Curso SMETA 7 – Requisito 8: Se proporciona empleo regular

Resumen Ejecutivo

El Requisito 8 de SMETA 7, “Se proporciona empleo regular”, establece que los sitios de trabajo deben asegurar relaciones laborales estables y formales para todos sus trabajadores. Esto implica contar con contratos escritos claros, cumplir las obligaciones legales al finalizar una relación laboral, utilizar modalidades de contratación apropiadas sin eludir responsabilidades, y respetar todas las leyes relativas a empleo regular. La provisión de empleo regular es fundamental para el trabajo decente, ya que la falta de estabilidad y formalidad laboral conlleva inseguridad económica y vulneración de derechos básicos. De hecho, la OIT define el empleo precario como una “relación laboral donde falta la seguridad de empleo, uno de los elementos principales del contrato de trabajo”, lo cual evidencia la importancia de garantizar contratos formales y condiciones estables.

En este documento se analiza a profundidad cada sub-requisito (8.A hasta 8.H) del Requisito 8 de SMETA 7. Se ofrece una explicación detallada de cada sub-requisito, se enumeran los títulos de no conformidades comunes según la guía de SMETA 7, y se proporcionan ejemplos de cumplimiento e incumplimiento aplicables a los sectores de manufactura, servicios y agricultura en Centroamérica (especialmente Guatemala) y México. Asimismo, se describen errores comunes no intencionales que las empresas suelen cometer en cada área y se brindan recomendaciones y buenas prácticas para asegurar el cumplimiento de estos requisitos durante las auditorías.

Disclaimer

Este artículo es una interpretación personal y no tiene ninguna relación oficial con SEDEX ni con el esquema SMETA. Ha sido desarrollado de manera independiente con el propósito de orientar y formar a profesionales, empresas y lectores interesados en las auditorías éticas, basándome en mi análisis y experiencia. SEDEX es el propietario exclusivo de SMETA, y la información oficial, completa y veraz sobre SMETA 7 solo se encuentra en los documentos y recursos publicados directamente por SEDEX (www.sedex.com). Recomiendo encarecidamente consultar siempre las guías oficiales de SEDEX para garantizar el cumplimiento y la precisión en cualquier aplicación práctica. Al leer este artículo, el lector comprende que refleja únicamente mi perspectiva personal y no pretende, bajo ninguna circunstancia, representar, modificar o afectar la posición, directrices o reputación de SEDEX. Mi objetivo es contribuir al entendimiento general de los requisitos de SMETA de forma educativa y accesible.

¡Gracias por visitar mi blog y por tu interés en el cumplimiento ético!

Introducción

La auditoría SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) es una de las metodologías más utilizadas a nivel mundial para evaluar condiciones laborales y ética en la cadena de suministro. SMETA 7.0, la versión vigente desde 2024, se basa en el Código Base de la ETI (Ethical Trading Initiative) y en los convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), incorporando además elementos adicionales de Sedex para asegurar buenas prácticas laborales. El Código Base de la ETI contiene nueve principios fundamentales, y el octavo de ellos establece que “se proporcionará un trabajo regular”. En concreto, este principio busca que “en todos los aspectos, el trabajo desempeñado se base en relaciones laborales reconocidas establecidas a través de la legislación nacional y la práctica”, y que “las obligaciones con los empleados emanadas de las leyes laborales o de seguridad social no se eludan mediante el uso de contratación temporal, subcontratación, trabajo a domicilio, ni a través de programas de pasantías donde no haya intención de impartir habilidades o proporcionar un empleo, así como tampoco mediante el uso excesivo de contratos a plazo fijo”. En esencia, la empresa debe dar a sus trabajadores la estabilidad y protección que la ley exige para un empleo formal, sin recurrir a artilugios para evitar dichas obligaciones.

El Requisito 8 de SMETA 7 desglosa ese principio general en sub-requisitos 8.A a 8.H, convirtiéndolo en criterios claros y auditables. Estos sub-requisitos abarcan desde la exigencia de contratos escritos y comprensibles (8.A), hasta el cumplimiento de obligaciones al terminar la relación laboral (8.B), pasando por la utilización adecuada de distintos modelos de contratación (8.C, 8.D, 8.E) y garantizando que los trabajadores temporales o aprendices no queden en desventaja para obtener empleos permanentes (8.F, 8.G). Finalmente, el sub-requisito 8.H exige acatar cualquier otra ley local aplicable relacionada con el empleo regular.

Cumplir con el Requisito 8 es especialmente relevante en países como Guatemala, México y otros de Centroamérica, donde una alta proporción de trabajadores enfrenta informalidad o contratos temporales sin protección. Por ejemplo, en México aún el 40.7% de los trabajadores asalariados carece de un contrato por escrito (dato a 2024), lo que demuestra el reto pendiente en la formalización del empleo. Asimismo, históricamente ha existido abuso de esquemas como el outsourcing para evadir responsabilidades laborales, situación que ha llevado a reformas legales recientes en México para prohibir la subcontratación abusiva y promover la incorporación de trabajadores a plantillas formales. De igual manera, en Guatemala y países vecinos es común la utilización de contratos temporales sucesivos o la contratación verbal, prácticas que un auditor SMETA observaría como no conformidades respecto al empleo regular.

A continuación, se desarrolla cada sub-requisito 8.A–8.H en detalle. Cada sección presenta su explicación, las no conformidades típicas encontradas en auditorías SMETA, ejemplos prácticos de casos de cumplimiento y violación en diferentes sectores, errores no intencionales que suelen ocurrir, y recomendaciones concretas para cumplir con creces estos estándares. Este enfoque integral ayudará a las empresas a identificar brechas en sus prácticas actuales y a tomar medidas preventivas para garantizar que al momento de una auditoría SMETA no se incurrirá en observaciones o no conformidades en el apartado de empleo regular.

8.A – Contrato escrito y términos de empleo claros

Explicación: El sub-requisito 8.A exige que cada trabajador tenga un contrato escrito u otro acuerdo laboral vinculante que especifique claramente los términos y condiciones de su empleo, que cumpla con todas las disposiciones legales aplicables, y que esté redactado en un idioma que el trabajador pueda entender. En términos prácticos, esto significa que la empresa debe formalizar por escrito la relación laboral con cada empleado, incluyendo detalles como el puesto, salario (sueldo base y pagos de horas extra), horario de trabajo, período de prueba (si lo hay), duración del contrato (determinado o indefinido), políticas de terminación y cualquier otro elemento requerido por la ley. El contrato debe ser comprensible para el trabajador, lo que implica proporcionarlo en su idioma natal o un idioma que domine; por ejemplo, en Guatemala si se contratan trabajadores cuya lengua materna es maya k’iche’ o mam, se debería explicar y entregar los términos en ese idioma o asegurarse de que entiendan la versión en español.

Este requisito busca garantizar la transparencia y seguridad jurídica en la relación laboral. Un contrato escrito protege tanto al trabajador como al empleador, dejando constancia de los acuerdos y evitando incertidumbres. Los trabajadores deben conocer de antemano sus derechos y obligaciones, lo cual es un componente esencial del trabajo decente según la OIT. Incluso en contextos donde la ley permite contratos verbales o condiciones tácitas (por ejemplo, empleo agrícola informal), desde la perspectiva de SMETA se espera que el sitio auditado pueda demostrar que “los términos se comunicaron de forma transparente, accesible y con acuerdo libre del empleado”. Además, si durante la relación laboral se realizan cambios en las condiciones (por ejemplo, un cambio de puesto o ajuste de salario), estos deben ser comunicados nuevamente al trabajador y acordados libremente, nunca impuestos unilateralmente. También se enfatiza que todos los elementos legales obligatorios deben incluirse en el contrato y que ninguna cláusula debe contravenir la ley.

Una relación laboral sin contrato escrito deja al trabajador en situación de indefensión, pues carece de prueba de sus condiciones de trabajo y podría ser más fácilmente explotado o despedido sin procedimiento. Por eso, los auditores SMETA revisan una muestra de contratos para verificar puntos clave: que cada empleado tenga un contrato con todos los detalles de su puesto y beneficios, que el contrato esté firmado por ambas partes y que el trabajador tenga su copia personal del mismo, que esté en un idioma entendible, y que no se haya obligado a nadie a firmar papeles en blanco o renuncias anticipadas. Estos aspectos son examinados rigurosamente en la auditoría, ya que la ausencia o deficiencia del contrato es un hallazgo mayor. Por ejemplo, un auditor podría entrevistar a empleados y descubrir que no recibieron copia de su contrato o que firmaron un documento cuyo contenido no comprendían; tales situaciones se reportarían como no conformidades en 8.A.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Las siguientes son categorías típicas de hallazgos de no conformidad relacionadas con contratos y términos de empleo, según la documentación de SMETA 7.0:

Ausencia sistémica de contratos o cartas de nombramiento para los trabajadores. No se han formalizado por escrito las relaciones laborales de manera generalizada.
Ausencia aislada de contrato en uno o pocos casos individuales (ejemplo, un trabajador sin contrato mientras la mayoría sí lo tiene).
No entrega de copias del contrato al trabajador (sistémico) – práctica general de no proporcionar al empleado una copia física o digital de su contrato firmado.
No entrega de copia del contrato (caso aislado) – un trabajador en particular no recibió copia de su contrato, aunque otros sí.
Condiciones contractuales no comunicadas en idioma comprensible – el contrato o sus términos fueron presentados en un idioma que el trabajador no entiende bien.
Términos del contrato no aclarados antes de la contratación – el empleado se incorporó sin que se le explicaran claramente las condiciones (salario, horario, etc.) por adelantado.
Cambios en el contrato durante el empleo sin comunicar ni obtener consentimiento – se alteraron las condiciones inicialmente pactadas (por ejemplo, cambio de puesto, salario o jornada) sin informar adecuadamente al trabajador o sin su acuerdo (conocido como sustitución contractual).
Trabajadores obligados a firmar documentos en blanco o cartas de renuncia – práctica coercitiva donde al ingresar o durante la relación laboral se les hace firmar papeles sin contenido o renuncias anticipadas.
Contratos inadecuados, omitiendo elementos críticos – los contratos existentes carecen de información esencial como la descripción del puesto, el salario (normal y horas extra), el horario de trabajo o el período de preaviso de despido.
Cláusulas que obligan a familiares a trabajar – existen contratos o acuerdos que estipulan que el cónyuge, hijos u otros familiares del trabajador también deben laborar para la empresa (una condición abusiva e ilegal).
Contratos colectivos para más de un trabajador – evidencia de un mismo contrato utilizado para varios trabajadores a la vez, en lugar de contratos individuales (lo cual es inapropiado ya que cada trabajador debe tener su propio acuerdo).
Contratos no firmados por el trabajador (sistémico) – los contratos existen pero muchos no cuentan con la firma de los empleados, posiblemente porque nunca se les presentó formalmente para firmar.
Contrato no firmado por el trabajador (caso aislado) – se detecta uno o unos pocos contratos sin la firma del empleado correspondiente.

Estos “títulos” describen las situaciones de no conformidad más frecuentes. En una auditoría, por ejemplo, si se hallan varios trabajadores sin contrato, se podría clasificar como una ausencia sistémica de contratos, mientras que si fue un caso único quizá se marque como aislado. Son indicadores de fallas que requieren atención inmediata.

Ejemplos de cumplimiento: Cómo se ve el cumplimiento de 8.A en distintas industrias:

Manufactura: Una empresa textil en Guatemala contrata a sus operarios mediante contratos escritos en español, detallando puesto, salario por hora, jornada laboral de 44 horas semanales, prestaciones de ley (IGSS, aguinaldo, bono 14), y procedimientos de despido. Todos los trabajadores firman dos copias (una para la empresa y otra para ellos) y se les explica el contenido antes de la firma. Si algún empleado no domina el español (por ejemplo, habla k’iche’), la empresa cuenta con un traductor o supervisor bilingüe que le interpreta el contrato para garantizar su comprensión. La auditoría confirmaría que cada costurera tiene su contrato firmado y guardado, y los empleados entrevistados reconocen entender sus condiciones. Este escenario evidencia pleno cumplimiento, pues existe transparencia contractual y respeto a la legalidad.
Servicios: En un hotel en México, la gerencia entrega cartas oferta a los candidatos seleccionados con los términos principales (puesto de recepcionista, salario mensual, horario rotativo, etc.), y al ingresar, el empleado firma un contrato laboral formal redactado tanto en español como en inglés (por ser un hotel internacional, lo ofrecen bilingüe) que incluye todas las políticas internas, período de prueba de 3 meses y proceso de quejas. El recepcionista conserva una copia. Además, cualquier cambio (por ejemplo, promoción a supervisor) implica la firma de una adenda contractual. En la auditoría, los empleados pueden mostrar copias de sus contratos y describir coherentemente sus términos, indicando que les fueron explicados. Esto representa buenas prácticas de cumplimiento del requisito 8.A.
Agricultura: Una finca cafetalera en Honduras, que opera en época de cosecha con muchos jornaleros temporales, aun si la ley local permite contratación verbal para labores agrícolas de corta duración, opta por formalizar a todos los cortadores de café con contratos sencillos por escrito. En el contrato (en español, y explicado verbalmente en lengua indígena lenca a quienes lo requieran) se indica la tarea (recolección de café), pago por quintal recogido más un mínimo garantizado diario, la duración estimada de la zafra (ejemplo, 3 meses) y la provisión de prestaciones proporcionales. Cada jornalero firma su contrato al iniciar la temporada y al final se les entrega constancia de sus días trabajados. Si la auditoría entrevista a estos trabajadores, corroborarán que firmaron un documento con las condiciones y que recibieron información clara. Esto demuestra cumplimiento incluso en un contexto donde muchas fincas operan informalmente; la empresa está yendo más allá para asegurar empleo regular y documentado, alineándose con SMETA.

Ejemplos de incumplimiento: Situaciones típicas de violación del requisito 8.A en los tres sectores:

Manufactura: Una fábrica de productos electrónicos en Centroamérica emplea a decenas de operarios de producción sin ningún contrato escrito. Los trabajadores simplemente empezaron a laborar de palabra, acordando salario verbalmente. No tienen carta de nombramiento ni registro firmado. Al ser entrevistados por el auditor, algunos ni siquiera conocen con certeza cuál es su salario bruto o sus beneficios, y no poseen documento que lo acredite. Esta es una grave no conformidad sistémica – se clasificaría como ausencia de contratos – pues la empresa incumple totalmente con formalizar la relación laboral, dejando a todos los empleados en una situación irregular. El auditor probablemente registrará múltiples hallazgos (sin contratos, términos no comunicados, etc.) para reflejar la magnitud del problema.
Servicios: En una empresa de seguridad privada en México, los guardias firman al ingresar unos papeles que no se les explican: uno de ellos resulta ser una carta de renuncia fechada en blanco. La empresa lo hace para poder despedirlos sin obligación cuando quiera, una práctica claramente abusiva. Además, el contrato laboral que sí les dan está redactado solo en inglés (porque la empresa matriz es extranjera), idioma que la mayoría no entiende, y no se les entrega copia. En auditoría, un guardia comenta que tuvo que firmar “unos documentos de ingreso que no pudo leer”. Este escenario viola múltiples aspectos del 8.A: trabajadores firmando documentos en blanco, contrato en idioma no entendible y falta de copia para el empleado. Se reflejaría como varias no conformidades serias (firmas en blanco, contrato no comprendido, etc.), indicando una mala práctica deliberada.
Agricultura: Una plantación de banano en Guatemala contrata a sus trabajadores permanentes con contrato verbal y no registra los acuerdos ante el Ministerio de Trabajo pese a ser legalmente requerido. Algunos empleados llevan años trabajando sin haber firmado jamás un contrato; únicamente al inicio les dieron instrucciones orales. Cuando llega la auditoría SMETA, la empresa improvisa contratos escritos con fecha reciente, pero los trabajadores revelan que nunca antes vieron tal documento. Este incumplimiento incluye ausencia de contratos y también falta de registro legal (que además se abordaría en 8.H por el incumplimiento de la ley local). Es un ejemplo de no conformidad sistémica donde la empresa por descuido o por costo evitó formalizar por escrito, y ahora enfrenta un hallazgo mayor en la auditoría.

