al ver cláusulas claras al respecto, lo cual muy probablemente evitará hallazgos negativos en este punto.

1.A.I. Reembolso a trabajadores de cualquier cuota/costo de reclutamiento pagado (Acción Colaborativa Requerida)

Qué exige: Verificar que cualquier trabajador que haya pagado cuotas o costos de reclutamiento sea reembolsado por completo y oportunamente. Esto incluye tanto pagos ilegales como legales (de acuerdo con la definición amplia de la OIT mencionada). En la práctica, significa que si la empresa descubre – a través de la diligencia debida u otros medios – que un empleado pagó por conseguir el empleo (ya sea a un agente, agencia, funcionario, etc.), debe asegurarse de que reciba de vuelta el 100% de ese dinero lo más pronto posible. La empresa debe tener un plan o mecanismo para gestionar dichos reembolsos en colaboración con sus proveedores.

Por qué «Collaborative Action Required»: Este requisito suele requerir la cooperación de varias partes para cumplirse. Por ejemplo, si las cuotas fueron cobradas por una agencia de contratación, la empresa, la agencia y posiblemente el comprador final (en caso de ser proveedor) deben trabajar juntos para financiar y efectuar el reembolso. No siempre es algo que la fábrica o sitio auditado pueda hacer unilateralmente de inmediato, especialmente si las sumas son grandes o involucran a muchos trabajadores. Por ello, SMETA lo cataloga como colaborativo: espera que se desarrolle un plan de acción con hitos para reembolsar a los trabajadores afectados. No obstante, cabe destacar que el objetivo final es el reembolso total; la colaboración no exime de lograrlo, solo reconoce que podría requerir tiempo y esfuerzos conjuntos.

Issue Titles (posibles hallazgos): Existen varios escenarios de hallazgo, todos bajo la etiqueta de “Collaborative Action Required”. Uno es que se hayan pagado cuotas contrarias a la ley y no exista ningún plan para reembolsar a los trabajadores. Otro, que se hayan pagado cuotas permitidas por la ley local pero aun así no haya plan para reembolsar (recordemos que SMETA exige reembolso incluso si legalmente se pudo haber cobrado). También puede ocurrir que se pagaron cuotas ilegales y hay un plan de reembolso, pero la empresa aún no lo implementa completamente. Y de forma similar, cuotas legales con plan pero aún no completado. Por ejemplo, un hallazgo podría leerse: “Se han pagado tarifas de contratación, no contrarias a la ley, y no existe un plan para reembolsar completamente a los trabajadores.”. Todos estos hallazgos indican que trabajadores desembolsaron dinero de sus bolsillos para ser contratados y que aún no han sido resarcidos adecuadamente.

Ejemplos prácticos: Una situación típica: Una fábrica descubre, mediante las encuestas de 1.A.G, que 50 de sus trabajadores migrantes pagaron en su país de origen el equivalente a $1,000 cada uno a un agente de reclutamiento. Esto es ilegal según la ley del país de origen. La fábrica por sí sola quizás no puede pagar inmediatamente $50,000 de reembolso, y la agencia que cobró está en otro país. Aquí es donde se requiere un plan colaborativo – tal vez involucrando al comprador internacional que exige SMETA para cofinanciar o presionar al agente foráneo – pero el objetivo es que esos 50 trabajadores recuperen su dinero. Otro ejemplo: una empresa de limpieza local se entera de que su supervisor cobraba “referencias” de Q500 a los candidatos para contratarlos. Inmediatamente despiden al supervisor (resolviendo la causa), pero ahora tienen 10 trabajadores que pagaron indebidamente ese monto. La empresa debe reembolsarles esos Q500 a cada uno aunque no estuviera al tanto del cobro, pues ocurrió en su proceso. Es posible que necesite coordinación con la oficina central para autorizar ese gasto no presupuestado, etc., de ahí lo colaborativo. En agricultura, supongamos que por costumbre los jornaleros pagaban su propio examen médico para ser contratados (lo cual la ley permitía). Tras la auditoría, el productor se compromete a reembolsar esos costos a los 30 trabajadores que los hicieron. Es un monto menor tal vez, pero se debe planificar hacerlo en la siguiente quincena o mes. Si llega la auditoría y aún no se ha reembolsado, podría reflejarse en un hallazgo (cuotas pagadas, plan existe pero no completado).