Errores comunes no intencionales: Algunas empresas pueden incurrir en fallas respecto a 8.A no por mala fe, sino por desconocimiento o descuido. Por ejemplo, una pyme familiar podría pensar que con una contratación verbal “de confianza” es suficiente y no entender que la auditoría exigirá documentos firmados. Otras empresas elaboran contratos pero no los actualizan cuando cambia la ley (por ejemplo, aumento del salario mínimo o modificación de jornada máxima), dejando cláusulas desfasadas. Un error frecuente es no dar copia al empleado: muchas veces se firma el contrato y se archiva solo en Recursos Humanos, olvidando proporcionar una copia al trabajador, quien luego no tiene cómo consultar sus términos. También ocurre que el contrato está lleno de jerga legal o en un idioma extranjero porque se usó un modelo corporativo sin traducir; la intención no era ocultar información, pero el resultado es que el trabajador no entiende su contrato – un incumplimiento evitable con una simple traducción o explicación. Otro descuido es no recolectar la firma de todos: a veces ingresan trabajadores y, por prisa, comienzan a laborar sin haber firmado de inmediato el contrato; la empresa lo deja “para después” y puede pasar mucho tiempo sin formalizar la firma. Todos estos son errores subsanables con mayor atención a los procesos de inducción y contratación.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para asegurar el cumplimiento de 8.A, las empresas deben adoptar medidas proactivas:

Formalizar por escrito a todos los trabajadores. No debe haber empleado, por temporal o de confianza que sea, sin un contrato o carta de nombramiento firmada. Esto incluye personal de medio tiempo, aprendices, jornaleros estacionales, etc. Si por la naturaleza del trabajo se utiliza otro tipo de acuerdo (por ejemplo, contrato por obra), igualmente debe documentarse y cumplir la normativa.
Usar contratos claros y bilingües si es necesario. El contrato debe estar redactado en el idioma que entienda el trabajador; si la plantilla tiene migrantes o grupos étnicos con otro idioma, se deben traducir los documentos o al menos acompañarlos de una explicación verbal completa en ese idioma. Evitar jerga legal confusa; idealmente incluir un resumen sencillo de los puntos clave en lenguaje llano. La comprensión es fundamental: un contrato no entendido no cumple su objetivo.
Entregar copia firmada al trabajador y guardar otra en archivo. Establecer por procedimiento que el nuevo colaborador firme dos ejemplares y uno se le entregue en mano (o formato digital seguro). El auditor de SMETA normalmente verificará si los empleados disponen de su copia del contrato. Tener contratos almacenados ordenadamente (físico o digital) facilita demostrar cumplimiento.
Incluir todos los elementos legales y corporativos necesarios. Asegurarse de que el contrato contenga: datos del empleado y empleador, fecha de inicio, duración (si es definido), periodo de prueba, puesto y funciones, salario base y prestaciones, horario o jornada, descansos, políticas disciplinarias y de quejas, causas de terminación y preaviso, firma de ambas partes. Si la ley exige menciones específicas (por ejemplo, en México el contrato debe indicar la modalidad y si aplica PTU), cumplirlo a cabalidad. Revisar que no falte nada crítico, ya que los auditores checan si los contratos cumplen los requisitos legales mínimos.
Prohibir prácticas de firmas en blanco o renuncias anticipadas. Estas prácticas constituyen fraude laboral y serán severamente penalizadas en la auditoría. La empresa debe instruir a su personal de RR.HH. que bajo ninguna circunstancia se solicite al empleado firmar documentos no completados o renuncias al inicio. En lugar de ello, implementar un proceso transparente de contratación donde se explique cada documento que se firma.
Comunicar y acordar cualquier cambio contractual. Si surgen modificaciones (promociones, incrementos salariales, cambios de horario), documentarlos mediante cartas o adendas que el trabajador firme, asegurando su conformidad. Un buen sistema es llevar un registro de historial laboral de cada empleado. Nunca alterar condiciones sin notificar al trabajador. Los auditores SMETA revisan cómo se comunican y acuerdan los cambios, por lo que debe haber evidencia (ejemplo, carta firmada de ascenso).
Capacitar al personal sobre sus contratos. Una práctica recomendable es que durante la inducción se repase el contrato con el trabajador para resolver dudas. También se puede entregar un manual del empleado o reglamento interno que refuerce las condiciones y normas, cumpliendo con cualquier obligación legal de divulgar reglamentos (vinculado también a 8.H si es requisito legal).
Auditoría interna de contratos. Periódicamente, el departamento legal o de cumplimiento debería auditar una muestra de expedientes de personal para verificar que todos los documentos están en orden: contratos firmados, vigentes, en idioma correcto y actualizados a la ley vigente. Esto permite corregir omisiones antes de que lo descubra un auditor externo.

Al aplicar estas buenas prácticas, las empresas no solo evitan no conformidades, sino que también fortalecen la confianza y claridad en la relación con sus colaboradores, creando un entorno laboral más seguro y productivo.

8.B – Cumplimiento de obligaciones en despidos, terminaciones o ceses colectivos

Explicación: El sub-requisito 8.B se enfoca en la etapa de finalización de la relación laboral, exigiendo que la empresa cumpla con todas sus obligaciones contractuales y legales en casos de despido, terminación de contrato o redundancia (ceses colectivos). En otras palabras, cuando un trabajador deje de trabajar para la empresa – ya sea por un despido individual, renuncia, culminación de un contrato temporal o un recorte de personal por reducción de plantilla – el empleador debe asegurarse de seguir los procedimientos legales y contractuales correspondientes. Esto incluye aspectos como: otorgar el preaviso requerido o pago en lugar de preaviso, pagar la indemnización por despido o prestaciones pendientes (ejejplo, proporcional de aguinaldo, vacaciones no gozadas) según la ley, emitir certificados de trabajo si son obligatorios, notificar a las autoridades laborales en caso de despidos masivos o suspensiones colectivas, y en general garantizar un proceso justo y transparente.

En muchos países de la región, las leyes laborales establecen protecciones a los trabajadores al ser despedidos. Por ejemplo, en Guatemala y El Salvador se exige el pago de indemnización por despido injustificado con base en los años trabajados; en México, la Ley Federal del Trabajo prevé indemnización constitucional de 3 meses más partes proporcionales, y en casos de redundancia (despido colectivo por cierre o reducción) puede requerir permiso de la Secretaría de Trabajo. SMETA 8.B exige que la compañía honre cabalmente estas obligaciones. Incluso si no hay despido sino renuncia voluntaria, se espera que la empresa pague oportunamente lo que corresponda al finiquito y no coaccione al trabajador a renunciar sin sus pagos.

Este sub-requisito también implica que no debe haber discriminación en los despidos (por género, sindicalización, etc.), pero ojo: si hubiera un patrón discriminatorio en los despidos, SMETA sugiere tratarlo bajo el Código 7 (No Discriminación). El alcance de 8.B se concentra en el cumplimiento procesal y económico de las terminaciones. Los auditores revisarán registros de trabajadores que salieron de la empresa durante el período evaluado (por ejemplo, los últimos 6-12 meses) para verificar que en cada caso se siguió el debido proceso: carta de despido o renuncia, pago de liquidación, firma de finiquito, aviso a autoridad si aplica, etc.. Si, por ejemplo, descubren que algunos ex-empleados no recibieron indemnización obligatoria, eso sería un hallazgo. También se entrevistará a personal actual para preguntar si conocen casos de despedidos sin pago o si temen ser despedidos arbitrariamente. Un sitio en cumplimiento podrá mostrar documentación completa de cada baja de personal y los pagos correspondientes.

La importancia de 8.B radica en asegurar la seguridad económica del trabajador al terminar su empleo. Un despido repentino sin indemnización puede dejar a la persona en vulnerabilidad. Por ello, este requisito refuerza el concepto de despido justo. La OIT incluso tiene un convenio específico (C158) sobre la terminación del empleo, que aboga por causas justas y derecho a indemnización. En términos éticos, cumplir 8.B demuestra respeto por el aporte del trabajador, incluso al separarse de la empresa.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Las no conformidades típicas bajo 8.B suelen referirse a la omisión de obligaciones en despidos. Según SMETA 7, dos categorías principales son:

Incumplimiento sistémico de obligaciones en despidos/terminaciones (sin evidencia de discriminación): Es decir, la empresa de manera general no está cumpliendo con lo que debería al despedir o terminar contratos. Podría implicar que múltiples trabajadores fueron cesados sin pagarles su indemnización legal, o sin dar aviso previo requerido, etc., lo cual indica un patrón o falla en el sistema. Se aclara “sin evidencia de discriminación” para distinguir que no se trata de que seleccionaron a ciertas personas por motivos prohibidos, sino de un incumplimiento general.
Incumplimiento aislado de obligaciones en despido/terminación (sin evidencia de discriminación): Un caso único o pocos casos donde no se cumplieron las obligaciones al terminar la relación laboral. Por ejemplo, quizás casi siempre la empresa paga finiquitos, excepto uno o dos trabajadores que no lo recibieron correctamente debido a un error. Sería una no conformidad menos grave pero igualmente debe corregirse.

Aunque solo se enumeran esas dos (sistémica vs aislada), en auditoría práctica podrían detallarse qué obligación se incumplió: falta de pago de indemnización, falta de preaviso, etc., pero SMETA las agrupa bajo esos títulos generales.

Ejemplos de cumplimiento: Cómo luce cumplir 8.B en la práctica:

Manufactura: Una planta ensambladora en México decide reducir 10% de su personal por baja producción. Siguiendo la ley, notifica a la autoridad laboral y llega a un acuerdo de terminación colectiva. Cada trabajador despedido recibe su indemnización completa: 3 meses de salario constitucionales, prima de antigüedad y prestaciones proporcionales, según lo estipulado en la legislación mexicana. La empresa organiza reuniones con los afectados explicándoles sus derechos, y documenta que todos firmaron de recibo sus cheques de liquidación. En la auditoría SMETA, se revisan estos casos: se encuentran las actas de la autoridad aprobando el recorte, las cartas de despido y los comprobantes de pago de liquidaciones, sin reclamos pendientes. Esto sería un ejemplo de cumplimiento total – la empresa manejó la redundancia de forma ética y legal, por lo que no habría no conformidades en 8.B.
Servicios: Un call center en Guatemala tiene alta rotación de personal. Para asegurar cumplimiento, implementa un procedimiento estandarizado de salida: cuando un agente es despedido por bajo rendimiento, RR.HH. prepara inmediatamente el cálculo de sus prestaciones (indemnización si aplica, vacaciones pendientes, bono 14 proporcional, etc.). Al último día, se le entrega una carta de despido explicando la causa y se le paga allí mismo en efectivo o transferencia su liquidación completa, haciendo que firme un finiquito conforme a la ley. Los registros de cada despido (causa, pago realizado, firma del trabajador) se archivan. Si el auditor revisa el historial de terminaciones, verá que todas tienen su documentación y que los pagos corresponden según la ley local. Por ejemplo, un empleado con 2 años recibió un mes de salario por año (que es la indemnización en Guatemala) además de vacaciones no gozadas; todo concuerda con la normativa. Esto demuestra buenas prácticas y cumplimiento de 8.B, pues la empresa garantiza una salida digna y legal a sus ex-empleados.
Agricultura: Una empresa azucarera en El Salvador finaliza cada zafra (cosecha) y con ello los contratos temporales de cientos de cortadores de caña. Aunque los contratos eran por obra o temporada, la empresa está obligada a pagar ciertas prestaciones al terminar. Cumpliendo con ello, al cierre de la zafra realiza jornadas de liquidación donde paga a cada jornalero el proporcional de aguinaldo y vacaciones que dictan las leyes salvadoreñas para temporeros, y les entrega constancias de trabajo por el período laborado. También, si alguno de los jornaleros va a ser recontratado en la siguiente zafra, se le extiende una carta de recomendación o se le da preferencia, pero formalmente se cierra su ciclo con pago completo cada año. Esto es un cumplimiento apropiado: pese a ser trabajo estacional, la empresa no evade sus obligaciones al terminar el contrato. Un auditor lo constataría viendo los listados de pagos finales firmados por los trabajadores al fin de la cosecha.

Ejemplos de incumplimiento: Casos en que 8.B no se cumple correctamente:

Manufactura: En una maquila de ropa en Honduras, es común que cuando baja el volumen de pedidos, despidan trabajadores sin ninguna indemnización. Simplemente el supervisor les dice que “ya no vengan mañana” y Recursos Humanos no procesa pago alguno más allá del salario de los días trabajados. Esta práctica va contra la ley hondureña (que obliga a indemnizar despidos injustificados) y sería identificada en una auditoría: al revisar la nómina se vería la salida de varios empleados sin registro de pago de prestaciones. Los ex-trabajadores entrevistados podrían relatar que los echaron sin pagarles nada. Es un incumplimiento sistémico de las obligaciones en despidos. Además, la empresa ni siquiera entrega carta de despido, lo cual también es inadecuado. Esta situación conllevaría una fuerte no conformidad 8.B hasta que la empresa compense retroactivamente a esos empleados o establezca un plan de cumplimiento.
Servicios: Una empresa de limpieza tercerizada en México finaliza contratos temporales de personal cada 3 meses para rotarlos y evitar generar antigüedad (práctica indebida). Al hacer esto, no paga la prima de antigüedad ni indemnización alegando que eran “contratos a plazo fijo que simplemente expiraron”. Sin embargo, varios trabajadores llevaban más de un año con renovaciones sucesivas, lo cual en la ley mexicana se considera fraude a la ley y da derecho a indemnización como despido. En la auditoría, se detecta que la compañía termina a 10 trabajadores cada trimestre y los recontrata al poco tiempo bajo nuevo contrato, sin prestaciones de fin de contrato. Esta maniobra se calificaría como incumplimiento de obligaciones en terminaciones, posiblemente vinculada también a 8.D/8.E por abuso de temporales. Un hallazgo específico sería que la empresa no está pagando indemnizaciones por fin de contrato cuando legalmente correspondía convertirlos a indefinidos. Sería marcado como no conformidad grave tanto por 8.B como por evadir empleo regular.
Agricultura: En una finca frutícola en Costa Rica, un capataz despidió a un grupo de 5 trabajadores por supuestamente haber llegado tarde, pero no siguió el proceso disciplinario ni dio oportunidad de defensa, y la empresa no les pagó los extremos laborales pensando que por ser causa justificada (tardanza) no correspondía. Sin embargo, el procedimiento legal no se respetó (no hubo amonestaciones previas ni trámite ante la autoridad). Al auditar, se encuentra que no hubo actas ni cartas para esos despidos, y los trabajadores se fueron sin un centavo. Esto es un incumplimiento: más allá de la justificación, la empresa debía al menos pagar vacaciones y otros derechos y formalizar la causa. Seguramente el auditor listará esto como no conformidad y recomendará que la empresa establezca procedimientos para despidos disciplinarios acordes a la ley (por ejemplo, levantar acta en inspección laboral si es con causa).

Errores comunes no intencionales: Muchas veces, las violaciones de 8.B ocurren no por dolo sino por desconocimiento de obligaciones legales o por falta de procedimientos internos claros. Por ejemplo, en empresas pequeñas de Guatemala es común pensar erróneamente que si el empleado “renuncia voluntariamente” ya no hay que pagarle nada; sin embargo, deben pagarse salarios pendientes, proporcional de aguinaldo/vacaciones y otras prestaciones, cosa que a veces omiten por ignorancia. Otro descuido es no documentar las renuncias: un trabajador dice de palabra que ya no seguirá, y la empresa simplemente lo quita de planilla sin hacerle firmar renuncia ni finiquito. Luego, si el trabajador demanda alegando despido injustificado, la empresa no tiene pruebas de la renuncia. Esto se pudo evitar con un sencillo formulario de renuncia voluntaria firmado. Asimismo, hay casos en que por prisa en reducir personal, la gerencia ordena despidos colectivos sin consultar al departamento legal, lo que resulta en omisiones como falta de aviso a la autoridad laboral o cálculo erróneo de indemnizaciones. Un error frecuente es mal calcular las liquidaciones: ya sea por usar una fórmula incorrecta o por olvidar incluir algún concepto (ejemplo, pagar los días de vacaciones no gozadas). Esto podría llevar a que el pago entregado al trabajador no cubra todo lo que debía recibir, quedando la empresa con un pasivo. En auditoría, si entrevistan a un ex-empleado y este dice “me liquidaron pero creo que no me pagaron las vacaciones”, podría investigarse más. En síntesis, la ausencia de un protocolo claro de offboarding (salida) y la falta de asesoría legal en despidos son las raíces de la mayoría de incumplimientos no intencionales en 8.B.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para cumplir consistentemente con 8.B y evitar sanciones en auditorías:

Conocer y cumplir la legislación local de despidos. El equipo de RR.HH. o legal debe estar bien empapado de las leyes laborales vigentes en cada país donde opera (preavisos requeridos, indemnizaciones por año, causales de despido justificado, procedimientos especiales para despidos masivos, etc.). Por ejemplo, si la ley exige autorización gubernamental para despidos colectivos (como en algunos países), la empresa debe contemplarlo en sus planes. Mantener un resumen legal a mano es útil.
Establecer un procedimiento formal para terminación de contratos. Este procedimiento debe incluir: notificación escrita al trabajador (carta de despido con motivo o aceptación de renuncia), cálculo de liquidación por escrito, revisión y aprobación del cálculo por parte de un supervisor o legal, reunión de salida donde se entrega el pago y se recogen firmas del empleado (en recibo y finiquito). Cada paso documentado y archivado. Un checklist de “offboarding” puede asegurar que no se olvide nada (devolver uniformes, cortar acceso a sistemas, pero sobre todo la parte legal y de pago).
No retrasar ni negociar a la baja los pagos debidos. Una mala práctica vista en algunas empresas es intentar que el trabajador acepte menos de lo que marca la ley, o diferir sus pagos en cuotas largas. Esto, aparte de antiético, quedará expuesto en una auditoría o inspección. La recomendación es pagar puntualmente todas las obligaciones al momento de la salida o lo antes posible si la ley fija un plazo. Si por tema de caja la empresa necesitara acordar un pago en partes, debe ser con consentimiento del trabajador y plasmado formalmente, pero idealmente evitarlo.
Llevar registro de todos los despidos y renuncias. Un archivo de “historias de salida” con los motivos (despido justificado, recorte, renuncia voluntaria), fecha y comprobantes de pago. Esto no solo ayuda en auditoría para demostrar cumplimiento, sino que sirve a la empresa para analizar su rotación y posibles problemas internos. El auditor SMETA solicitará registros de bajas y querrá ver, por ejemplo, si hubo muchos despidos sin causa aparente. Tener todo documentado genera confianza y facilita responder a cualquier pregunta.
Realizar entrevistas de salida (exit interviews). Además del papeleo, es útil hablar con el empleado saliente sobre su experiencia. Esto puede parecer más un asunto de RR.HH. estratégico, pero también tiene impacto en cumplimiento: si varios que renuncian mencionan que se sintieron presionados a hacerlo, podría denotar despidos encubiertos. Y de cara a auditoría, demuestra que la empresa se preocupa por la retroalimentación y no hay indicios de coacción.
Cumplir equidad y no represalias. Asegurarse de que las terminaciones no sean usadas para castigar actividades protegidas (como sindicalización, presentar quejas, etc.). Si un auditor detecta que a un delegado sindical lo echaron sin justificación, eso trasciende 8.B y tocaría discriminación (Código 7). Por eso, las decisiones de despido deben ser objetivas y bien justificadas. Documentar razones de bajo desempeño, disciplinarios, etc., para tener respaldo.
Consulta en despidos masivos o cierres. En casos de redundancia por cierre de operaciones o downsizing significativo, involucrar a las autoridades laborales y también considerar la comunicación con los trabajadores. Una buena práctica es ofrecer algún apoyo extra si es posible (por ejemplo, extensión de seguro médico por unos meses, carta de recomendación, feria de empleo). Aunque SMETA 8.B no exige esto explícitamente, demuestra responsabilidad social de la empresa y puede atenuar el impacto negativo en la fuerza laboral local, algo que los auditores pueden valorar positivamente.
Asesoría legal permanente. Antes de ejecutar despidos complejos, siempre consultar con un abogado laboralista local para asegurarse de que se hacen correctamente. Las leyes cambian (por ejemplo, reformas recientes en México prohíben la subcontratación abusiva y fortalecieron derechos al finiquito), así que lo que fue válido antes podría no serlo ahora. Mejor invertir tiempo en consejo legal que enfrentar luego una no conformidad o litigio costoso.