Errores comunes: Un error es no actuar al descubrir que hubo pagos. Algunas empresas, al saber que sus trabajadores pagaron a alguien, optan por ignorarlo porque “fue fuera de nuestra operación” o porque piensan que devolver ese dinero no es su responsabilidad. En SMETA, esto no es aceptable. Otro error es retrasar excesivamente el reembolso mientras se discute quién paga. Sabemos que coordinar con proveedores o superiores puede llevar tiempo, pero desde la perspectiva del trabajador, cada día sin su dinero es injusto; “reembolso oportuno” significa lo más rápido posible. También es equivocado intentar parcializar o condicionar el reembolso – por ejemplo, devolver solo una parte (argumentando que el trabajador igualmente obtuvo el empleo) o supeditarlo a que el trabajador mantenga X tiempo en la empresa. El estándar pide reembolso completo e incondicional. Otro error: no documentar el plan. Si la auditoría encuentra cuotas pagadas y la empresa de buena fe dice “tenemos la intención de devolver”, pero no hay evidencia de un plan formal (fechas, montos, fuentes de fondos), se considerará que no hay plan. Y por supuesto, el error final sería no cumplir el plan una vez pactado.

Recomendaciones para el cumplimiento:

Protocolo de remediación: Desarrolle con anticipación un protocolo para casos en que se identifique que trabajadores pagaron por empleo. Este protocolo debe delinear cómo se determinará el monto a reembolsar, quién proveerá los fondos y en qué plazo se hará. Por ejemplo: “Si se descubre que un trabajador pagó cuotas de reclutamiento, la empresa, junto con el proveedor involucrado, reembolsará la suma total al trabajador dentro de 30 días. Recursos Humanos levantará un acta del caso y Finanzas emitirá el pago como bonificación extraordinaria o reembolso, registrado separadamente.” Tener algo así establecido agilizará la respuesta.
Cooperación con proveedores/cliente: Si la cuota la cobró una agencia, contacte a la agencia de inmediato, muéstrele la evidencia y exíjale asumir su parte del reembolso (tal como debiera estar en el contrato por 1.A.H). Puede que la agencia no tenga liquidez para todo, entonces negocie opciones: por ejemplo, que la empresa adelanta el pago al trabajador y luego descuenta de futuras facturas a la agencia, o que el cliente de la empresa proporcione fondos de responsabilidad social para ayudar. Lo importante es no dejar de avanzar hasta que los trabajadores reciban su dinero. Documente esta colaboración: comunicaciones, acuerdos de cómo se repartieron el costo, etc., para mostrar a auditores que sí hay un plan serio.
Reembolso rápido y trazable: Una vez acordado, realicen los pagos a los trabajadores lo antes posible. Idealmente antes de la siguiente auditoría o incluso antes de la siguiente nómina. Mientras más se demore, más incomodidad genera (y si tardan hasta la siguiente auditoría sin hacerlo, será un hallazgo repetido más grave). Haga los reembolsos de forma trazable (transferencia bancaria, cheque nominativo o recibo firmado por el trabajador) y entregue constancias. Esto sirve de prueba de cumplimiento. Asegúrese de explicar a los trabajadores por qué reciben ese dinero, para que entiendan que la empresa está corrigiendo una injusticia; esto mejora la confianza interna.
Plan escalonado si es masivo: Si resulta que decenas o cientos de trabajadores pagaron sumas muy altas, un reembolso total inmediato podría ser financieramente desafiante. En ese caso, el plan puede ser escalonado (por eso “colaborativo”): por ejemplo, reembolsar en 3 pagos a lo largo de 6 meses. Lo crucial es que haya un compromiso formal y por escrito de las fechas y cantidades, y que se comunique a los afectados. Este plan debe ser aprobado preferiblemente por el cliente o auditoría para asegurarse de que cumple con las expectativas. Mientras se siga el plan al pie de la letra, los auditores verán progreso. Sin embargo, siempre es preferible concentrar los reembolsos en el menor tiempo posible.
Prevención a futuro: Complementariamente, implemente medidas para que no se repita. Esto enlaza con los puntos previos: cláusulas de no cobro, pagos adecuados a agencias, etc. Además, informe a los trabajadores que no deben pagar por el empleo en el futuro y que si alguien les solicita dinero, lo denuncien. Educar a la fuerza laboral es útil para que nuevos empleados no caigan en redes de cobranza.
Documentación del proceso: Si ocurre un caso así, compile un expediente: detalle del caso (cuántos trabajadores, cuánto pagaron, a quién), el plan de reembolso acordado, participantes responsables, comprobantes de pagos efectuados, y seguimiento. Esto muestra a cualquier parte interesada (auditor, cliente, incluso autoridades) que la empresa tomó responsabilidad y solucionó el problema.

En suma, 1.A.I requiere que la empresa no se desentienda si descubre que hubo cobros a los trabajadores. Al contrario, debe poner al trabajador en el centro y restaurar su situación financiera original, asumiendo el costo como parte de hacer negocios éticos. Aunque la palabra “colaborativa” implica que tal vez la empresa no cargue sola con todo el peso (lo ideal es que la agencia infractora pague su parte), la empresa debe liderar la acción para que el reembolso suceda. Y, después de resuelto, incorporar la lección aprendida para robustecer los controles (por ejemplo, cambiar de proveedor si este resultó ser muy corrupto). Una auditoría SMETA querrá ver que existe un plan o registro de reembolsos realizados si en entrevistas surgen casos de pagos. Si los auditores encuentran trabajadores que dicen “sí pagué por entrar y nadie me devolvió nada ni me han dicho nada”, eso será claramente negativo. En cambio, si encuentran trabajadores que dicen “sí pagué a un agente, pero la empresa me devolvió todo cuando se enteró”, eso demuestra cumplimiento ejemplar. Finalmente, cabe señalar que incluso si la ley local permitiera ciertos cobros, Sedex busca el estándar más alto: trabajo libremente elegido, sin deudas ni compras de empleo. Por tanto, el objetivo final es erradicar esas prácticas y compensar cualquier perjuicio económico al trabajador.

1.A.J. Cumplimiento de otras leyes aplicables en materia de reclutamiento y trabajo

Qué exige: Cumplir con todas las leyes o normativas locales aplicables que impongan condiciones relacionadas con el área 1.A. Este es un subrequisito de carácter general o “cajón de sastre” que abarca cualquier obligación legal que no haya quedado cubierta explícitamente en los apartados anteriores, pero que tenga que ver con reclutamiento responsable y derecho al trabajo. Básicamente, pide que la empresa esté al tanto y cumpla todas las disposiciones nacionales o regionales pertinentes: desde requerimientos de registro de empleados, igualdad de trato entre temporales y fijos, licencias de contratación, hasta requisitos administrativos (por ejemplo, ciertos formatos de documentos, reportes a autoridades, etc.).

Issue Titles (posibles hallazgos): Los hallazgos aquí pueden variar ampliamente dependiendo de la legislación de cada país. Un ejemplo es si los trabajadores de agencia no reciben los mismos beneficios que los empleados permanentes cuando alguna ley exige igualdad tras cierto tiempo. Por ejemplo, en la Unión Europea existe la Directiva de Trabajadores Temporales que otorga equidad de condiciones después de 12 semanas; no cumplir eso sería una violación legal reflejada en 1.A.J. Otro posible hallazgo: incumplimiento de requisitos formales en la documentación de elegibilidad – por absurdo que suene, si la ley exige guardar copias en color de los documentos de identidad y la empresa solo tiene copias en blanco y negro, estaría técnicamente violando la norma. Asimismo, se incluyen aquí cualesquiera infracciones a leyes locales sobre reclutamiento que no encajen en los subrequisitos previos. SMETA provee Issue Titles (posibles hallazgos) genéricos para: infracciones deliberadas o severas de la ley que pongan en peligro derechos (críticas), infracciones sistémicas, e infracciones aisladas de bajo riesgo. Por ejemplo, si hubiera una ley que prohíbe ciertas preguntas discriminatorias en entrevistas y la empresa las hace, o si hay una violación leve pero real a una norma de contratación, podría caer bajo 1.A.J (si no hay otro apartado específico para ello).