En resumen, 8.B se cumple con planificación y seriedad en el trato a las terminaciones laborales. Una empresa que maneja responsablemente los despidos y retiros no solo evita conflictos legales y auditorías desfavorables, sino que también construye reputación de empleador justo, lo que a largo plazo beneficia su clima laboral y su sostenibilidad.

8.C – Modelo de contratación adecuado a la naturaleza del trabajo

Explicación: El sub-requisito 8.C establece que el sitio de trabajo debe utilizar un modelo de empleo o contratación que sea apropiado para la naturaleza del trabajo realizado y acorde al contexto local, y que dicho modelo esté diseñado con ese propósito. Esto significa que la forma bajo la cual se vincula laboralmente a una persona (ya sea contrato indefinido, temporal, pasantía, contrato de servicios como autónomo, subcontratación a través de agencia, etc.) debe tener sentido dada la función real del trabajador y las leyes locales que regulan esas modalidades. En pocas palabras, no se debe usar una forma de contratación inapropiada o “forzada” para un trabajo que claramente requeriría otra.

Por ejemplo, si una persona trabaja tiempo completo, en las instalaciones de la empresa, bajo las órdenes directas de jefes de la empresa y en una función permanente del negocio, lo natural es que sea un empleado directo con contrato indefinido. Pretender encuadrarlo como “contratista independiente” o renovarle contratos temporales sin fin puede ser considerado inapropiado, a menos que haya una justificación válida (como un proyecto definido en el tiempo). Muchos países tienen lineamientos sobre cuándo se puede usar cierta modalidad: trabajo independiente vs relación de dependencia, o contrato temporal vs indefinido. Por ello, SMETA 8.C exige adherirse a esas definiciones. Si se contrata a alguien como freelance, pero en la práctica cumple horario y funciones de empleado, se está desvirtuando el modelo contractual. Del mismo modo, ciertas categorías especiales (aprendices, estacionales) tienen contextos específicos en los que aplican; usarlas fuera de contexto es indebido.

Este sub-requisito está muy relacionado con el concepto de trabajo encubierto o falsos autónomos. Las empresas a veces clasifican trabajadores como contratistas para ahorrar costos laborales, aunque la realidad sea que son empleados. Esto ocurre en la economía gig (repartidores, conductores) o con profesionales a quienes se les paga por honorarios pero se les exige como a personal interno. SMETA 8.C busca detectar esas situaciones y calificarlas negativamente, ya que atentan contra los derechos laborales (sin beneficios, sin seguridad social). En esencia, si un modelo de contratación no es el adecuado a la forma en que se presta el servicio, se considera una no conformidad.

La guía de SMETA al respecto señala que hay marcos legales que permiten modelos flexibles pero con restricciones de uso; por ejemplo, una ley podría permitir contratos por obra para proyectos específicos pero no para funciones permanentes. El auditor debe comprobar si, al usar modelos menos protectores (contratistas, temporales, etc.), las condiciones reales cumplen con las restricciones legales de su uso. De lo contrario, la auditoría levantará un hallazgo. También indica SMETA que si trabajadores freelance o subcontratados están sujetos a las mismas obligaciones que empleados pero sin los mismos beneficios, es señal de alerta de mal uso. Es decir, si un contratista debe cumplir horario, reglas de la empresa, exclusividad, etc., se esperaría que tenga beneficios similares a un empleado; si no, probablemente debería ser un empleado formal.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Entre las no conformidades típicas identificadas bajo 8.C se incluyen:

Modelo contractual inapropiado para la naturaleza del trabajo (sistémico): La empresa utiliza de forma generalizada un tipo de contrato que no corresponde a las tareas o al estatus del personal, contraviniendo la orientación legal sobre su uso. Ejemplo: todos los operarios de planta están como “servicios profesionales” aunque legalmente deberían ser empleados. La etiqueta sistémico indica que es un patrón extendido.
Modelo contractual inapropiado (aislado): Un caso individual o unos pocos donde un trabajador fue vinculado con una modalidad incorrecta. Por ejemplo, una secretaria contratada como pasante cuando no lo es, siendo un caso aislado.
Freelancers o subcontratados con obligaciones de empleados pero sin sus beneficios (sistémico): La empresa tiene muchos supuestos contratistas externos a quienes exige jornada fija, reportes, cumplimiento de reglamento, etc., igual que a empleados, pero no les da vacaciones, seguro, ni prestaciones. Es decir, se comportan como empleados “de facto” pero sin protección – un problema extendido en la organización.
Freelancers o subcontratados sin beneficios (aislado): Un caso singular de esa situación (quizá un consultor que en realidad trabaja como empleado).
Uso de forma de empleo irregular equiparable a relación laboral que plantea riesgo legal: Esta es una formulación amplia para indicar cualquier situación de contratación irregular que en los hechos equivale a un empleo encubierto, lo cual podría traer problemas legales a la compañía. Por ejemplo, tener decenas de “voluntarios” que realizan trabajo productivo central de la empresa, lo cual fácilmente puede ser considerado relación laboral real.

En resumen, estos títulos cubren clasificaciones erróneas de empleados, una de las mayores preocupaciones de 8.C.

Ejemplos de cumplimiento: Casos donde se elige el modelo correcto de empleo según la situación:

Manufactura: Una fábrica de muebles en México contrata personal permanente para la línea de producción (carpinteros, barnizadores) con contrato indefinido, ya que el trabajo es continuo todo el año. Adicionalmente, en temporada alta de pedidos (digamos noviembre-diciembre) necesita mano extra, entonces recurre a contratar temporalmente a 20 ayudantes por 2 meses, tal como permite la ley para necesidades estacionales. Estos temporales reciben contratos por obra determinada (que especifican su fin al término de la temporada) y se les pagan todas las prestaciones proporcionales. Pasada la temporada, los contratos terminan y la empresa regresa a su plantilla base. En este ejemplo, la empresa usó el modelo de contratación adecuado a cada caso: indefinido para la necesidad permanente, temporal para el pico estacional, sin prolongar artificialmente a los temporales más allá de lo justificado. Un auditor vería congruencia entre la duración de contratos y la naturaleza de la carga de trabajo.
Servicios: Una empresa de desarrollo de software en Guatemala maneja picos de proyectos. Cuando tiene un proyecto especializado de 6 meses, en lugar de contratar como empleados (lo que luego implicaría despidos), opta por contratar a un experto consultor bajo un contrato de servicios profesionales por la duración del proyecto. Este consultor trabaja de forma autónoma, sin horario fijo ni subordinación directa (solo entregables). Al mismo tiempo, los programadores regulares de la empresa sí están como empleados en planilla con contrato indefinido, pues trabajan en varios proyectos continuos. Esta diferenciación es correcta: roles permanentes => empleados; experto puntual => contrato de consultoría. Además, se asegura de cumplir formalidades: el consultor factura honorarios y no está sujeto a las políticas internas como un empleado estaría. La auditoría concluiría que los modelos contractuales son apropiados para las funciones: no hay indicio de que el consultor sea en realidad un empleado encubierto, ni que los empleados permanentes estén indebidamente bajo figura de consultores.
Agricultura: Una finca vitivinícola en México emplea a un contratista agrícola (un intermediario) para conseguir jornaleros durante la vendimia. Esta figura es permitida, pero la empresa verifica que se use correctamente: el contratista es efectivamente independiente (trae su cuadrilla, supervisa su trabajo y factura a la finca por el servicio de cosecha). Los vendimiadores trabajan bajo las condiciones del contratista, no responden directamente a gerentes de la finca, cumpliendo así con el modelo de subcontratación legal. Al mismo tiempo, la finca tiene algunos empleados propios en áreas permanentes (enólogos, tractoristas) con contratos formales. En la auditoría, se evalúa si la subcontratación de cosecha es legítima o un artilugio; al ver que el contratista tiene autonomía y que la finca no dirige directamente a los jornaleros (y que estos reciben su pago y prestaciones a través del contratista según la ley mexicana de subcontratación), se considera un uso responsable y apropiado de subcontratación. No habría no conformidad, ya que no se detecta un empleo encubierto – cada quien está contratado bajo la modalidad correcta para su rol.

Ejemplos de incumplimiento: Escenarios donde se usan modelos inadecuados de empleo:

Manufactura: Una empresa de confección en El Salvador tiene a la mayoría de sus operarios de máquina de coser registrados como “trabajadores a domicilio” porque les hacen firmar un contrato como si trabajaran desde sus casas, pero en realidad todos laboran jornada completa dentro de la fábrica bajo supervisión. Lo hacen para evadir responsabilidades (ya que al ser supuestamente a domicilio, les pagan por pieza y no reconocen horario ni horas extra). Esta situación es claramente un uso inadecuado del modelo de trabajo a domicilio. El auditor vería que las costureras están físicamente en planta y con control de la empresa, por lo que levantaría una no conformidad de 8.C: el modelo de contrato no coincide con la naturaleza real del trabajo. Además, seguramente habría temas de 8.D (evadir obligaciones) y de salarios/horas extra. Es un incumplimiento sistémico ya que es toda la plantilla bajo modalidad incorrecta.
Servicios: Una cadena de restaurantes en Guatemala contrata a todos sus meseros y cocineros como “colaboradores independientes con honorarios” en lugar de darles contrato laboral. Sin embargo, les exige cumplir turnos, los incluye en rol de horarios, les proporciona uniforme e impone reglamentos como a cualquier empleado. Solo que en la nómina no figuran, en lugar de salario les pagan contra factura. Esto es un caso típico de falsos autónomos. Los trabajadores no tienen IGSS ni prestaciones porque formalmente son independientes, pero funcionalmente son empleados. Una auditoría SMETA detectaría esta incoherencia: entrevistas a meseros revelarían que tienen jefes y horarios fijos; revisión de documentos mostraría ausencia de contratos laborales a pesar de la clara relación de subordinación. Se documentaría como una no conformidad grave en 8.C (modelo inapropiado) y también reflejaría incumplimiento de leyes locales (dado que Guatemala exigiría contratarlos formalmente). La empresa enfrentaría posiblemente un plan correctivo para transicionar a esos “colaboradores” a contratos laborales reales.
Agricultura: En una hacienda de palma africana en Honduras, la administración inscribe a todos los recién ingresados como “aprendices” durante un año, pagándoles solo un pago menor, con el pretexto de que “están en entrenamiento”. No obstante, estos trabajadores cumplen labores productivas normales (corte de fruto, fumigación) desde la primera semana, y no reciben una formación estructurada. La figura de aprendiz está siendo mal utilizada para pagar menos y no brindar beneficios completos. Este es un modelo inapropiado a la naturaleza del trabajo: no son aprendizajes genuinos sino empleos disfrazados. Un auditor vería que tras ese año, muchos “aprendices” simplemente continúan como otro año de aprendices sin pasar a fijos, evidenciando la trampa. Calificaría de no conformidad 8.C y también 8.G (por intención real de impartir habilidades inexistente). Además, es arriesgado legalmente, ya que la OIT señala que las pasantías deben tener propósito formativo real. La empresa tendría que regularizar a esas personas como empleados con salario completo.

Errores comunes no intencionales: Algunas empresas pueden incurrir en un modelo de contratación inapropiado sin darse cuenta plenamente del problema. Por ejemplo, creer erróneamente que al pagar por honorarios pueden tener a alguien tiempo completo sin obligaciones laborales, porque “así lo hacen otros negocios”. A veces asesores poco expertos recomiendan mal: por ahorrar costos sugieren poner a todo el personal como “servicios profesionales” y la empresa, confiada, lo implementa sin medir las implicaciones legales o éticas. Otro caso: empresas que usan contratos temporales en cadena porque “la ley lo permite hasta cierto punto”, sin notar que éticamente (y a veces legalmente) eso está mal si el trabajo es permanente. Un error común es no actualizar el estatus del trabajador cuando cambia la situación: por ejemplo, se contrata a alguien como part-time por 3 meses, pero luego la persona sigue un año y medio; la empresa por inercia la deja part-time en papeles cuando ya debería ser fija full-time. No siempre hay mala intención, puede ser negligencia administrativa. En el ámbito agrícola, a veces contratan vía terceros (subcontratistas) y no supervisan las condiciones: podría ser que la empresa principal cree que todo está bien porque contrató a una agencia, pero desconoce que esa agencia a su vez comete abusos (pagos tardíos, no inscribir al seguro social) – esto es un error de delegar sin verificar, que conlleva responsabilidad compartida. También hay confusión sobre definiciones: por ejemplo, considerar a alguien “eventual” cuando la ley lo consideraría continuo. En suma, el desconocimiento de las fronteras legales entre cada modalidad es la fuente de muchos incumplimientos 8.C no intencionales.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para alinear el modelo de contratación con la naturaleza del trabajo y evitar malclasificaciones:

Analizar cada puesto y su carácter (permanente vs temporal, dependencia vs autónomo). Hacer un mapa de los tipos de trabajos en la empresa: ¿Cuáles son parte del negocio central y continuos? Esos deben ser cubiertos por empleados directos generalmente. ¿Cuáles son específicos de un proyecto o temporada? Ahí caben temporales o contratos definidos. ¿Hay funciones verdaderamente independientes? Solo en esos casos usar contratistas externos. Este análisis preventivo ayuda a elegir el modelo correcto para cada necesidad.
Seguir las directrices legales locales para modalidades especiales. Por ejemplo, si la ley dice que un contrato por servicios profesionales implica que el trabajador tenga cierta autonomía (como en Colombia, donde el contratista no debe estar subordinado ni tener horario fijo), respetar esas condiciones. Si se contrata por servicios pero se van a dar órdenes de jornada y lugar, entonces no es la modalidad correcta. La legislación de países como Colombia o Perú permite tercerización siempre que no se desnaturalice la relación (el contratista debe tener independencia técnica y administrativa). Conocer estos detalles y aplicarlos evitará que la empresa caiga en simulaciones que auditores e inspectores detecten.
No abusar de la contratación temporal o por agencia para puestos permanentes. Una buena práctica es: si un puesto ha sido ocupado por personal temporal o de agencia por más de X meses (según la ley, digamos 12 meses), evaluar convertirlo a plantilla fija. Muchas leyes obligan a esto; por ejemplo, en algunos países europeos 2 años temporales ya dan derecho a fijeza, y en México la reforma de 2021 eliminó la subcontratación de actividades permanentes de la empresa. Aunque en Centroamérica pueda ser menos estricto, éticamente SMETA espera lo mismo. Llevar un control de cuánto tiempo llevan los temporales para no perpetuarlos irregularmente.
Asegurar que las condiciones de los contratados externos no simulen relación de dependencia. Si se tiene personal bajo contrato de servicios, cuidar que no tengan tarjetas de marcaje (entrada/salida), no aparezcan en organigramas internos como empleados, no usen uniforme de la empresa, etc. Cualquier cosa que los integre como empleados es evidencia en contra. En su lugar, tratarlos realmente como proveedores: acuerdos de entregables, libertad de horario, posibilidad de trabajar para otros clientes, etc. Esto no es fomentar la precariedad laboral, sino definir claramente roles. Si en la práctica no es posible darles esa independencia (porque se necesitan in situ y con control), entonces quizás deben ser empleados formales.
Documentar la justificación de modalidades atípicas. Por ejemplo, si se contrata a un pasante o aprendiz, tener un plan de formación claro, con duración definida, metas de aprendizaje, mentor asignado, y potencial de contratación al finalizar (esto enlaza con 8.G también). Así, si la auditoría pregunta, se demuestra que no es mano de obra barata disfrazada, sino un programa educativo real. Similar con “voluntarios” o “becarios” – que haya convenios con universidades, etc., que sustenten por qué no son empleados.
Políticas internas sobre tercerización responsable. Establecer una política donde se defina qué actividades se pueden subcontratar y bajo qué condiciones (por ejemplo: servicios de limpieza o seguridad se tercerizan, pero el contrato con la agencia debe exigir cumplimiento de leyes laborales y la empresa lo monitorea). Y declarar qué actividades no se subcontratan por considerarse núcleo del negocio. Sedex y ETI recomiendan transparencia total con los clientes si se subcontrata producción, lo cual aplica más en 8.A de subcontratación, pero internamente también es bueno ser transparente con los trabajadores: que sepan quién es su empleador real, la agencia o la empresa.
Revisiones periódicas de los modelos contractuales vigentes. Puede hacerse una auditoría interna o con apoyo externo para revisar expedientes de personal y contratos de terceros, preguntándose: ¿Hay alguien que parezca empleado pero no lo esté en nómina? ¿Tenemos muchos “asesores” que trabajan solo para nosotros tiempo completo? ¿Tenemos temporales que encadenan contratos por años? Identificar esos casos y regularizarlos voluntariamente antes de que lo exija una auditoría o demanda. Esta revisión debe involucrar a gerencia y legal para tomar acciones (a veces implica costo pasar gente a planilla, pero es preferible que incurrir en incumplimientos graves).
Aprender de las regulaciones internacionales. Aunque cada país difiere, los principios convergen. Por ejemplo, la Recomendación 198 de la OIT insta a los países a combatir las relaciones de trabajo encubiertas y a dar criterios para determinar cuándo existe realmente un vínculo laboral, independientemente de la forma contractual nominal. Conocer esos criterios (duración, subordinación, integración, exclusividad, etc.) y aplicarlos en nuestras prácticas nos mantendrá alineados con los estándares globales. Una regla general: Si camina como pato y suena como pato, es un pato. Es decir, si alguien en todo sentido actúa como empleado, debe ser tratado como empleado.
Consultar antes de innovar en contratación. Si se quiere implementar un nuevo esquema (por ejemplo, trabajo remoto desde otro país como freelancer), es recomendable asesorarse en materia laboral para no incurrir en errores. Muchos modelos novedosos (outsourcing internacional, gig economy) tienen zonas grises legales, por lo que hay que manejarlos con cuidado para no violar 8.C inadvertidamente.

Aplicando estas recomendaciones, la empresa podrá sustentar que cada persona que trabaja para ella lo hace bajo la modalidad correcta, recibiendo la protección debida. Además de evitar no conformidades, esto reduce el riesgo de conflictos legales (por ejemplo, reclamos de trabajadores pidiendo reconocimiento de relación laboral y pago retroactivo de beneficios). En última instancia, cumplir 8.C es parte de ser un empleador ético: no aprovechar lagunas contractuales para negar derechos, sino dar a cada trabajador el estatus que merece según su contribución real a la empresa.