Ejemplos prácticos: En algunos países, la ley exige que las empresas que contratan trabajadores a través de agencias los registren ante la autoridad laboral o que informen trimestralmente el número de tercerizados. Si una empresa de logística omite hacer ese trámite, estaría incumpliendo una “condición legal” y podría reflejarse aquí. Otro ejemplo: la legislación local puede requerir que los contratos temporales no excedan cierto periodo; si una fábrica mantiene temporales por más tiempo del legal sin hacerlos fijos, viola la ley. También pudiera ser que la ley obligue a entregar carta de derechos laborales a cada nuevo empleado (incluyendo derechos a no ser discriminado, etc.); si no se entrega, incumple. En resumen, son especificidades locales: cada país tiene normas peculiares, como prohibición de retener documentos personales (pasaportes) durante la contratación – no haber una política al respecto podría ser sancionable y se auditaría aquí.

Errores comunes: Uno es enfocarse tanto en las políticas globales (como las de SMETA) que se pasan por alto los requisitos legales puntuales nacionales. Por ejemplo, una empresa muy pendiente de “no fees, no trabajo infantil” puede olvidar que su país exige cierta cuota de aprendices, o cierto reporte anual de personal. Otro error es asumir que cumplir la norma general (ETI) es suficiente; no, también hay que cumplir la letra de la ley local. A veces las empresas desconocen algunas de estas obligaciones porque pueden no estar en el código laboral principal sino en reglamentos específicos. Por ejemplo, la igualación de beneficios de temporales puede estar en una ley aparte de agencias de empleo. La falta de coordinación con el departamento legal puede hacer que RR.HH. pase por alto cumplir un trámite. También es error común no renovar licencias o registros: quizás la empresa sacó una licencia para intermediación laboral (si la requiere la ley) pero la dejó vencer. O si una ley cambia y, digamos, reduce la jornada máxima de jóvenes, la empresa no ajusta su política. En general, el error es no estar al día con la normativa o no implementarla porque se la considera burocrática.

Recomendaciones para el cumplimiento:

Mapeo legal completo: Haga, con apoyo de su asesoría legal, una lista exhaustiva de todas las leyes, regulaciones y requisitos administrativos aplicables al reclutamiento, contratación y empleo a través de terceros en su jurisdicción. Incluya: leyes de agencias de empleo, reglamentos de trabajo temporal, disposiciones sobre igualdad de trato, requisitos de registro de contratos o de trabajadores, cuotas de empleo (juvenil, discapacidad, etc. si las hubiera), restricciones de contratación extranjera (cupos o permisos), etc. Este mapeo legal asegurará que no se escape nada. Actualícelo al menos anualmente, ya que siempre hay reformas.
Verificación de cumplimiento legal: Por cada elemento identificado, verifique si la empresa lo cumple. Si la ley dice “los trabajadores subcontratados deben tener acceso al comedor en igual forma que los directos”, revise su práctica. Si la ley pide “entregar al trabajador una copia firmada de su contrato dentro de los 15 días”, compruebe su procedimiento. Genere un checklist y evidencie cumplimiento o plan de acción para brechas.
Procedimientos y responsables: Donde aplique, incluya en sus procedimientos internos las tareas para cumplir esas leyes. Por ejemplo, si debe enviar reportes semestrales al Ministerio de Trabajo con la lista de empleados temporales, asigne un responsable y una fecha en el calendario corporativo para hacerlo, así no se olvida. Si necesita licencia, asegúrese que el área correspondiente renueve a tiempo. Integrar estos puntos en el sistema de gestión es clave para no fallar.
Igualdad de condiciones (si es ley): Muchas jurisdicciones establecen que los trabajadores de agencia obtengan ciertas condiciones equiparables a los empleados directos después de cierto tiempo (salario, vacaciones, acceso a comedor o transporte). Si esto aplica, coordine con sus proveedores para monitorear el tiempo de servicio de cada trabajador y aplicar las igualdades cuando corresponda. Por ejemplo, en la UE a las 12 semanas; en otros países puede ser al año. Tenga un registro de quién cruza ese umbral y verifique que, llegado el momento, se le otorgan los beneficios o el estatus debido. No espere que la agencia lo haga por su cuenta, ya que a veces por reducir costos no lo hacen.
Documentación correcta: Asegúrese de cumplir con formalidades documentales locales. Un caso ilustrativo fue el de copias en color de documentos de identidad: si la normativa de inmigración exige que la copia sea a color para validar autenticidad, la empresa debe invertir en ello. Otros ejemplos: conservar originales de ciertos certificados, emitir contratos en papel membretado oficial si se exige, etc. Puede parecer trivial, pero los auditores revisarán contra la ley local.
Auto-auditoría legal: Periódicamente (por ejemplo, cada 2 años), considere realizar una auditoría legal laboral con un experto externo para garantizar que la empresa esté al día en todos los aspectos. Esto puede descubrir incumplimientos menores que internamente pasaron desapercibidos. Por ejemplo, se podría detectar que la empresa no estaba enviando una notificación obligatoria de contratación de extranjeros a la autoridad X, y rápidamente se corrige antes de que sea un hallazgo en SMETA o un problema legal.
Cultura de cumplimiento: Finalmente, inculque en el equipo de RR.HH. y cumplimiento la idea de que seguir la ley local es lo mínimo. A veces, por enfocarse en estándares internacionales de RSE, se da por hecho lo local. Recordarles que no hay responsabilidad social sin legalidad. Esto incluye normas de no discriminación en reclutamiento (aunque eso está en otro capítulo de SMETA, también roza aquí), normas de salud en exámenes de ingreso (no forzar tests indebidos, etc.). Todo lo que la ley abarque debe ser obedecido y, mejor aún, superado.