8.D – No utilizar modalidades precarias para evadir obligaciones laborales

Explicación: El sub-requisito 8.D es tajante: la empresa no debe utilizar modalidades de empleo menos protectoras (aprendizajes, contratos temporales, trabajo irregular, subcontratación o figuras de no-empleados) con el propósito de evitar sus obligaciones relativas al empleo regular, independientemente de que la ley las permita. Este punto va al corazón ético de la contratación: incluso si una práctica es técnicamente legal, si su motivación es burlar responsabilidades laborales, contradice el código ético de SMETA. Es una llamada a actuar con integridad más allá de la letra de la ley.

En términos concretos, 8.D prohíbe cosas como: contratar repetidamente a alguien temporalmente solo para que no acumule antigüedad o derechos de planta; usar una agencia de empleo exclusivamente para no pagar beneficios directos (y no por una necesidad genuina); tener aprendices encadenados de forma que ocupan puestos permanentes pero sin costo de empleado; o cualquier esquema cuya finalidad real sea no otorgar estabilidad, prestaciones o protección social al trabajador. No importa si la legislación nacional tiene vacíos que lo permiten – a ojos de SMETA eso se considera no conforme. Este sub-requisito va más allá de 8.C (que es sobre adecuación del modelo); 8.D juzga la intención: si el objetivo es evadir obligaciones de un empleo regular.

Por ejemplo, supongamos que una ley permite contratar por tiempo definido hasta por 2 años sin pagar indemnización al terminar. Si una empresa rota empleados cada 1 año y 11 meses sistemáticamente para no tener ninguno con más de 2 años, estaría dentro de la ley local pero incumpliendo 8.D, porque está claro que la intención es evitar el derecho a estabilidad y antigüedad de esos trabajadores. SMETA fomenta que las empresas den un paso adicional a la legalidad: actuar con justicia. La justificación de Sedex es que muchas prácticas laboralmente cuestionables han sido legales en algún momento o lugar, pero las normas éticas internacionales buscan desalentar la explotación de esas lagunas.

La guía de SMETA para auditores indica que se debe observar si formas menos protectoras de empleo se usan precisamente para eludir obligaciones de empleo regular. Esto incluye verificar patrones de contratación y despido que coincidan con límites legales (por ejemplo, despedir justo antes de que un temporal adquiera permanencia). También se revisa si hay uso excesivo de mano de obra de agencia o temporal en roles permanentes. Si se detectan, deben reportarse. De hecho, se enumeran casos como “despedir y recontratar temporales sistemáticamente para evitar continuidad”, lo cual es exactamente lo que 8.D prohíbe.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Entre las no conformidades típicas bajo 8.D encontramos:

Uso de formas de empleo menos protectoras para evitar obligaciones de empleo regular: Una categoría general que indica que se está haciendo trampa con la figura contractual para no cumplir algo que se tendría que cumplir con empleados regulares. Por ejemplo, tener todo el personal como “contratistas” para no darles seguro social.
Uso excesivo y repetido de mano de obra de agencia/subcontratada/temporal para reemplazar empleo regular: Esto señala que en lugar de contratar personal propio permanente, la empresa recurre indefinidamente a personal externo o temporal para puestos que son de carácter continuo. Por ejemplo, toda la línea de producción es de agencia y llevan años así.
(Posible duplicado con 8.C) Forma irregular de empleo equiparable a empleo generando riesgo legal: (Esta parece repetida de 8.C, pero en contexto de 8.D igual aplica: si es equiparable a empleo, debió ser empleo; su uso conlleva evitar obligaciones).
Trabajadores temporales despedidos y recontratados sistemáticamente para evitar empleo continuo: Esta es muy específica: indica que la empresa tiene la práctica de cesar a sus temporales antes de cierta fecha (usualmente para que no acumulen cierta continuidad) y luego los vuelve a contratar, rompiendo su continuidad intencionalmente. Es un método común de evasión de derechos.

Todas estas apuntan a la intencionalidad de evadir. Para un auditor, la evidencia de intención se deduce de la repetitividad y la ausencia de otra justificación. Por ejemplo, si todos los diciembres despiden a la gente y en enero recontratan a los mismos, claramente no es porque en diciembre no hubiera trabajo (quizá sí lo había) sino para reiniciar conteo de antigüedad.

Ejemplos de cumplimiento: Cómo se manifiesta una conducta ética conforme a 8.D:

Manufactura: Una empresa automotriz en México necesita personal eventual para cubrir ausencias y picos. Podría abusar de agencias rotando personal, pero en su lugar implementa un programa de eventualidad justo: contrata a un pequeño pool de trabajadores eventuales pero les da prácticamente los mismos beneficios que a los fijos (salario similar, acceso al comedor, transporte, etc.) y, crucialmente, si alguno de ellos cubre puestos por más de, digamos, 9 meses en un año, lo incorpora a la nómina permanente. Además, lleva registro para que nadie permanezca “eventual” eternamente. De este modo, la empresa no usa la temporalidad para eximir responsabilidades, sino solo para gestionar fluctuaciones reales, y reconoce a quienes ya cumplen un rol constante. En la auditoría, se vería que la proporción de temporales no es excesiva y que muchos terminan volviéndose fijos en cierto tiempo, lo que refleja que no hay intención de evadir obligaciones sino de cubrir necesidades genuinas. Esto es cumplimiento ejemplar de 8.D.
Servicios: Una cadena hotelera en Guatemala subcontrata el servicio de limpieza a una empresa externa. Sin embargo, pacta en el contrato que si un colaborador tercerizado lleva más de 1 año en el hotel y hay plaza vacante, pueda integrarse al staff del hotel si así lo desea, sin penalización del contratista (esto es parte de 8.F también). Y si no se integra, al menos exige a la contratista rotar personal cada cierto tiempo no para evadir antigüedad, sino para dar descanso y no crear dependencia exclusiva. Adicionalmente, supervisa que la contratista pague a sus trabajadores todos los beneficios. En este caso, la subcontratación no se usa para ahorrarse costos (pues al final la empresa se asegura de que los trabajadores tengan condiciones equiparables). La auditoría SMETA confirmaría que no hay quejas de las camaristas subcontratadas, que reciben IGSS, vacaciones, etc. y que algunas incluso fueron absorbidas por la cadena hotelera. Así, se demostraría que la subcontratación no está motivada por eludir obligaciones (8.D), sino por un modelo operativo, pero con responsabilidad social.
Agricultura: Un ingenio azucarero en Colombia contrata a cortadores de caña mediante cooperativas laborales (un modelo histórico que en algunos casos se usó para evadir responsabilidades sociales). Sin embargo, este ingenio, aprendiendo de críticas pasadas, formalizó a la mayoría de corteros como empleados directos y solo mantiene cooperativas para tareas muy esporádicas. Los que siguen en cooperativas tienen igual cobertura de seguridad social y un ingreso comparable. La empresa ha evitado el “labor-only contracting” abusivo y ha internalizado su fuerza de trabajo principal, asumiendo los costos laborales plenos. En la auditoría, se reflejaría como algo positivo que casi todos los trabajadores son directos y donde hay cooperativas, se cumplen condiciones. Esto muestra compromiso con empleo regular a pesar de que legalmente podría haber seguido con todas cooperativas (como hacían muchos ingenios). Cumple 8.D al no usar esa figura legal simplemente para ahorrarse obligaciones.

Ejemplos de incumplimiento: Situaciones claras de evadir obligaciones mediante modalidades precarias:

Manufactura: Una fábrica de electrodomésticos en México tenía 200 empleados con contrato indefinido. Tras la reforma de outsourcing de 2021, supuestamente internalizó al personal, pero en la práctica despidió a todos y los recontrató bajo una empresa terciaria con contratos eventuales de 3 meses. Cada 3 meses los ‘despiden’ de la terciaria y vuelven a contratar para reiniciar. Lo hacen para no generar antigüedad ni repartir utilidades directamente. Aunque intentan enmascararlo, un auditor notará que los mismos operarios llevan años pero con contratos cortos repetidos. Esto es un burdo incumplimiento 8.D, usando la temporalidad de forma cínica para evadir la obligación de empleo permanente y pagos de PTU (participación de utilidades). Sería un hallazgo muy grave: excesivo y repetido uso de temporales para sustituir empleo regular, con evidencia de despidos/reingresos sistemáticos (tal vez hasta con finiquitos ficticios).
Servicios: Una empresa de reparto domiciliario en Centroamérica (tipo plataforma de delivery) cataloga a todos sus repartidores como “socios independientes” que deben poner su moto y cubrir su gasolina, recibiendo solo pagos por entrega. Les impone sin embargo horarios de conexión y métricas estrictas. Claramente son trabajadores dependientes (y en algunos países ya se discute que deben ser reconocidos como empleados). La empresa se ampara en que no existe regulación clara aún, pero su modelo está diseñado para no pagar salario mínimo, ni seguro, ni descansos. Este es un caso de manual de lo que 8.D prohíbe: usar una figura de no-empleado para no asumir obligaciones, a pesar de la realidad laboral. Un auditor SMETA, si pudiera auditar una plataforma así, encontraría no conformidad: forma de autoempleo utilizada para evadir obligaciones de empleo regular. El hecho de que sea “legal” por vacío normativo no la salva de la condena ética bajo SMETA. De hecho, la OIT ha advertido que los contratos temporales aumentan el riesgo de pobreza de los trabajadores, y aquí se ve reflejado.
Agricultura: Una plantación utiliza contratistas intermediarios para todo el trabajo de campo (siembra, cultivo, cosecha), fragmentando su fuerza laboral en muchas microempresas para no tener prácticamente empleados directos. Cada contratista contrata gente solo por cosecha y los despide, rotándolos con otros contratistas la siguiente temporada para no dar continuidad. La razón de fondo: la empresa evadiendo responsabilidad solidaria y costes de prestaciones, ya que cada cosechero nunca acumula lo suficiente con un empleador. Aunque la ley quizá permita contratar así, la intención es clarísima: diluir la relación laboral. En la auditoría, testimonios de trabajadores y documentos mostrarían que la plantación controla todo de facto (proporciona insumos, indica tareas) pero esconde la relación tras contratistas de papel. Esto es un incumplimiento severo de 8.D, muy relacionado con 8.C (disfrazar la relación) y también 8.E (posiblemente violando condiciones legales si hay límites de subcontratación).

Errores comunes no intencionales: Cabe mencionar que a veces las empresas cruzan la línea de 8.D sin mala fe consciente, sino por seguir “prácticas estándar” de su industria sin cuestionarlas. Por ejemplo, en agricultura era tradición contratar por cada cosecha y despedir después; una finca nueva podría copiar ese modelo sin reflexionar si lo hace solo por costumbre o para no crear obligaciones. Otro caso: empresas que enfrentan fluctuaciones legítimas de mercado, y en su afán de ser flexibles terminan implementando rotaciones de personal que rayan en lo abusivo (porque nadie cumple antigüedad). Pudo no haber sido planeado como explotación, pero termina siéndolo. También hay casos donde legal vs. ético entran en tensión: por ejemplo, cierta legislación podría permitir encadenar dos contratos temporales; la empresa lo hace y cree estar bien porque “lo permite la ley”, sin darse cuenta que éticamente SMETA lo ve mal si no hay razón funcional. La falta de asesoría en responsabilidad social puede dejarles pensando que cumplir la ley es suficiente, cuando SMETA pide más. Otro error: no monitorear los patrones de contratación – empresas grandes con muchas sucursales a veces no ven que en una sucursal despiden a todos antes de X meses repetidamente, porque es decisión de un jefe local. Sin un control central, prácticas de evasión intencional pueden ocurrir a bajo nivel sin que la alta gerencia se entere, pero igualmente la empresa es responsable. En resumen, la ausencia de una política corporativa de “no evadir obligaciones” y de monitoreo de indicadores (por ejemplo, rotación inusualmente alta antes de cierto umbral) puede permitir incumplir 8.D incluso sin directriz central, solo por decisiones aisladas de administradores buscando ahorrar costos.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para asegurar que no se esté (ni se parezca que se esté) usando empleo precario para evadir responsabilidades:

Comprometerse con el espíritu del código ético, no solo con la letra de la ley. La dirección de la empresa debe tomar la decisión consciente de no sacrificar derechos laborales a cambio de ahorros económicos de corto plazo. Esto significa, por ejemplo, preferir tener empleados permanentes satisfechos que un ejército de temporales rotativos para evitar pagar antigüedad. Este compromiso se puede plasmar en políticas internas que prohíban prácticas de “dumping social”.
Monitorear indicadores de rotación y conversión. Un buen KPI es el porcentaje de trabajadores temporales que pasan a fijos tras cierto tiempo. Si es cero, algo anda mal (o se contrata gente que realmente no hace falta permanente, o se está evitando hacerlos fijos deliberadamente). Otro indicador: la duración promedio de empleo. Si es muy baja y el negocio no es estacional por naturaleza, puede reflejar despidos sistemáticos. Hacer auditorías internas de RR.HH. para detectar patrones inusuales en contrataciones/desvinculaciones. Sedex sugiere revisar si hay patrones en contrataciones durante picos de producción y despidos después, algo que se puede hacer con datos de nómina. Si los datos muestran que siempre que alguien cumple 11 meses es despedido, está claro. Con esa info, corregir la práctica.
Establecer límites internos más estrictos que los legales para temporales y contratados. Por ejemplo, si la ley permite 2 años temporales, la empresa podría fijar que máximo 1 año luego se decide si se hace fijo o se prescinde, pero no extenderlo al límite legal solo para exprimir al máximo. O si la ley no obliga a dar ciertos beneficios a temporales, la empresa voluntariamente podría dárselos (por ejemplo,, algunos países no dan aguinaldo a contrato menor de cierta duración; la empresa podría igualmente dárselo proporcional para no tener incentivos a contratos cortos).
Política de evitar “recontrataciones cíclicas” sin justificación. Si un trabajador es bueno y se requerirá de nuevo, mejor mantenerlo contratado continuo que finiquitarlo y recontratarlo. La empresa puede crear una política de recontratación: si por fuerza mayor se despide personal y luego se necesita de nuevo, reevaluar si se pudo haber retenido de inicio. Y si se recontrata, reconocer la antigüedad previa (eso desincentiva el despido superficial con idea de borrar antigüedad). Algunas empresas reconocen la antigüedad acumulada de empleados recontratados en cierto periodo de tiempo, como gesto de buena fe.
No llenar todos los puestos con terciarizados. Aun cuando legalmente se pueda externalizar un proceso entero, evalúen el impacto. Una guía es la siguiente: si la función es crítica y continua, debería haber un núcleo de empleados propios supervisando o ejecutando, complementados tal vez con personal externo. Si es 100% externo, ¿es porque se quiere evadir responsabilidades de ese grupo? Por ejemplo, en limpieza, quizá mantenga un supervisor interno y el resto outsourcing. Pero si todo el departamento de producción es agencia, suena a evasión. Adoptar una estructura híbrida balanceada demuestra que se usa outsourcing como apoyo, no para vaciar la empresa de responsabilidades.
Asegurar protección equivalente a precarizados si se usan. En casos donde por alguna razón se tiene un grupo de trabajadores en modalidad precaria, la empresa líder debería intentar que no estén en desventaja total. Un ejemplo de buena práctica: cuando la industria bananera de Costa Rica usaba mucho subcontrato, algunas fincas dieron acceso a los subcontratados a sus clínicas médicas y comedores como cualquier empleado. O sea, si bien no les podían pagar ciertas prestaciones (porque eran empleados de un contratista), les extendían algunos beneficios. Esto no justifica prolongar indefinidamente la tercerización, pero al menos mitiga la brecha y muestra buena fe. Igualmente, cumplir todas las obligaciones legales aun con precarizados. Por ejemplo, si contrata aprendices, pagarles la remuneración mínima que la ley indique y su seguro social. No aprovecharse porque “son aprendices”.
Revisar acuerdos con sindicatos o códigos de conducta de clientes. Muchas veces, los sindicatos rechazan la precarización y los clientes internacionales (marcas) también ponen límites a subcontratación. Alinearse con esos requerimientos refuerza 8.D. Por ejemplo, una marca podría exigir “no más de 20% de la mano de obra por agencia”. La empresa puede adoptar eso como estándar. O negociar con sindicatos cláusulas que limiten temporales salvo casos justificados.
Capacitar a mandos medios en ética laboral. A veces la alta dirección no quiere evadir, pero un gerente de planta para quedar bien con jefes reduce costos despidiendo personal antes de cierto punto. Si se les capacita en los principios de SMETA/ETI y se les hace entender que su evaluación también depende de no tener no conformidades éticas, pensarán dos veces antes de esas maniobras. Incluir en sus objetivos cumplir estándares laborales, no solo metas financieras.
Documentar razones genuinas para uso de modalidades precarias. Si realmente la empresa tuvo que tomar medidas excepcionales (por ejemplo, una crisis que obligó a recortar a todos los eventuales), documentarlo: “debido a X, se redujo Y”. Así, si un auditor ve muchos despidos, al menos hay una explicación coherente (clara, no pretextos vagos). La transparencia es clave; ocultar o mentir suele empeorar las cosas.

En resumen, la mejor forma de cumplir 8.D es no buscar atajos ni tretas para despojar a los trabajadores de sus derechos, aun cuando pudiera hacerse sin consecuencias legales inmediatas. Las empresas que destacan en responsabilidad social suelen incluso ir más allá de la ley en protección laboral, en vez de exprimir los resquicios legales. Adoptar esa filosofía protegerá contra no conformidades en 8.D y, más importante, fomentará una fuerza laboral más leal y motivada al saberse tratada con justicia.

¿Útil para tus auditorías SMETA?
He creado esta guía con dedicación. ¡Apoya mi trabajo con un café!

Dona un Café

8.E – Cumplir las condiciones legales para uso de aprendices, temporales, subcontratados u otras modalidades atípicas

Explicación: El sub-requisito 8.E exige que, cuando una empresa recurra a formas de trabajo como aprendizajes, empleo temporal, empleo irregular, subcontratación o modelos de no-empleado, cumpla con todas las condiciones que la legislación impone para su uso. Es decir, más allá de consideraciones éticas, aquí se evalúa el cumplimiento estricto de la ley local en materia de contratación de este tipo. Si la normativa laboral establece ciertos límites, requisitos o protecciones específicas para esos contratos, la empresa debe acatarlos al pie de la letra.

Por ejemplo, las leyes suelen estipular cosas como: límite de tiempo para contratos a plazo fijo (renovaciones máximas), porcentaje máximo de temporales en la empresa, obligación de inscribir contratos en el Ministerio de Trabajo, remuneración mínima a aprendices (a menudo un porcentaje del salario mínimo), duración máxima de periodos de prueba, registro de subcontratos, etc. SMETA 8.E se asegura de que la empresa no solo use estas modalidades, sino que lo haga legalmente. Mientras 8.D era evitar el abuso intencional, 8.E se centra en cumplimiento formal: ¿la compañía está dentro de los márgenes legales cuando usa estas formas de empleo?

Este requisito cubre varios escenarios. Por un lado, que todos los trabajadores, incluso precarios, tengan los derechos mínimos que la ley les confiere. Por otro lado, que la empresa respete los límites: por ejemplo, si la ley dice que tras 12 meses un temporal debe volverse indefinido, verificar que lo hagan; si dice que solo se puede tener X% de aprendices en plantilla, comprobar que no lo excedan; si para tercerizar se requiere notificar a la autoridad, que lo hayan hecho. Básicamente, no violar ninguna regla local asociada al empleo regular. De no hacerlo, se incurriría simultáneamente en incumplimiento legal y en no conformidad de SMETA.

La guía SMETA lista varios ejemplos de violaciones a condiciones legales: trabajadores precarios no convertidos a permanentes conforme la ley lo mandata, límites de temporales excedidos, contratos no registrados en la autoridad cuando es obligatorio, periodos de prueba más largos de lo legal, etc. También menciona casos sistémicos vs aislados. Es decir, 8.E abarca desde incumplimientos mayores (sistemáticos) hasta pequeños (aislados de bajo riesgo) de cualquier ley relacionada con empleo regular.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Bajo 8.E, las no conformidades típicas se dividen en varias categorías, algunas generales y otras específicas:

No se cumplen las condiciones legales para uso de aprendizajes/temporal/irregular/subcontratado, etc. (sistémico): Indica que la empresa en general no está cumpliendo con la normativa aplicable a esos esquemas. Por ejemplo, la ley pide registrar a los aprendices en el Ministerio de Trabajo y no lo hacen con ninguno.
No se cumplen las condiciones legales (aislado): Un caso puntual de fallo legal. Por ejemplo, olvidaron registrar un contrato temporal en la oficina de empleo para un empleado, pero los demás sí están bien.
Trabajadores precarios que no se vuelven permanentes conforme a la ley (sistémico): Muchos trabajadores con contratos sucesivos que ya superaron el tiempo legal para ser fijos, pero la empresa no los hace permanentes. Es un incumplimiento repetido.
Trabajador precario no vuelto permanente según la ley (aislado): Un caso singular donde alguien debió ser efectivo y se pasó por alto.
Restricciones legales al uso de trabajo temporal son contravenidas: Por ejemplo, la ley dice máximo 20% eventuales y la empresa tiene 50%, o dice máximo 1 año continuo temporal y tienen gente 2 años temporales.
Incidentes aislados de temporales no ofrecidos contratos permanentes contrario a la ley: Un par de casos aislados de trabajadores temporales que no fueron contratados como permanentes, incumpliendo la ley laboral.
Número o porcentaje de aprendices/pasantes excede límites legales: Si la ley dice máximo 5% de la planilla pueden ser aprendices y la empresa tiene 15% aprendices, por ejemplo.
Aprendices/pasantes empleados con términos contrarios a la ley: Quizá la ley exige que los aprendices tengan tutor asignado y no lo cumplen, o que no hagan más de X horas y hacen más, o que reciban cierta paga y les dan menos.
(Además de estas, 8.H también cubre algunas cosas similares, pero en 8.E es específico a esas modalidades).

Como se ve, es un rango amplio. En resumen: cualquier infracción a leyes sobre contratos temporales, aprendices, subcontratación, etc., caerá bajo 8.E.

Ejemplos de cumplimiento: Casos de cumplimiento ejemplar de las condiciones legales:

Manufactura: En Costa Rica, la ley permite contratos temporales por obra o servicio determinado, pero requiere registrarlos en el Ministerio de Trabajo dentro de 15 días de iniciados. Una empresa de productos médicos que contrata 50 temporales por un proyecto de 6 meses registra todos esos contratos oportunamente ante la autoridad, cumpliendo el trámite. Además, la ley costarricense dice que un trabajador no puede estar en periodo de prueba más de 3 meses; la empresa tiene un manual interno que asegura que ningún contrato de prueba exceda ese plazo. De hecho, a los 3 meses evalúan al nuevo empleado y o lo confirman fijo o prescinden, pero no extienden informalmente la prueba. También, si la normativa exige que los aprendices reciban al menos 75% del salario mínimo, se cercioran de pagar al menos eso. Durante la auditoría, se revisan expedientes y se encuentra el comprobante de registro de contratos temporales, las cartas de término de periodo de prueba a tiempo, etc. No hay violaciones. Esto demuestra cumplimiento estricto de 8.E: la empresa conoce sus obligaciones legales y las cumple en cada caso.
Servicios: En México, tras la reforma laboral, la subcontratación de personal para actividades principales está prohibida, solo se permite outsourcing especializado. Un centro de distribución logístico adaptó su modelo: anteriormente tenía toda su plantilla via agencia; ahora internalizó a todos los trabajadores de almacén porque esa es su actividad principal, y solo terceriza limpieza y seguridad (servicios auxiliares) como permite la ley. Además, se aseguró de registrar esos contratos de outsourcing ante la Secretaría del Trabajo, como exige la reforma (Número de Registro de la empresa tercerizadora). En auditoría, se constata que la empresa no tiene personal “ilegalmente” subcontratado – los estibadores y montacarguistas son empleados directos – y los servicios tercerizados están debidamente regulados con proveedores autorizados. Cumple por tanto con las condiciones legales de la subcontratación en México, evitando sanciones y no conformidades. Un auditor reconocería que ajustaron su práctica a la ley.
Agricultura: En Nicaragua, la ley limita los periodos de prueba a 30 días para trabajos agrícolas. Un productor de maní contrata personal para la cosecha con contrato temporal de 4 meses, pero no establece periodo de prueba mayor a 1 mes (siguiendo la ley). Asimismo, la normativa nicaragüense requiere que los contratos por tiempo determinado consten por escrito y se entreguen a la Inspectoría del Trabajo cuando superan cierto tiempo; la empresa cumple con entregar una copia de esos contratos a la autoridad. También, en caso de contratar menores aprendices (16-18 años) para tareas ligeras, respeta la jornada reducida legal y obtiene permisos necesarios. Todo esto se evidencia con documentación y no hay observaciones de la autoridad. Así, la empresa opera dentro del marco legal al emplear temporales y aprendices. Una auditoría SMETA confirmaría ausencia de violaciones: todos los temporales tienen su contrato legal, los registros en regla, y no hay excesos ni vacíos legales.

Ejemplos de incumplimiento: Situaciones donde la empresa quebranta disposiciones legales relativas a temporales, aprendices, etc.:

Manufactura: En una fábrica textil en Honduras, la ley establece que los contratos temporales solo pueden renovarse una vez antes de volverse indefinidos. Sin embargo, la empresa viene encadenando 4 o 5 contratos sucesivos de 2 meses a sus trabajadores, ignorando ese límite legal. Al auditar, se detecta que varios obreros tienen series de contratos concatenados que sobrepasan lo permitido. Por tanto, legalmente esos trabajadores debieron ser indefinidos y recibir prestaciones completas, cosa que la empresa no hizo. Se anota como no conformidad 8.E: “No se han cumplido las condiciones legales para uso de contratos temporales – renovaciones excesivas contrarias a la ley”. La empresa estaría expuesta no solo a la no conformidad, sino a demandas laborales por reconocimiento de relación indefinida. Este es un incumplimiento sistémico serio.
Servicios: En El Salvador, la ley dice que no se puede tener a un pasante más de 12 meses sin contratarlo formal o cesar la pasantía. Una empresa de marketing digital tiene “pasantes” que llevan 18 meses trabajando tiempo completo como diseñadores, percibiendo una ayuda mínima. No han regularizado su estatus pese a exceder el año. Además, no han notificado esas pasantías a ninguna institución educativa ni ministerio (requisito legal). Están básicamente usando pasantes como empleados baratos indefinidamente. En auditoría, sale a relucir que dos diseñadores llevan año y medio como “pasantes” y no están inscritos en seguro social tampoco, lo cual infringe la ley. Esto sería un combo de incumplimientos: bajo 8.E (no cumplir condiciones legales de pasantías), bajo 8.D (evadir obligaciones usando pasantes) y 8.G (sin intención real formativa). Quedaría evidenciado como no conformidades múltiples.
Agricultura: En Panamá, la legislación laboral agrícola requiere que los contratos de trabajadores temporales migrantes sean visados por el Ministerio de Trabajo, y pone un límite de 10% de extranjeros en la finca salvo permiso especial. Una plantación bananera contrata 50% de su cuadrilla con trabajadores indígenas ngäbe-buglé de comarca, muchos sin documentos, y no legaliza esos contratos ni solicita los permisos de excepción. Esto viola directamente la ley migratoria-laboral local. Una auditoría ética hallaría que la mitad de los obreros no tienen contrato registrado ni están regularizados, lo que es un incumplimiento severo de 8.E (no cumplir leyes aplicables al empleo regular, en este caso cuotas de extranjeros y registro). Además, es un riesgo serio para la empresa (multas, cierre). Este ejemplo muestra una empresa aprovechando mano de obra vulnerable sin acatar las normas, un fallo grave de cumplimiento legal y ético.

Errores comunes no intencionales: Muchas violaciones a 8.E ocurren simplemente por desconocimiento o negligencia burocrática. Especialmente en pymes o negocios locales, no siempre están al tanto de trámites formales (como registrar contratos en el ministerio) o de límites (como porcentaje máximo de temporales). Por ejemplo, un empleador puede no saber que la ley exige dar copia del reglamento interno a cada trabajador con contrato, o no sabe que debe reportar al Instituto de Formación cuando contrata aprendices. Estas omisiones, aunque no sean malintencionadas, cuentan como incumplimientos legales. Otro error: olvidar extender un contrato a plazo fijo por escrito – a veces un temporal sigue trabajando tras vencer su contrato sin renovar papel, lo que legalmente puede significar que se volvió indefinido sin planearlo. Falta de seguimiento legal. Lo mismo con periodos de prueba: hay gerentes que ponen 6 meses de prueba porque así lo hacían en otro país, sin checar que localmente el máximo son 3. También ocurre que la casa matriz de una multinacional implemente una política global (ejemplo, periodo de prueba de 6 meses) sin adaptar a la legislación local (si local es menor, hay choque). Eso lleva a incumplir localmente por seguir directriz global sin verificar. No actualizarse con cambios de ley es otro problema: una reforma puede bajar el porcentaje de temporales permitido, y si la empresa no se entera, puede quedar fuera de ley. Asimismo, falta de asesoría en nuevas contrataciones: quizá contratan personal extranjero sin tramitar sus permisos de trabajo por ignorancia, pensando que con pasaporte es suficiente, etc. En resumen, fallas en el cumplimiento legal surgen más por descuido y falta de gestión de cumplimiento que por dolo, ya que la empresa que deliberadamente quiere evadir la ley probablemente caería más en 8.D. 8.E es cuestión de compliance: papeleo en orden, límites cuantitativos respetados, etc.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para asegurar el cumplimiento de todas las condiciones legales referentes a estas modalidades (y por ende cumplir 8.E), se aconseja:

Mantenerse informado de la legislación laboral vigente y aplicable. Esto incluye códigos de trabajo, leyes especiales de pasantías/aprendices, normativas de subcontratación, reglamentos y decretos. Nombrar a alguien (interno o externo) responsable de cumplimiento laboral que monitoree cambios legales y asegure su implementación. Por ejemplo, suscribirse a boletines legales o pertenecer a cámaras empresariales que alertan de reformas.
Desarrollar un checklist legal para contrataciones especiales. Una lista por tipo:

Contratar temporal: ¿Se redactó contrato escrito con causa justificada? ¿Se registró donde aplique? ¿Está dentro del límite de tiempo?
Contratar aprendiz: ¿Edad? ¿Convenio educativo? ¿Salario conforme a ley? ¿Tutor asignado?
Subcontratación: ¿Proveedor registrado/permiso? ¿Contrato de servicio que cumpla requisitos legales?
Periodo de prueba: ¿Duración no excede lo legal? etc.
Este checklist debe revisarse cada vez que se utiliza esa modalidad. Puede formar parte de los procedimientos de RR.HH.
No exceder límites legales (y dejar margen de seguridad). Si la ley dice máximo 30% temporales, una buena práctica es no llegar siquiera a 30%, quedarse por debajo (ej. 25%) para evitar errores. Si dice aprendices max. 10 personas, mejor no tener 10 exactos, por si uno extra se considera aprendiz también. Jugar siempre dentro de la zona segura de la ley, no al filo. Esto evita caer en infracción por conteos.
Documentación y registros al día. Todos los contratos y documentos que deban archivarse o remitirse a autoridades, hacerlo en tiempo y forma. Ejemplo: si un país exige inscribir el reglamento interno en la Inspectoría y entregarlo a los trabajadores, asegúrese de que se hizo y de tener evidencia (copias con sello de recibo, o firmas de empleados confirmando recepción). En una auditoría SMETA, presentar evidencias de cumplimiento legal es fundamental. Un sistema de gestión documental laboral puede ayudar (con recordatorios de registrar contratos, renovar permisos, etc.).
Auditorías laborales internas o externas. Contratar periódicamente a un abogado laboral para que revise la situación de la empresa: contratos, nóminas, porcentajes, cumplimiento de cuotas de personas con discapacidad si aplica, etc. Este “compliance audit” detectará incumplimientos legales inadvertidos para corregirlos antes de una auditoría social. Por ejemplo, verificar si se está pagando correctamente el salario de aprendices según lo estipulado (a veces cambian porcentajes por edad o año de estudio).
Capacitación al personal de RR.HH. en requisitos legales específicos. Muchas veces el departamento de recursos humanos conoce lo general (contratos, despidos), pero no detalles como “hay que inscribir aprendices en tal entidad” o “no se pueden hacer horas extra en periodo de prueba” (si alguna ley lo prohibiera). Organizar capacitaciones o tener manuales de procedimientos con esos puntos. Incluso la creación de formatos estándar: un formato de contrato de aprendiz que incluya todo lo exigido por la normativa, etc.
Interacción proactiva con autoridades laborales. En lugar de temer inspecciones, es mejor tener comunicación abierta: si no está seguro de un requisito, se puede consultar informalmente en el Ministerio de Trabajo. Algunas autoridades ofrecen asistencia técnica. Por ejemplo, si planea un programa de aprendices, notificarlo a la oficina de empleo local y pedir guía. Esto no solo asegura cumplimiento sino que demuestra buena fe. También, si por alguna razón no se pudo cumplir algo a tiempo (ejemplo un registro extemporáneo), comunicarse voluntariamente para subsanarlo reduce riesgo de sanción.
Asignar calendarios para renovaciones y conversiones. Usar herramientas (incluso una hoja de cálculo) para listar todos los contratos temporales con su fecha de inicio y fin, y programar alertas antes del vencimiento. Así, se evalúa cada caso: ¿se puede renovar? ¿lo permite la ley? ¿sería ya indefinido si se renueva de nuevo? Lo mismo con periodos de prueba: anotar su fin. Con un calendario, RR.HH. puede prevenir superar plazos legales. Esto es parte de la gestión de recursos humanos diligente.
Cumplir con cuotas y obligaciones sociales. Algunos países exigen contratar cierto porcentaje de personas con discapacidad, o tener guardería si hay X número de mujeres, etc. Aunque no son directamente “empleo regular”, son condiciones legales asociadas. Incluirlas en la revisión. En 8.H también caerían, pero ya que 8.E es amplio, más vale contemplar todo. Por ejemplo, si la ley dice que contratos a tiempo parcial deben inscribirse en seguridad social igualmente, hacerlo (porque algunos empleadores piensan erróneamente que part-time no cotiza, etc.).
Ajustar tan pronto se detecte un incumplimiento. Si se descubre internamente o por un auditor que hay un incumplimiento legal (digamos, un contrato de más), corregirlo inmediatamente: pasar a indefinido al trabajador, pagar alguna diferencia, registrar lo faltante. Y documentar que se hizo. SMETA valora los esfuerzos de corrección. En caso de hallazgo durante auditoría, tener evidencias de que ya está en corrección puede mitigar la gravedad.

Cumplir 8.E en su totalidad puede parecer abrumador por los detalles, pero es esencialmente ser una empresa respetuosa de la ley. Además, en países de Centroamérica y México, las inspecciones laborales se están volviendo más rigurosas (por compromisos OIT, T-MEC en México, etc.), así que esto no solo es por SMETA sino para evitar multas y suspensiones. Una empresa que internaliza el cumplimiento legal como parte de su cultura raramente tendrá problemas en auditorías SMETA, porque ya opera conforme a estándares exigidos.

8.F – No restringir injustamente a temporales, subcontratados o aprendices de acceder a empleo regular

Explicación: El sub-requisito 8.F establece que la empresa no debe imponer restricciones injustas a quienes trabajan bajo modalidades menos permanentes (aprendices, temporales, subcontratados o cualquier forma de no-empleados directos) que les impidan buscar u obtener empleo regular. En esencia, si existen oportunidades de empleo fijo en la empresa o en otras partes, estos trabajadores precarios deben tener la libertad y oportunidad de acceder a ellas, sin cláusulas que se los prohíban ni prácticas que los mantengan en un “limbo” permanente.

Este punto está especialmente dirigido a situaciones donde, por ejemplo, una empresa de personal temporal o agencia prohíbe que sus empleados sean contratados directamente por el cliente (la empresa donde prestan servicio) o cobra cuotas exorbitantes por dejarlos ir. O también cuando la empresa principal nunca informa a sus trabajadores tercerizados de vacantes internas para que no “los pierda” la agencia. Tales restricciones frenan la posibilidad de que un trabajador temporal mejore su situación pasando a un empleo permanente. SMETA 7 considera esas restricciones como prácticas injustas. La lógica es que todos los trabajadores merecen el chance de aspirar a un puesto fijo si existe, y no ser atados a la precariedad por acuerdos entre empresas.