En resumen, 1.A.J es una garantía de que nada quede fuera: si existe alguna exigencia legal pertinente al reclutamiento y contratación justa, la empresa debe cumplirla. Para prepararse ante una auditoría, es bueno que en la autoevaluación se incluyan preguntas abiertas como: “¿Tenemos todas las licencias necesarias? ¿Estamos cumpliendo todos los trámites exigidos? ¿Algún inspector laboral nos ha hecho observaciones recientes?”. Un cumplimiento robusto de 1.A.J se evidencia cuando la empresa no solo evita multas, sino que tiene un expediente limpio en todo lo relativo a contratación. Y si llegase a haber un caso de incumplimiento legal, SMETA lo clasificaría según su severidad (crítico sistémico, mayor, menor), por lo que la empresa debe aspirar a no tener ninguno, o si ocurrió, haber tomado medidas correctivas inmediatas.

Conclusión

El Requisito 1.A de SMETA 7 – Reclutamiento responsable y derecho al trabajo – es uno de los más detallados y de gran impacto en la protección de los trabajadores desde el primer contacto con la empresa. Para prepararse adecuadamente de cara a una auditoría SMETA enfocada en este requisito, las empresas deberían:

Realizar una autoevaluación minuciosa: Utilice cada subrequisito como checklist. Revise sus políticas de contratación, contratos con terceros, expedientes de personal, prácticas de reclutamiento y entrevistas a trabajadores. Identifique brechas. Por ejemplo, ¿tiene un procedimiento escrito para verificar permisos de trabajo? ¿Tiene evidencia documental de ello para todos? ¿Sabe su empresa si alguna vez alguien pagó por ser contratado? Preguntas así ayudarán a descubrir áreas a mejorar antes de la auditoría.
Reforzar la documentación y registros: Prepare con antelación los documentos que mostrará al auditor. Esto incluye: copias de identificaciones/permisos de todos los trabajadores (1.A.A, 1.A.B), políticas internas de reclutamiento ético, registros de inducción donde se informa condiciones (1.A.C), contratos con agencias con las cláusulas añadidas (1.A.D, 1.A.H), evidencias de evaluaciones a agencias y licencias (1.A.E, 1.A.J), comprobantes de pago a agencias y análisis de tarifas (1.A.F), resultados de encuestas a trabajadores sobre fees (1.A.G) y, si correspondiera, detalles de reembolsos efectuados o planificados (1.A.I). Organice un archivo o carpeta específica para “Auditoría SMETA – Requisito 1.A”, de modo que no haya que buscar papeles en el último minuto.
Capacitación y sensibilización: Asegúrese de que el personal clave esté capacitado. El equipo de RR.HH. y reclutamiento debe conocer las prácticas de reclutamiento ético. Los supervisores deben entender que no se tolera ninguna forma de cobranza o discriminación al contratar. Si trabaja con agencias, quizás organice una reunión o taller con ellas para repasar los estándares SMETA 7, indicando que la auditoría podría involucrarlas (a veces los auditores entrevistan a representantes de agencias o piden sus registros). Esta preparación conjunta alinea a todos hacia el cumplimiento. En especial, formar al personal en el concepto de “Employer Pays” (el empleador paga) y “No Fees” es fundamental para cambiar mentalidades de prácticas arraigadas.
Simular entrevistas y situaciones de auditoría: Recuerde que en la auditoría SMETA los trabajadores serán entrevistados confidencialmente. Anticipe las preguntas: es muy probable que se les pregunte si tuvieron que pagar algo por el empleo, si les cumplieron lo que les prometieron, si les retuvieron documentos, si conocen a alguien menor trabajando, etc. No se trata de aleccionar a los trabajadores para que digan “lo correcto”, sino de asegurarse de que realmente se esté cumpliendo de tal manera que ellos naturalmente den respuestas positivas. Haga un ejercicio franco: entrevístelos usted antes y vea si mencionan algún problema. Cualquier “bandera roja” que surja en esas pre-entrevistas debe ser atendida inmediatamente (mejor resolver antes que el auditor se entere por sorpresa). Asimismo, revise in situ que, por ejemplo, no haya en casilleros o archivos de R.R.H.H. documentos personales retenidos (pasaportes retenidos serían un hallazgo grave). Simule también la revisión de expedientes: ¿podrían mostrarle al auditor 5 expedientes completos al azar sin contratiempos? Esta preparación práctica reduce sorpresas.