Ejemplos concretos: un contrato entre una fábrica y una agencia que diga “no podrás contratar al trabajador de la agencia sino hasta 2 años después de finalizado el servicio” – eso es vetar al trabajador. O no anunciar internamente vacantes para que los temporales no se postulen. También sutilmente si un supervisor les dice a los temporales: “Ustedes nunca podrán ser fijos, no lo intenten” – desalentando que aspiren. Todo eso va contra 8.F.

La guía de SMETA da ejemplos de no conformidad: los trabajadores temporales/no estándar no son informados de vacantes de empleo regular, o los acuerdos de servicio con agencias prohíben al sitio emplearlos o imponen tarifas excesivas. En otras palabras, obstaculizar la movilidad laboral ascendente de esos trabajadores es un incumplimiento.

Cabe notar que esto no significa que la empresa esté obligada a contratar a todos los temporales, sino que no debe cerrarle las puertas injustamente. Si hay un costo administrativo razonable (por ejemplo, la agencia cobra una comisión moderada por contratación) no es problema, el problema son barreras excesivas o absolutas. Tampoco aplica a casos donde la naturaleza del trabajo es temporal sin vacantes permanentes reales – se enfoca en cuando sí hay posibilidad de empleo fijo y se está impidiendo al trabajador llegar a él.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Bajo 8.F, las no conformidades típicas son:

Trabajadores en modalidades precarias no son informados de oportunidades de empleo permanente: Esto sugiere que la empresa tiene vacantes fijas pero no las comunica ni permite que sus temporales/subcontratados se enteren o apliquen. Podría ser deliberado o por negligencia.
Acuerdos de servicio con proveedores de personal prohíben la contratación por el cliente o imponen costos de transferencia excesivos: Aquí se reflejaría la cláusula contractual restrictiva entre la empresa y la agencia. “Excesiva” implica que quizás permiten contratar pero piden un pago muy alto que disuade al empleador de hacerlo (y por tanto priva al trabajador de esa oportunidad).

No se listan más, porque son los dos aspectos clave.

Ejemplos de cumplimiento: Cómo se aseguraría una empresa de no restringir y de hecho facilitar que temporales/tercerizados puedan acceder a puestos fijos:

Manufactura: Una empresa electrónica en Guatemala utiliza una agencia de empleo para operarios temporales en picos de producción. Su contrato con la agencia estipula que, después de 3 meses, la empresa tiene la libertad de contratar directamente a cualquier operario de la agencia sin penalización, solo notificando con 2 semanas de anticipación. Además, la empresa practica anunciar sus vacantes internas en carteleras donde también tienen acceso los trabajadores de agencia dentro de la planta. De hecho, varios temporales que mostraron buen desempeño fueron incorporados en nómina propia al abrirse plazas. Los trabajadores de agencia saben que pueden ser contratados pues Recursos Humanos se los comunica en la inducción: “si hay oportunidad y cumplen, podríamos integrarlos”. En la auditoría SMETA, los temporales entrevistados expresan que “sí, nos gustaría quedar fijos y nos han dicho que es posible si se da la oportunidad”. No hay cláusulas de restricción en el acuerdo con la agencia (el auditor podría revisarlo y comprobarlo). Este es un ejemplo de buenas prácticas: la empresa no solo no restringe, sino que facilita la transición de temporales a permanentes, cumpliendo a cabalidad 8.F.
Servicios: Un supermercado en México contrata personal de limpieza por medio de una compañía externa. Aun así, cuando hay vacantes en otras áreas (cajeros, bodegueros), permite que personal de limpieza de la contratista participe en los procesos de selección. Incluso en alguna ocasión ascendieron a una persona de limpieza (tercerizada) a un puesto de auxiliar de tienda contratado directamente por el supermercado. El contrato con la empresa de limpieza no pone trabas para esto, fuera de un aviso de 1 mes. Además, la gerencia del supermercado comparte abiertamente ofertas con todos en tienda, sin excluir al personal externo. En auditoría, esto saldría a relucir positivamente: los trabajadores de limpieza comentarán que se les informó de vacantes y uno dirá “sí, de hecho, un compañero pasó a ser empleado del super”. Con esto queda claro que no hay restricción injusta.
Agricultura: Una finca exportadora de flores en Colombia contrata cosechadores a través de una cooperativa de trabajo temporal. Sin embargo, la finca lleva un control de personal destacado y ofrece contratos directos a aquellos que demuestran compromiso tras dos temporadas, sacándolos de la cooperativa e integrándolos con todos los beneficios. Además, en reuniones anuales, comunica a los trabajadores de cooperativa que la empresa planea abrir X plazas fijas y que pueden postular. La cooperativa no lo impide, ya que hay un acuerdo de entendimiento para fomentar la formalización. De esta forma la finca muestra que no mantiene eternamente a los trabajadores como temporales si puede darles estabilidad. En la auditoría, se notará que un porcentaje de la fuerza laboral inicialmente tercerizada ha pasado a ser empleada; eso es una señal fuerte de cumplimiento de 8.F, pues refleja ausencia de trabas en la movilidad hacia empleo regular.

Ejemplos de incumplimiento: Situaciones donde la empresa, directa o indirectamente, restringe injustamente a los precarios de aspirar a empleos regulares:

Manufactura: Una maquiladora en El Salvador tiene el 30% de sus operarios vía agencia. Existe una cláusula contractual con la agencia que dice que el cliente (maquiladora) no puede contratar a ningún trabajador de la agencia hasta después de 2 años de haber finalizado su asignación, so pena de pagar una multa de USD 1,000 por trabajador. En la práctica, esto significa que aunque la maquila necesite personal fijo y quisiera emplear a alguien bueno de la agencia, no lo hace para no pagar la multa. Por tanto, esos trabajadores nunca son considerados para plazas permanentes. Esto es exactamente lo que 8.F busca eliminar. El auditor pediría ver los contratos de servicio y al encontrar esa cláusula la señalaría como no conformidad: “Acuerdo de servicio prohíbe emplear a trabajadores de la agencia”. Incluso sin ver el contrato, entrevistar a la gerencia puede revelarlo, o los mismos trabajadores dicen “aquí nunca contratan a los de agencia, nos lo advirtieron”. Es un incumplimiento claro.
Servicios: Una empresa de reparto terceriza conductores a través de una cooperativa. Tiene constantemente vacantes de chofer de planta, pero nunca notifica a los conductores subcontratados de esas oportunidades. Internamente se decide no invitarlos a aplicar porque “necesitamos que sigan en la cooperativa, si no nos quedamos sin reparto”. Los conductores se enteran por sus medios de que entró gente nueva fija en la empresa, sintiendo frustración. Además, hay una regla no escrita de que si uno de esos conductores pidiera ser contratado directo, la cooperativa lo despide. Esto equivale a castigar el intento de buscar mejora. En auditoría, al entrevistar a estos conductores tercerizados, pueden mencionar que “no nos toman en cuenta para puestos directos, ni nos informan cuando hay vacantes, nos mantienen aparte”. Eso sería registrado como no conformidad: “Los trabajadores subcontratados no son informados de oportunidades de empleo regular”. Es un incumplimiento sistémico, ya que es política de la empresa marginarlos de esa información.
Agricultura: Una plantación en Honduras emplea cada año a los mismos 100 jornaleros temporales para cosecha mediante un contratista. Muchos de ellos desearían trabajar todo el año o ser parte fija del personal de mantenimiento de la finca, pero la finca nunca los considera. Lo peor, en sus contratos con el contratista hay un pacto de exclusividad: esos jornaleros no pueden durante el resto del año trabajar directamente con la finca ni con otras fincas sin autorización del contratista. En efecto, quedan atados al contratista, aunque la finca tenga trabajo de poda o riego en la temporada baja. Este tipo de acuerdo impide al trabajador ofertar sus servicios libremente y aspirar a ser contratado fuera de la temporada por la misma finca. Sería un incumplimiento de 8.F, ya que se restringe injustamente su acceso a oportunidades (en este caso dentro de la misma empresa en otra época, o incluso en otras empresas por la exclusividad). Un auditor al investigar podría obtener copia de ese contrato de exclusividad o por testimonios deducirlo, lo cual resultaría en un hallazgo.

Errores comunes no intencionales: Curiosamente, restringir a los temporales suele ser más deliberado, pero pueden haber situaciones de omisión. Por ejemplo, falta de comunicación interna: la empresa publica vacantes en un portal o en la oficina central, pero no se le ocurre ponerlas en la planta donde están los tercerizados, entonces ellos no se enteran. No hubo intención de excluirlos, pero en la práctica quedaron excluidos. Es un error subsanable con mejor comunicación. Otro caso: la empresa asume que la agencia ya les informará a sus trabajadores sobre oportunidades, pero la agencia quizás no lo hace para no perder su mano de obra. Si no hay coordinación, los temporales quedan fuera del circuito informativo. También hay convenios de servicio con letra pequeña que RR.HH. de la empresa cliente no revisó a fondo, donde se cuelan cláusulas anti-poaching (no contratar personal de la agencia). Quizá la gerencia local no quería restringir, pero firmó un contrato estándar de la agencia que lo incluía sin notarlo. Eso es negligencia de revisión contractual. Una vez firmado, la empresa se ata a ello. O puede que se interprete mal: a veces hay una cláusula de compensación justa (por ejemplo, pagar el equivalente a un mes de salario si contratas a la persona para cubrir costos de reclutamiento de la agencia) y la empresa la malentiende como prohibición absoluta y no contrata a nadie. En fin, muchas veces basta la cultura organizacional: si nadie pensó en animar a los temporales a postular a fijos, simplemente no sucede. Es un error de omisión: “no se nos ocurrió que también ellos podrían postular”. Por ello, hay que ser intencional en incluirlos.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para cumplir 8.F, la empresa debe fomentar un entorno donde los trabajadores en modalidades flexibles no estén aislados de las posibilidades de estabilidad. Algunas recomendaciones:

Revisar y enmendar los contratos con agencias/proveedores de personal. El departamento de compras o legal debe verificar que no haya cláusulas de “no contratación” o, si las hay, negociar su eliminación o moderación. Es preferible acordar un esquema razonable: por ejemplo, si la agencia invirtió en reclutar y capacitar a alguien, se le puede reembolsar un costo razonable si el cliente lo contrata (lo que sería entendible), pero nunca prohibirlo tajantemente ni fijar montos punitivos. Si un proveedor insiste en cláusulas anti-poaching draconianas, considerar cambiar de proveedor porque va contra la ética que busca SMETA.
Establecer un procedimiento de publicación de vacantes inclusivo. Todas las vacantes permanentes de la empresa deben ser comunicadas no solo a empleados, sino también a personal externo relevante: temporales, subcontratados en sitio, etc. Esto puede ser mediante carteleras físicas, grupos de WhatsApp internos, o haciendo llegar el anuncio a las empresas contratistas para que lo difundan con sus empleados. Lo importante es que los trabajadores no directos tengan conocimiento de que existe la oportunidad. Por supuesto, ellos deberán competir en igualdad de condiciones con candidatos externos o internos, pero al menos darles la oportunidad de aplicar.
Permitir y alentar postulaciones. Dejar claro en la cultura que ningún jefe impedirá que un temporal aplique a un puesto fijo. Incluso se puede incluir en la inducción: “si abrimos plazas, ustedes pueden participar”. Y si un temporal formalmente aplica, asegurarse de que se le dé el mismo proceso justo que a otros. A veces hay sesgo de “ese es de la agencia, ni lo consideres”; hay que romperlo. Una manera es anonimizar las aplicaciones al revisarlas, para no descartar a alguien por ser de tal proveedor.
Trabajar conjuntamente con proveedores en transición de personal. Las empresas de outsourcing o agencias, bien gestionadas, saben que parte de su valor es proveer talento que eventualmente puede ser absorbido. Se puede negociar un plan de transición: por ejemplo, tras 6 meses de servicio, los trabajadores de la agencia pueden ser evaluados para contratación. La agencia puede verlo como chance de colocar nuevos candidatos. Mientras no pierda a todos súbitamente (lo cual se puede escalonar), pueden estar de acuerdo. En definitiva, alianzas en lugar de bloqueos. Algunas agencias incluso toman prestigio de cuántos de sus temporales logran empleo fijo luego – eso puede ser un “plus” que vendan.
Evitar penalizar al trabajador por buscar empleo fijo. Esto significa: si un trabajador temporal manifiesta interés en un puesto fijo, no tomar represalias (no despedirlo de la agencia por “desleal”). Incluir cláusulas en contratos con proveedores que prohíban castigar a sus empleados por aceptar ofertas del cliente. Y monitorear: si se detecta que la agencia sancionó a alguien que se fue contratado, hablarlo y de ser necesario cambiar de agencia.
Hacer seguimiento de cuántos trabajadores precarizados pasan a fijos. Un KPI positivo podría ser la “tasa de conversión” de temporales a permanentes. No hay un número ideal pues depende de las vacantes reales, pero si es cero persistente mientras hay alta rotación, puede indicar un área de mejora. Si es mayor a cero, celebrarlo como logro de desarrollo de talento. Esto alinea con objetivos de recursos humanos de retener talento bueno. Además, muestra a los temporales que existe posibilidad, lo cual puede motivarlos a desempeñarse bien con la esperanza de ser contratados.
Comunicar expectativas realistas. Tampoco se debe crear una falsa esperanza de que todos los temporales serán absorbidos, porque eso puede generar frustración si no ocurre. La idea es transparencia: “Podría haber oportunidad, pero no garantizada.” Lo clave es que no esté vetado; la puerta está abierta, aunque no todos puedan cruzarla. Esto mantiene la moral y evita reclamos de promesas incumplidas.
Enfoque de igualdad de oportunidades. Incluir en la política de reclutamiento una frase de que “se considerarán candidatos internos, externos y de empresas contratistas por igual para posiciones disponibles, basándose en méritos”. Esto institucionaliza el compromiso. El auditor al pedir políticas vería esa declaración y sería algo positivo.
Evaluar la justa medida de remunerar a la agencia o no. Algunas empresas deciden costear ellas mismas los procesos de reclutamiento sin cláusulas de reembolso a agencias, para que no haya barreras. Otras llegan a pactos: si contrato a tu trabajador, te doy chance de colocar otro en su lugar. Cada caso varía, pero siempre preguntarse: ¿esta práctica ayuda o obstaculiza al trabajador? Si es obstáculo, replantarla.
Caso especial: programas de promoción interna para aprendices/pasantes. En el caso de aprendices, es buena práctica –y se relaciona con 8.G– tener un porcentaje de retención: por ejemplo, “nuestro objetivo es contratar al 50% de nuestros aprendices al finalizar el programa, si cumplen con el perfil y hay plazas”. Esto alienta a los aprendices y evita que queden en el limbo. Si no se les va a contratar, al menos ayudarles a conseguir empleo en otro lado (con cartas de recomendación, etc.) para no dejarlos estancados.
Revisar convenios colectivos o contratos sindicales. A veces, curiosamente, las restricciones vienen de un sindicato que no quiere que temporales entren a planta (para proteger a sus miembros). Hay que buscar acuerdos con el sindicato para permitir la movilidad cuando sea beneficioso. Explicar que convertir temporales buenos a fijos fortalece la base trabajadora. En países con sindicatos fuertes, alinear esto es importante.

En conclusión, cumplir 8.F implica derribar las barreras invisibles que suelen separar a los “empleados de primera” de los “empleados de segunda” (temporales, tercerizados). Una empresa socialmente responsable tiende puentes para que todos tengan la posibilidad de progresar. Esto mejora la motivación y reduce la segmentación laboral. Además, desde la óptica de negocios, posibilita captar talento ya entrenado (los temporales conocen la empresa) en lugar de perderlo. SMETA valora este trato equitativo y lo premia con conformidades.

8.G – Programas de aprendizaje genuinos con intención de capacitación y posibilidad de empleo

Explicación: El sub-requisito 8.G se refiere a los programas de aprendizaje, pasantías o prácticas que la empresa ofrezca, indicando que deben tener la intención real de impartir habilidades y/o proporcionar empleo regular una vez completado el periodo de aprendizaje. Esto significa que no se debe usar la figura de “aprendiz” o “pasante” solamente para obtener mano de obra barata o gratuita, sino que debe haber un verdadero componente de formación y idealmente una oportunidad de contratación al final para los participantes exitosos. En otras palabras, un programa de aprendices debe ser auténtico: brindar entrenamiento estructurado, mentoría, y servir como un semillero de futuros empleados, no como un simple reemplazo de trabajadores regulares.

Este requisito proviene directamente del texto ético (recordemos la cláusula ETI 8.2 que mencionaba “no usar programas de prácticas donde no hay intención de impartir destrezas o proporcionar empleo”). Muchos países permiten pagar a aprendices menos que a un empleado normal o excluirlos de ciertos beneficios porque se asume que están recibiendo educación. SMETA 8.G se asegura de que esa concesión no sea explotada: si pagas menos porque son aprendices, asegúrate que efectivamente estén aprendiendo.

Aspectos clave: debe existir un plan de capacitación (ya sea rotaciones por áreas, cursos, supervisión de un tutor, evaluaciones de aprendizaje). También, se espera ver que al terminar el programa, los aprendices tengan al menos la posibilidad de ser contratados si hay vacantes y cumplieron expectativas. Esto no obliga a contratarlos a todos, pero sí a que el programa no sea una calle cerrada: idealmente retener a los buenos o ayudarlos a colocarse.

Auditores buscarán evidencia de formación real: por ejemplo, currículos de entrenamiento, registro de horas de capacitación, testimonios de aprendices de que están aprendiendo algo más que hacer trabajo repetitivo. También verán la historia de aprendices: si la empresa ha tenido 100 aprendices en 2 años y 0 contratados, suena a que los desechan. Pero si muchos consiguen trabajo (allí o en otra parte) con las habilidades adquiridas, es indicador positivo. SMETA sugiere que el auditor vea si hay un programa estructurado o patrón de que tras el aprendizaje se consigue empleo.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Realmente bajo 8.G se menciona un principal:

Aprendices utilizados sin intención real de impartir habilidades o proveer empleo regular: Este es el hallazgo directo que buscarían. Significa que los aprendices están ahí pero no reciben capacitación valiosa ni perspectivas de empleo; probablemente realizan trabajo rutinario, a veces igual que un empleado pero con paga menor, y al acabar se les despide sin más.

No hay subdivisión sistémico/aislado aquí porque usualmente se evaluará el programa completo. Podría ser sistémico si es la práctica general con los aprendices. Dudosamente habría un “caso aislado” en aprendizaje, ya que es por programa.

Ejemplos de cumplimiento: Cómo es un programa de aprendizaje bien llevado:

Manufactura: Una planta automotriz tiene un programa formal de aprendices de mantenimiento industrial en convenio con una institución técnica. Los aprendices rotan por las secciones de mantenimiento mecánico, eléctrico y robótico durante 12 meses, con un plan de estudios práctico y teórico. Cada aprendiz tiene un mentor (un técnico senior) que le enseña y evalúa progreso mensual. Reciben una beca equivalente al 80% del salario inicial de un técnico. Al finalizar el año, rinden un examen y la empresa suele contratar a al menos la mitad como técnicos juniors según vacantes, y ayuda al resto con recomendaciones. Este programa tiene manual, cronograma de formación, y los aprendices no suplantan a técnicos regulares (más bien asisten y aprenden). En la auditoría SMETA, se revisa documentación: lista de aprendices actuales, su plan de rotación, bitácoras de entrenamiento, certificados obtenidos. Los aprendices entrevistados confirman que están aprendiendo habilidades concretas (soldadura, diagnóstico de maquinaria, etc.) y que tienen esperanzas de ser contratados (saben que históricamente la empresa contrata muchos). Esto es cumplimiento ejemplar de 8.G. El auditor no solo no pondrá no conformidad, sino que podría calificarlo como “buena práctica”.
Servicios: Una cadena hotelera en México ofrece pasantías profesionales a estudiantes de turismo por 6 meses. Durante la pasantía, los estudiantes rotan por recepción, atención al cliente, gestión de eventos y administración, según un plan acordado con su universidad. Tienen objetivos de aprendizaje (manejo de software hotelero, habilidades de servicio al cliente en inglés, etc.). Reciben una modesta ayuda económica y comidas. Al terminar, algunos son contratados como empleados fijos (dependiendo de vacantes en nuevos hoteles de la cadena) – de hecho un 30% logra empleo en la empresa. Los demás salen con carta de recomendación y han adquirido experiencia. La auditoría verifica convenios con universidades, contenido de la pasantía (que no consiste en solo fotocopiar o tareas triviales, sino roles significativos con supervisión), y entrevistas con pasantes que expresan que ha sido formativo. La empresa demuestra intención formativa y de empleo al señalar que recluta a los mejores pasantes para su talent pool. Por ende, cumple 8.G sobradamente.
Agricultura: Una exportadora de café en Guatemala implementa un programa de aprendices de catación de café. Jóvenes egresados de secundaria son formados durante 4 meses en técnicas de catación, control de calidad y logística de exportación. Aprenden tanto en aula (impartido por el Q grader de la empresa) como en laboratorio. No hacen trabajo operativo de bodega más que lo necesario para aprender el proceso. Al final, les ayudan a conseguir certificación de catador junior. La empresa suele contratar a uno o dos como asistentes de control de calidad en cada ciclo. En auditoría, se comprueba que no se usó a los aprendices para llenar plazas de operario, sino que realmente los capacitaron en una habilidad especializada y al menos algunos se integraron laboralmente luego. Esto es alineado con 8.G: programa genuino con fin educativo y laboral.

Ejemplos de incumplimiento: Casos donde los aprendices/pasantes son explotados sin aprendizaje real:

Manufactura: Una fábrica de confecciones abre 20 “plazas de aprendices de costura” con duración 1 año, pagándoles la mitad del salario mínimo. Sin embargo, en la práctica los aprendices trabajan en la línea de producción normal, cosiendo prendas como cualquier operario, con la única diferencia de que ganan menos y no tienen contrato permanente. No existe un plan de formación formal, aprenden “sobre la marcha” lo mismo que un nuevo empleado aprendería en 2 semanas. Al cabo del año, la empresa simplemente reemplaza a esos aprendices por otros nuevos, sin contratar a ninguno, para seguir pagando poco. Esto es un incumplimiento flagrante de 8.G: los aprendices son mano de obra barata sin real intención de enseñarles nada más allá de lo inmediato, ni intención de empleo al terminar (en realidad los rotan para no subirles el sueldo). Un auditor detectaría esto comparando que la producción de la planta depende de esos aprendices (o sea, cubren puestos regulares) y al preguntar sobre formación, los jóvenes dirán que solo cosen todo el día piezas repetitivas y no reciben capacitación adicional. También notará que ningún ex-aprendiz fue contratado. Levantaría la no conformidad indicando “Aprendices utilizados para trabajo productivo regular sin componente formativo ni perspectivas de contratación”.
Servicios: Una empresa de informática trae “pasantes” recién graduados de ingeniería por 6 meses supuestamente para aprender desarrollo de software, pero en realidad los asigna a hacer tareas de data entry y soporte técnico básico muy por debajo de su nivel de calificación, sin un plan de entrenamiento en programación. Los pasantes pasan el tiempo resolviendo tickets de usuario y cargando datos, actividades necesarias para la empresa pero que no aportan a su formación como desarrolladores. Al terminar, los despiden sin ofrecerles puesto porque “no tenemos vacantes de desarrollo junior”. Básicamente los usaron como asistentes de TI temporales. Este programa fantasma viola 8.G ya que la intención real no fue formar codificadores (como se insinuó), sino cubrir backlog de soporte barato. Un auditor lo descubriría entrevistando a pasantes (que revelan que no están aprendiendo codificación, solo repetitivas labores administrativas) y al ver la ausencia de un temario o mentores técnicos asignados. Claramente, no se cumple la intención declarada, por lo que se señalaría la no conformidad.
Agricultura: Una finca ganadera ofrece puestos de “aprendiz de campo” a jóvenes rurales con promesa de enseñarles administración agrícola. Pero en la práctica los ponen a hacer trabajo de peones: arriar ganado, limpiar corrales, cortar pasto, todo esfuerzo físico sin capacitarlos en gestión ni técnicas nuevas. Sus jornadas son largas y prácticamente indistinguibles de un peón normal salvo que ganan menos y se les dice “es por tu aprendizaje”. Al terminar los 6 meses, quizás uno se queda contratado (como peón, no en administración), los demás rotan por nuevos aprendices. Esto es otro ejemplo de programa ficticio: el nombre sugiere aprendizaje pero es un disfraz para tener ayudantes mal pagados. La auditoría lo evidenciará: no hay registro de ninguna capacitación especial impartida, los aprendices relatan que solo trabajaban duro y poco aprendieron diferente. Por tanto, se considerará incumplimiento de 8.G.

Errores comunes no intencionales: A veces, empresas pequeñas creen que están haciendo un favor al dar “chance” a aprendices, pero por falta de recursos o tiempo no estructuran bien el programa, resultando en una mala experiencia educativa. Por ejemplo, un taller mecánico acepta un aprendiz pero nunca se ocupa de enseñarle en forma, solo lo ponen a lavar piezas y barrer – no es con mala intención, sino que el dueño está tan ocupado que no le dedica tiempo a instruirlo. Sin embargo, objetivamente no le impartió habilidades sustanciales. Otra situación es confundir aprendizaje con periodo de prueba: algunas empresas llaman “aprendiz” a un trabajador en prueba pensando que es lo mismo. Entonces ni le pagan lo justo ni le dan entrenamiento, pues realmente esperaban que ya supiera. Esto es conceptual: un aprendiz es para alguien sin experiencia que aprenderá, un periodo de prueba es para alguien contratado plenamente cuya continuidad se evalúa. No deben mezclarse. También hay casos donde se inicia con buena intención, pero por urgencias del negocio terminan asignando al pasante tareas productivas y se olvida el plan formativo – error de ejecución. Por ejemplo, se planeó que rotaría por contabilidad y marketing, pero al final lo dejaron solo en contabilidad archivando porque había atraso. Sin querer, arruinaron el propósito del programa. Además, falta de seguimiento: no designar un supervisor para el aprendiz, entonces nadie se asegura de su aprendizaje. Este descuido lleva a que el aprendiz deambule sin dirección, aprendiendo poco. Y desde luego, un error es no contemplar la contratación: quizás la empresa genuinamente no puede absorber más personal, entonces no debería reclutar 10 aprendices sin futuro; mejor reclutar menos o coordinar con otras empresas para ubicarlos. No planear qué pasa con los aprendices al final hace que muchos se queden sin puerta de entrada, lo que podría percibirse como “los usaron y los tiraron” aunque no fuera con esa intención.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para cumplir 8.G, es esencial diseñar e implementar programas de aprendizaje de calidad. Algunas sugerencias:

Crear un plan de capacitación estructurado. Antes de recibir aprendices/pasantes, delinear claramente qué aprenderán, en qué áreas, con qué métodos (práctica, teoría), y qué resultados se espera que logren. Dividir el programa por etapas (por ejemplo, mes 1: inducción general, mes 2-3: entrenamiento específico X, etc.). Un programa formal escrito servirá de guía para mentores y de evidencia ante auditores.
Asignar mentores o supervisores capacitados. Cada aprendiz debe tener una persona responsable de guiarlo, enseñarle y evaluar su progreso. Este mentor debe tener tiempo asignado para esta tarea. Formar a los mentores en cómo enseñar y dar feedback. Así se garantiza que alguien vela por que el aprendiz realmente esté aprendiendo y no solo ejecutando tareas automáticas. Los auditores suelen entrevistar a mentores también, para ver si entienden su rol formativo.
Equilibrar trabajo productivo con aprendizaje. Es válido que el aprendiz contribuya con trabajo real (así aprende también), pero se debe equilibrar con actividades de capacitación. Por ejemplo, aplicando la regla 70-20-10: 70% del tiempo on-the-job (pero con rotación para aprender diferentes tareas), 20% mentoring, 10% formación teórica. Nunca asignarle exclusivamente labores monótonas o manuales toda la jornada sin rotación, ya que entonces no desarrolla nuevas habilidades. Incorporar proyectos especiales o mini asignaciones que pongan en práctica lo aprendido.
Retribución y condiciones adecuadas. Aunque a veces legalmente se les pueda pagar menos, es buena práctica ofrecer una compensación digna. Esto atrae a candidatos de calidad y les permite dedicarse plenamente al programa (si pagan demasiado poco, quizá deben tener otro trabajo y no se concentran). Proporcionarles condiciones decentes: equipo de protección, almuerzos, transporte si se da a empleados, etc., para que no se sientan ciudadanos de segunda. Esto no es directamente 8.G pero influye en la calidad del programa. Un aprendiz que se siente valorado aprovecha más la capacitación.
Duración razonable. El programa debe tener una duración definida según lo necesario para aprender, sin extenderlo innecesariamente. Por ejemplo, un aprendizaje técnico tal vez requiere 6 meses, no más. Tener aprendices 2-3 años suena más a sustitución de empleado. Si tras terminar el periodo algunos necesitan más práctica, entonces contratarlos como juniors con salario acorde pero seguir formándolos, en vez de prolongar indefinidamente la etiqueta de aprendiz.
Proceso de evaluación y certificación. Implementar evaluaciones periódicas (mensuales, finales) para medir el progreso del aprendiz en las competencias definidas. Al finalizar, entregar un informe o certificado detallando lo que aprendieron y lograron. Esto sirve al aprendiz para su CV y al auditor para ver que hubo formalidad. SMETA menciona buscar un “programa documentado” y evidencia de que muchos completan el aprendizaje con éxito.
Compromiso de contratación o apoyo. Lo ideal es planificar el programa vinculado a futuras necesidades de talento de la empresa. Por ejemplo, si se anticipa retiros o expansiones, formar aprendices para cubrir esas plazas. Si no se puede absorber a todos, quizá absorber a un porcentaje (comunicar honestamente esa expectativa) y a los demás ayudarlos con recomendaciones a empresas aliadas. En cualquier caso, darles acceso a la bolsa de trabajo de la empresa. Algunas empresas organizan ferias de empleo al final del programa para sus aprendices con proveedores o clientes, para ayudarlos a colocarse. La responsabilidad no termina el día que sale el aprendiz; guiarlo en la transición es buena práctica.
Cumplir con normativas y estándares educativos. Si el país tiene un sistema de formación dual o convenios con instituciones, acogerse a ellos. Por ejemplo, en muchos lugares los aprendices deben inscribirse en un registro nacional de aprendizaje, o la empresa debe tener cierto instructor certificado. Hacerlo no solo es legal (8.E) sino que enriquece el programa y le da legitimidad. También consultar lineamientos de la OIT sobre aprendizaje de calidad, que enfatizan que haya un contrato de aprendizaje claro, objetivos educacionales y supervisión.
No cubrir puestos regulares con aprendices. Esta es fundamental: si se tiene una vacante real de trabajador y se mete a un aprendiz para hacer ese trabajo completo por menos dinero, se está desviando el propósito. Mejor contratar un trabajador propiamente y usar aprendices como complemento, no como reemplazo. Así, la plantilla productiva no debe depender de aprendices para operar. Un auditor puede notar cuántos aprendices hay vs empleados en un área; si es alto, sospechará sustitución.
Recoger feedback de los aprendices. Al finalizar, pedirles retroalimentación sobre el programa: ¿qué aprendieron, qué faltó, cómo se sintieron? Esto ayuda a mejorar el programa para la próxima generación y también demuestra respeto por su opinión. Un aprendiz que dice “sí, me pidieron feedback y mejoraron tal cosa” indica un programa genuinamente preocupado por su desarrollo.
Publicitar el éxito del programa. Si varios ex-aprendices ahora son valiosos empleados, comparta esas historias. Esto crea orgullo y valida ante auditorías que el programa funciona. Por ejemplo: “3 de nuestros gerentes de línea comenzaron como aprendices aquí”. Es un buen indicador de que el aprendizaje tenía meta de proveer empleo y la cumplió.

Al seguir estas pautas, un programa de aprendizaje se convierte realmente en una inversión en capital humano y no en un recurso explotativo. Las empresas de Guatemala, México y Centroamérica que desarrollen aprendices con visión de futuro estarán no solo cumpliendo 8.G, sino también abordando la escasez de habilidades en el mercado laboral local y construyendo lealtad. Y los auditores SMETA sin duda lo notarán, reflejándose en informes positivos o incluso casos de éxito a compartir.

8.H – Cumplimiento de todas las demás leyes aplicables relacionadas con el empleo regular

Explicación: El sub-requisito 8.H es un apartado complementario y de cierre que exige que la empresa cumpla con cualquier otra ley vigente que imponga condiciones en el Área de Código 8 (Empleo Regular), más allá de lo ya cubierto específicamente en 8.A a 8.G. Es un “cajón de sastre” legal, para asegurarse de que no quede ninguna obligación legal relevante sin contemplar. Si hay alguna norma local que regule aspectos de contratos, estabilidad laboral u otros, aquí se exige su cumplimiento.

Dado que las leyes varían de país en país, 8.H actúa como una cláusula general: lo que no haya sido mencionado, pero la legislación lo requiere, debe cumplirse. Los ejemplos que se dieron en la guía SMETA incluyen obligaciones como: asegurar que los contratos tengan las horas mínimas si la ley lo exige (por ejemplo, leyes que prohíben contratos de cero horas), registrar o autenticar contratos ante autoridades si es mandatorio, proveer a los trabajadores copias de reglamentos internos o normas de la empresa cuando la ley lo pida, no enviar a casa sin pago a trabajadores de agencia si la ley local lo prohíbe, respetar máximos legales de periodo de prueba, y en general no incurrir en ninguna violación seria de leyes que protegen derechos humanos básicos en empleo.

También contempla casos graves: un incumplimiento deliberado o sistémico de una ley laboral que ponga en peligro a trabajadores o viole sus derechos humanos fundamentales (por ejemplo, negar totalmente el acceso a seguridad social, lo cual es un derecho en muchos países, podría contarse aquí si no se capturó en otra sección).

Básicamente, si hay algo legal en empleo regular no abarcado en 8.A-G, va en 8.H. Los auditores lo usan para anotar infracciones legales detectadas que no encajan exactamente en las categorías anteriores. Por ejemplo, si la ley dice que los contratos deben estar en papel membretado y la empresa no lo hace – trivial, pero podrían ponerlo como incumplimiento aislado de baja gravedad en 8.H. O si la empresa comete un atropello mayor (por ejemplo, tener personal sin permiso de trabajo, lo cual es ilegal y un derecho humano – protección contra trabajo ilegal), si no lo pusieron en 8.E, quizá lo pongan en 8.H.

En resumen, 8.H es un refuerzo del cumplimiento legal total en materia de relaciones laborales y contratación.

Títulos de no conformidades comunes (SMETA 7): Bajo 8.H se listan varias posibilidades, desde específicas a generales:

Contratos sin horas mínimas en contra de la ley local: Por ejemplo, en países donde se prohíben contratos “cero horas” (sin garantía de horas), si la empresa tiene gente con cero horas garantizadas, sería no conformidad.
Contratos laborales no autenticados o no registrados ante autoridad laboral, siendo un requisito legal: Muchas naciones requieren registrar contratos a plazo fijo o extranjeros ante el ministerio; si la empresa no lo hace, va aquí.
No proporcionar información de reglamentos internos o T&C cuando la ley lo exige: Algunos países obligan a entregar el reglamento interno o condiciones generales al trabajador (por ejemplo, en España entregar copia del convenio colectivo). Si no se hace, es incumplimiento.
Pedir a personal de agencia/subcontratado/temporal que vengan a trabajar y luego devolverlos sin pagar, contraviniendo la ley: En ciertos lugares, si llaman a un jornalero y luego no le dan trabajo ese día, igual hay que pagarle medio día o el día completo. Si la empresa los manda a casa sin nada, es ilegal y se anotaría.
Período de prueba mayor al máximo legal: Por ejemplo, la ley dice 2 meses y ponen 6.
Infracción sistémica, deliberada o grave de una ley local que pone en peligro a trabajadores o niega un derecho humano básico (relacionado con empleo regular) no cubierta en otro requisito.
Infracción sistémica de una ley local que podría ser peligrosa o violatoria de un derecho humano (relacionado con empleo regular) no cubierta en otro req. (Esta parece repetición énfasis).
Infracción aislada de la ley local de bajo riesgo para trabajadores (relacionado con empleo regular) no cubierta en otro requisito.