Involucrar a la alta dirección: Muchos aspectos, como reembolsos o negociar con proveedores, requieren apoyo de la gerencia o incluso de clientes. Informe a su alta dirección de la importancia de este requisito y de las posibles inversiones o cambios necesarios (por ejemplo, ajustar presupuestos para pagos a agencias, asignar recursos a remediaciones, etc.). Tener el respaldo de la gerencia asegurará que, si se detecta un problema, haya voluntad de solucionarlo adecuadamente. Además, demuestre a los auditores que la dirección está comprometida: quizás con una carta de política de “Reclutamiento Responsable” firmada por el gerente general, o con su participación en reuniones de cierre de auditoría.
Mejora continua: El reclutamiento responsable no es un evento de una sola vez, sino un proceso continuo. Integre estos criterios en su sistema de gestión de calidad o cumplimiento: auditorías internas regulares, KPIs (por ejemplo, % de trabajadores que reportaron pagar fees = 0), revisión anual de contratos y políticas, etc. De este modo, estará siempre preparado, aunque la auditoría sea sorpresa o con poca anticipación.

En conclusión, abordar el Requisito 1.A de SMETA 7 de forma integral permite no solo pasar con éxito una auditoría, sino construir prácticas de contratación más justas y sostenibles. Prepararse implica educar al personal, fortalecer controles y trabajar de la mano con proveedores y posiblemente clientes en acciones correctivas colaborativas. Las empresas que lo logran obtienen beneficios más allá de la auditoría: menores riesgos legales, mejor reputación, trabajadores más satisfechos (porque no fueron engañados ni explotados al ingresar) y una cadena de suministro laboral más transparente. Como responsables de cumplimiento o RR.HH., enfocarse en estos subrequisitos es una inversión en capital humano ético. Siguiendo las recomendaciones y asegurando la documentación de respaldo, su empresa podrá demostrar con confianza ante los auditores que practica un Reclutamiento Responsable y Derecho al Trabajo efectivo, alineado con los más altos estándares de SMETA 7. ¡La preparación y la convicción ética serán sus mejores aliados para el éxito en la auditoría y, sobre todo, para hacer lo correcto con sus trabajadores!

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Introducción

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1.A.A. Verificación del derecho legal al trabajo de todos los trabajadores

1.A.B. Conservación de registros que demuestren el derecho al trabajo

1.A.C. Correspondencia entre condiciones ofrecidas y realidad del empleo

1.A.D. Protección de menores en acuerdos con agencias de empleo

1.A.E. Sistemas para un reclutamiento legal y ético (incluyendo terceros)

1.A.F. Pago adecuado a agencias para cubrir costos de reclutamiento

1.A.G. Diligencia debida sobre cuotas/costos de reclutamiento pagados por trabajadores

1.A.H. Clausulado de “cero costos para el trabajador” en contratos con proveedores (Acción Colaborativa Requerida)

1.A.I. Reembolso a trabajadores de cualquier cuota/costo de reclutamiento pagado (Acción Colaborativa Requerida)

1.A.J. Cumplimiento de otras leyes aplicables en materia de reclutamiento y trabajo

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Publicado por DENIS TOLEDO

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