Las últimas tres viñetas cubren un espectro de violaciones legales: desde críticas (sistémicas y deliberadas con peligro o negación de derechos humanos, que suenan a categoría de gravedad alta) hasta moderadas (sistémicas con posible peligro) e menores (aisladas de bajo riesgo). Esto le da flexibilidad al auditor para clasificar. Por ejemplo, si la empresa no registra contratos pero por lo demás trata bien a sus trabajadores, es un incumplimiento aislado sin riesgo mayor – lo pondrían como aislado bajo 8.H. Si la empresa a sabiendas falsea documentos de contratación exponiendo a trabajadores a informalidad total (negando derechos de salud, etc.), podría considerarse sistémico deliberado con negación de derecho (salud), que es muy grave.

Ejemplos de cumplimiento: Escenarios que muestran cumplimiento amplio de leyes complementarias:

Manufactura: En Perú, la ley exige que todos los contratos a plazo fijo mayores de 1 mes sean presentados al Ministerio de Trabajo para su visado. Una fábrica textil en Lima presenta oportunamente todos sus contratos temporales para aprobación y obtiene el sello correspondiente. Asimismo, la legislación peruana obliga a entregar una copia del reglamento interno a cada trabajador al ser contratado y tenerlo visible; la empresa cumple con darles un manual del empleado que incluye el reglamento, y tiene un cartel con el reglamento resumido en la entrada. Adicionalmente, la ley peruana prohíbe períodos de prueba mayores a 3 meses salvo autorización por puesto calificado – la empresa fija 3 meses exactos para todos, sin exceder. En un aspecto de seguridad social, registra a todos los nuevos empleados en el seguro de salud dentro de los plazos legales. Durante la auditoría, se constata toda esta conformidad: los contratos tienen sello del Ministerio, los empleados pueden mostrar su copia del reglamento, ninguno tuvo un periodo de prueba irregular. No se encuentran violaciones, por lo que 8.H está cumplido.
Servicios: En México, la ley laboral estipula que los trabajadores deben recibir un ejemplar de los términos y condiciones de empleo internos (como políticas de la empresa) al iniciar labores. Una empresa de call center proporciona un “kit de bienvenida” con el contrato, reglamento interior de trabajo registrado ante la Junta de Conciliación, y un resumen de las políticas de la empresa en materia de horarios, conducta, etc. Todos firman acuse de recibo. Además, México prohíbe los contratos de “descanso sin goce” forzados – la empresa no hace venir a empleados para luego enviarlos sin paga (eso sería absurdo en un call center fijo, pero cubrimos ejemplo legal). Cumplen también con registrar en el IMSS a cada trabajador desde el día 1, como exige la ley. En auditoría, los entrevistados confirman que recibieron su reglamento e información sobre sus condiciones, y no se detectan prácticas contrarias a la ley. Esto marca cumplimiento completo de 8.H.
Agricultura: En Guatemala, si una finca contrata trabajadores a destajo (por tarea), la ley exige igualmente un contrato escrito y respetar salario mínimo promedio. Una finca de melón que paga por caja cosechada firma contratos de destajo con cada jornalero y verifica al final de semana que su pago no sea inferior al mínimo por día según cajas recolectadas; si lo es, la finca lo nivela (garantía de mínimo). También en Guatemala, los contratos deben presentarse en la Inspección General de Trabajo cuando son a plazo fijo; la finca presenta los de cada temporada y obtiene el sello de recibido. Adicionalmente, la ley exige proveer ciertas facilidades sanitarias a temporales (agua potable, primeros auxilios) – la finca las tiene. La auditoría encuentra todos los contratos sellados, los jornaleros efectivamente reciben al menos el mínimo, y no hay ningún incumplimiento legal. Así, 8.H se cumple pues se observaron todas las obligaciones adicionales propias del sector agrícola.

Ejemplos de incumplimiento: Casos donde se violan leyes locales no cubiertas previamente:

Manufactura: En El Salvador, es obligatorio depositar una copia del contrato de trabajo en el Ministerio de Trabajo dentro de cierto plazo tras la contratación. Una empresa manufacturera no lo hace por descuido para ninguno de sus empleados nuevos en el último año. Aunque los empleados tienen sus contratos, la formalidad legal no se cumplió. Esto saldría en una auditoría documental – al preguntar por comprobantes de registro, la empresa no los tiene. Es un incumplimiento 8.H (no registrar contratos requerido por ley). Es un riesgo menor (no afecta directamente al trabajador, es un trámite), así que posiblemente se clasifique como aislado de bajo riesgo si todo lo demás está bien. Aún así, se anotará y se pedirá corregir (presentar esos contratos atrasados a la autoridad).
Servicios: En un país X, la ley estipula que un trabajador eventual llamado a turno y luego cancelado debe recibir al menos 4 horas de paga. Una empresa de eventos contrata auxiliares por día, a veces los cita y luego cancela por baja asistencia al evento, y no les paga nada argumentando que no trabajaron. Esto es ilegal localmente. Aunque esos auxiliares son temporales, la ley los protege en ese aspecto. Un auditor descubriendo esta práctica (quizá por entrevistas: “Nos han hecho venir y luego nos regresan sin pago”) la marcaría en 8.H. Es un incumplimiento quizá frecuente (sistémico, pero peligro medio) ya que niega un derecho de remuneración. Se requeriría a la empresa que en adelante pague el mínimo establecido en tales casos.
Agricultura: Supongamos que en México la ley prohíbe contratos que no especifiquen jornada u horas mínimas (para evitar abusos de “guardia de tiempo completo a disposición”). Si una agroindustria contrata personal con un contrato ambiguo de “horas variables de cero a cuarenta y ocho según necesidad” (básicamente un contrato sin horario garantizado), esto violaría la NOM laboral mexicana. En auditoría, revisarían contratos y al ver uno sin horas definidas sabrían que contraviene la LFT. Sería no conformidad en 8.H (contrato sin horas mínimas contrario a ley). Igualmente, si en alguna región hay norma de registrar listados de trabajadores temporales con la autoridad local de empleo (por temas estadísticos o de control) y la empresa no lo hace, contaría como incumplimiento 8.H.

Más grave: supongamos una empresa deliberadamente no inscribe a sus empleados al seguro social obligatorio, negándoles acceso a salud y pensión, para ahorrarse cuotas. Eso es ilegal y una violación a derechos (salud). Si no se trató en otro punto, en 8.H cabría como “brecha deliberada de ley local que niega un derecho básico”. Un auditor la pondría como mayor no conformidad, ya que la seguridad social es un derecho humano laboral fundamental reconocido por la OIT.

Errores comunes no intencionales: Muchas de estas leyes complementarias son administrativas y a veces se pasan por alto por desconocimiento o burocracia excesiva. Un error típico: no registrar algo porque pocos lo hacen. Si la autoridad no hace mucho enforcement en registrar contratos, algunas empresas pequeñas ni saben que debían hacerlo. No hay mala fe pero es incumplimiento. También confusión de requisitos: por ejemplo, una empresa cree que entregar copia del contrato ya es suficiente y no sabe que debió entregar además copia de reglamento interno, o cree que con publicar el reglamento en carteleras ya cumple pero la ley dice entrega personal. Errores de forma. O superar límites menores sin darse cuenta: por ejemplo, tener 8% aprendices cuando la norma local dijo máximo 5% (ya cubierto en 8.E), pero 8.H cubre similares. Otro error: periodos de prueba mal calculados – puede ser descuido de RR.HH. no saber la restricción legal, especialmente si la ley cambió recientemente (por ejemplo, Uruguay redujo tiempo de prueba hace unos años; alguna empresa siguió con lo viejo). También trámites de inmigración para extranjeros: a veces contratan extranjeros sin permiso de trabajo, no por explotarlos sino por prisa, pensando arreglar luego. Eso es una violación legal (trabajo irregular) y un derecho humano (no discriminación pero también expone al trabajador a deportación). Podría caer en 8.H si no lo encuadraron en otro lugar. Suele ser descuido fatal.

En general, errores no intencionales surgen de falta de gestión legal robusta. Pequeñas empresas pueden no tener un abogado y se les pasan cosas. Otras creen que ciertas leyes “no importan”. Ejemplo: en alguna jurisdicción hay que llevar un libro de control de vacaciones aprobado por la autoridad; no lo hacen, se consideran cosas menores. Sin embargo, en auditoría cualquier incumplimiento de ley por menor que sea debe anotarse.

Recomendaciones y buenas prácticas: Para asegurar el cumplimiento de “todas las demás” leyes y condiciones en esta área (8.H), conviene:

Mapeo completo de obligaciones legales laborales. Hacer una lista exhaustiva de todos los requerimientos legales relacionados con la contratación y relación laboral: registros, notificaciones, entrega de documentos, formatos oficiales, etc. Incluir no solo lo obvio (contrato, pago) sino detalles: registro de contratos, entrega de reglamentos, avisos de despido masivo, cuotas de empleo local/ extranjero, etc. Este mapeo idealmente lo hace un experto legal local.
Verificar cumplimiento de cada obligación periódicamente. Usar una lista de chequeo de compliance legal: por ejemplo, ¿se registraron todos los contratos plazo fijo en ministerio? ¿Está vigente la aprobación del reglamento interno por autoridad? ¿Hemos dado copia a todos? ¿Respetamos % de nacionales vs extranjeros? ¿Estamos emitiendo constancias de trabajo al finalizar contratos como la ley pide? etc. Esto se puede hacer anual o semestral.
Asignar responsabilidades claras. Determinar quién en la empresa es responsable de cada aspecto legal. Por ejemplo, RR.HH. se encarga de registrar contratos, Legal de registrar reglamento interno, etc. Y que haya rendición de cuentas. Muchas veces las obligaciones se incumplen porque “pensé que eso lo hacía tal”.
Mantener documentación ordenada y accesible. Tener archivados los recibos de entrega de reglamento, los sellos de registro de contratos, las comunicaciones a ministerio, etc. Así, ante auditoría, se puede demostrar cumplimiento al instante. Si no se tiene, el auditor podría asumir incumplimiento aunque se haya hecho. Por ejemplo, si la empresa dice “sí lo registramos pero no encuentro el comprobante”, es problemático. Mejor tener una carpeta “Registros legales” con todo.
No minimizar requisitos menores. Adoptar una cultura de cumplir hasta la formalidad más pequeña, porque esas pequeñas cosas son las que suman en 8.H. Por ejemplo, si la ley dice contrato en triplicado, hágalo en triplicado aunque suene redundante. Esa atención al detalle legal evitará sorpresas. Muchas no conformidades aisladas son por tonterías omitidas.
Consulta proactiva con autoridades. Si no está seguro de cómo cumplir algo, pregunte. A veces hay dudas: “¿Debo registrar contratos de temporada cada año o solo una vez?” – mejor consultar al Ministerio local. Tener buena relación con las autoridades laborales locales ayuda a estar al día. También si se ve que se ha fallado en algo, acercarse voluntariamente para corregir puede evitar sanciones. Un auditor SMETA también valorará si la empresa ha sido inspeccionada y cómo respondió.
Auditoría legal externa. Similar a lo recomendado en 8.E, pero abarcando todo: cada par de años contratar un bufete local para hacer un “compliance audit” de la empresa en temas laborales. Ellos sabrán todas las esquinas de la ley y podrán decir “estás incumpliendo X, Y, Z”. Más vale escucharlo de un consultor y arreglarlo, que de un auditor SMETA que lo pondrá en un reporte global. Es una inversión, pero asegura tranquilidad.
Estar atento a nuevos derechos o tendencias. A veces surgen nuevas interpretaciones legales o incluso jurisprudencia que equipara ciertos tratos con violaciones de derechos humanos. Por ejemplo, recientemente en algunos países se discute que el no pago de ciertos beneficios es violatorio de derechos económicos básicos. Estar informado de esas tendencias (quizás a través de asesores o noticias) ayuda a anticipar cambios.
Enfocarse en derechos humanos fundamentales. Aunque el objetivo es cumplir la ley, 8.H destaca “peligro para trabajadores o negar derecho humano básico”. Por tanto, prestar especial atención a: acceso a seguridad social, protección contra despido arbitrario, trato no discriminatorio, etc. Si alguna práctica de la empresa atenta contra esto (aunque no la hayamos tratado en secciones previas), corregirla de inmediato. Por ejemplo, supongamos la empresa retiene documentos personales de empleados (violando su libertad) – eso es un derecho humano, debe cesar (aunque sería más 1.A, pero 8.H si no se cubrió).
Sistema de gestión de cambios legales. Implementar un mecanismo: cuando sale una nueva ley o reforma, inmediatamente revisar impacto. Podría ser suscribirse a actualizaciones legales. En empresas grandes, el área legal envía comunicados: “Nueva Ley dice que contratos eventuales deben inscribirse en portal X; implementaremos de inmediato.” Documentar qué acciones se tomaron para cumplir nuevas leyes. Así no hay periodo de incumplimiento por ignorancia.
Cultura de cumplimiento total. En suma, inculcar en todos los niveles que la empresa opera dentro del marco legal sin excepciones. A veces, supervisores pueden ignorar ciertas regulaciones (ejemplo. no dar descanso legal, aunque eso es pilar 6 de SMETA de horas de trabajo, pero similar idea) pensando en productividad. Si la cultura es “no importa qué, cumple la ley”, estos casos se reducen. 8.H es justamente para cubrir cualquier desliz.

Al acatar plenamente las leyes locales que rigen la relación laboral, la empresa no solo evita penalizaciones gubernamentales, sino que refuerza la confianza de sus trabajadores en que se respetan sus derechos. Para empresas de Guatemala, Centroamérica y México, donde el cumplimiento de formalidades legales a veces es bajo en la industria, destacarse en esto es también una ventaja competitiva (por ejemplo, compradores extranjeros confían más en un proveedor que está 100% al día con la normativa). En una auditoría SMETA, puede haber tolerancia si algún detalle menor falta, pero múltiples omisiones pequeñas suman una mala impresión. Por eso, la meta debe ser cero no conformidades en 8.H, lo cual es alcanzable con buena gestión de cumplimiento legal.

Conclusiones

El Requisito 8 de SMETA 7 (“Se proporciona empleo regular”) y sus sub-secciones 8.A a 8.H conforman un marco integral para promover la estabilidad y formalidad laboral en las empresas, asegurando que los trabajadores gocen de contratos claros, condiciones justas y perspectivas de continuidad en sus empleos. A lo largo de este documento, hemos desglosado cada sub-requisito, identificando sus implicaciones prácticas, los errores comunes y las mejores prácticas para su cumplimiento.

En síntesis, las empresas que aspiran a una gestión ética de su personal deben formalizar sus relaciones laborales (contratos escritos en idioma entendible, 8.A), cumplir cabalmente sus compromisos al terminar contratos (8.B), emplear la modalidad adecuada para cada trabajador evitando las misclasificaciones (8.C) y no valerse de esquemas precarios para eludir responsabilidades (8.D). Asimismo, deben obedecer las leyes específicas relativas a empleos temporales, subcontratación, aprendices, asegurándose de no exceder límites ni violar condiciones (8.E), y garantizar que los trabajadores tercerizados o temporales no queden atrapados en esa situación sin oportunidad de pasar a fijos (8.F). Los programas de pasantías o aprendizaje han de concebirse como inversiones en capacitación real y potencial contratación, no como mano de obra barata (8.G). Finalmente, un cumplimiento legal completo y minucioso de toda regulación laboral aplicable (8.H) cierra el círculo de este requisito, reafirmando el compromiso de la empresa con el estado de derecho y los derechos de sus empleados.

Implementar estos principios con éxito requiere una combinación de conocimiento legal, planeación de recursos humanos, y sobre todo una voluntad genuina de tratar a los trabajadores con equidad y respeto. En el contexto de Guatemala, Centroamérica y México, esto implica también un cambio cultural en algunos sectores donde la informalidad o temporalidad excesiva han sido la norma. Sin embargo, los beneficios de proporcionar empleo regular son tangibles: trabajadores más motivados y leales, menor rotación, mejora en la productividad y en la calidad, reducción de riesgos legales y reputacionales, y preferencia por parte de clientes internacionales que exigen estándares éticos en su cadena de suministro. Es, en definitiva, una situación de ganar-ganar: el trabajador obtiene seguridad y el empleador construye una fuerza laboral estable y comprometida.

Para las empresas que se preparan para una auditoría SMETA, las recomendaciones prácticas detalladas en cada sección sirven como una hoja de ruta para identificar brechas actuales y tomar medidas preventivas. Desde acciones simples (como entregar copias de contrato a todos los colaboradores) hasta políticas más estratégicas (como limitar el uso de temporales y fomentar conversiones a planta), todas contribuyen a alinear las operaciones con los criterios de SMETA 7. Se enfatiza la importancia de la documentación y evidencia: muchas veces no basta hacer lo correcto, sino que hay que poder demostrarlo. Llevar registros ordenados de contratos, pagos de finiquitos, programas de capacitación, registros legales, etc., facilitará el proceso de auditoría y dará confianza al auditor de que la empresa tiene control sobre sus prácticas laborales.

En conclusión, “proporcionar un empleo regular” no es solo cumplir un requisito de auditoría, sino abrazar el principio de que el trabajo no debe ser precario ni incierto, sino una fuente de sustento digno y desarrollo para las personas. Esto está en línea con la visión de Trabajo Decente promovida por la OIT, que incluye estabilidad y seguridad en el empleo como componentes esenciales. Las empresas de nuestra región tienen el desafío y la oportunidad de elevar sus estándares en esta materia. Aquellas que lo hagan no solo evitarán no conformidades en SMETA, sino que se convertirán en modelos de empleadores responsables, contribuyendo a disminuir la informalidad laboral (aún alta en Latinoamérica) y mejorando la calidad de vida de sus trabajadores y sus comunidades.

Al final del día, una relación laboral formal, justa y estable es beneficiosa para todos los involucrados. Implementar el Requisito 8 de SMETA en toda su extensión refuerza la confianza mutua entre empresa y trabajador, construye relaciones laborales más sólidas y sienta las bases para un crecimiento empresarial sostenible y ético. Las empresas que aspiren a perdurar y sobresalir en un mercado global cada vez más preocupado por la ética, encontrarán en el cumplimiento de estos sub-requisitos no una carga, sino un pilar fundamental de su competitividad y reputación a largo plazo.

Disclaimer